۴۴۳۳۶۸۹۵ - ۰۲۱
پیش نیاز فرهنگی استقرار BPMS
پیش نیاز استقرار BPMS,نرم افزار BPMS,سیستم BPMS

پیش نیاز فرهنگی استقرار نرم افزار BPMS

قصد داریم ابعاد استقرار یک سیستم BPMS یا سیستم مدیریت جریان کار موفق را بیام کنیم. لازم به ذکر است که علت اصلی شکست بسیاری از پروزه های حوزه فناوری اطلاعات خصوصاً  در حوزه هایی از قبیل BPMS، ERP و موارد همانند، فنی نبوده بلکه ریشه در مسائل مدیریتی و فرهنگی دارد که می خواهیم در حد توان و زمان به بعضی از آن ها اشاره کنم.

یک سازمان زمانی می تواند به فکر خرید نرم افزار BPMS باشد که فرهنگ IT و MIS نهادینه شده باشد. قبل از خرید  نرم افزار BPMS استفاده از سیستم هایی مانند اتوماسیون اداری یا نرم افزارهای مالی و اداری و حتی CRM می تواند نقش سازنده ای در استقرار فرهنگ IT و MIS داشته باشد. شرکت های بسیاری نقطه شروع خود را سیستم BPMS قرارمی دهند و با این وجود خیلی زود به بن بست می رسند و این بن بست همجنین اغلب بخاطر آشنایی نداشتن کاربران با BPMS است. لذا جلسات آموزشی و توجیهی تا حد زیادی می تواند راه حل سریع برای این بن بست فرهنگی باشد.

در اکثر شرکت ها که اتوماسیون اداری وجود داشته است و کاربران با محدودیت های آن مواجه شده اند  و پیوسته به فکر نرم افزار جانشین هوشمند بوده اند، از BPMS به گرمی استقبال می شود.

در حقیقت می توان این نکته را یک راهکار برای پیاده سازی نرم افزار BPMS تلقی کرد. یعنی اگر سازمانی فاقد زیر ساخت اطلاعاتی مناسب است ابتدا می تواند با یک اتوماسیون اداری ارزان قیمت شروع کند و پس از مدتی کار با سیستم اتوماسیون اداری به سمت BPMS حرکت کند.

علت تاکید من براتوماسیون اداری این است که اتوماسیون اداری تفکر گردش کار را به همراه دارد اما نه به صورت هوشمند وخودکار (مثلا نرم افزارهای حسابداری غالبا تفکر گردش کار کار ندارند)که در ادامه استفاده از اتوماسیون اداری کاربران به فکر هوشمند کردن و خودکارکردن فرایندها می افتند.

هروقت کاربران اتوماسیون اداری به مسئول IT شرکت یا مدیریت مراجعه کردند و از وی خواستند که برخی از فرم ها و گردش انها را در اتوماسیون قراردهند وخودکار نمایند، بدانید زمان خرید BPMS فرا رسیده است.

فرهنگ BPMS همان فرهنگ گردش کار خودکار است یعنی اگر در سازمان کارهای تکراری با مسیر مشخص وجود دارد و کاربران در پی مکانیزه کردن این گردش ها هستند بهترین زمان برای معرفی BPMS است.

تجربه به من نشان داده است زمانی می توان یک سیستم جدید را در شرکت پیاده سازی کرد که کاربران را در پروژه سهیم کرد. برای مثال اگر قصد خرید BPMS وجود دارد می­توان قبل از خرید کاربران مجموعه را طی جلساتی از وجود محصول فوق آگاه کرد و پس از آن اقدام به مذاکره برای خرید نمود.

در این صورت کاربران با ورود نرم افزار جدید همسو خواهند بود و به راحتی حضور آن را خواهند پذیرفت وحتی جزء مشتریان پر و پا قرص داخلی برای فرایندهای BPMS خواهند شد.

لازم به ذکر است که در اینگونه سازمان ها با ظهور اولین فرایند صف های طولانی از واحدهای مختلف برای ساخت و اجرای فرایندها تشکیل می شود و به صورت اعجاز آور پروژه BPMS انجام شده و به نتایج مطلوب می رسد.

نکته بسیار مهم: فرمت اطلاعاتی اصلی مورد کاربرد در اتوماسیون های اداری نامه است. فرمت نامه جزء فرمت های غیر استاندارد تلقی شده و سازمانی که درصد بالایی از گردش اطلاعات خود را در قالب نامه انجام مید­دهد از این جهت سازمان استانداردی نیست. البته بکارگیری نامه در سازمان ها و شرکت ها امری اجتناب ناپذیر است خصوصاً در نمونه هایی که گردش کار یا فرایند از پیش تعریف شده ای نمیتوان برای آن تصور کرد. ولی اینکه اکثر اطلاعات بصورت نامه به گردش در بیایند، نشان از عدم استاندارد بودن لایه اطلاعات در سازمان است که بایستی نسبت به استاندارد نبودن لایه اطلاعات سازمان منتهی  به اشتباهات و گاهی دوباره کاری و وقوع خطای انسانی شده و امکان گزارش گیری دقیق، صحیح و به هنگام را از بین خواهد برد.

بحث آموزش قبل از شروع پروژه های BPM و BPMS را جدی بگیرید.

جهت مشاهده سرفصل های دوره آموزش مدیریت فرایندها (BPM) میتوانید اینجا را کلیک کنید و یا کاتالوگ دوره را دانلود نمایید.

سایر پیش نیازهای استقرار نرم افزار BPMS

پیش نیاز منابع انسانی استقرار BPMS چیست؟ 

پیش نیاز سازمانی استقرار BPMS چیست؟ 


دوره های آموزشی سیستم های BPMS

مشاهده سرفصل های آموزشی کارگاه آموزشی Bizagi

مشاهده سرفصل آموزشی انواع سیستم های BPMS

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .