گام های اجرای موفق یک پروژه BPM چیست؟

اجرای یک پروژه BPM، بغیر از دارا بودن اصول و روش های اصول و روشهای همانند پروژه های فناوری اطلاعات نکات قابل ذکر ذیل را دنبال می نماید.

۱-درک قابلیت های نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار و آنچه شما از اجرای پروژه به دنبال آن هستید:

حائز اهمیت است که توانایی ها و قابلیت های نرم افزار BPMS و فوایدی را که برای سازمان به دنبال خواهد داشت را به وضوح مشخص نمایید.

۲-تعریف پروژه، اهداف، دامنه و مدت زمان اجرای پروژه

توضیح و تشریح شفاف در مورد آنچه سازمان از اجرای نرم افزار BPM بدست می آورد، بسیار مهم است. لازم است این اهداف و اولویت ها مشخص شده و جهت تحقق شان، پیوسته با آنها ارتباط برقرار گردیده و تکرار شوند. با پیشرفت پروژه، اهداف باید اندازه گیری شوند. اهداف و اولویت ها میتوانند با یک روش کاملا کنترل شده در صورت نیاز تغییر نمایند.

۳-امکان سنجی هزینه و فنی پروژه

وقتیکه بر روی اهداف و اولویت های پروژه توافق شد، یک مطالعه بر روی منابع مالی و فنی پروژه باید صورت گیرد. در صورت ارزیابی بالای هزینه و یا نیاز به افزایش زمان اجرای پروژه، ممکن است اهداف پروژه مورد بررسی مجدد و بازنگری قرار گیرند. شناخت محدودیت های نرم افزار، ویژگیهای نرم افزار، سفارشی نمودن قابلیت ها در صورت نیاز، تعیین زمان و حجم کار مورد نیاز بسیار مهم است.

۴-تهیه business case

اگر امکانسنجی موردنظر نشان میدهد که اهداف پروژه می توانند با هزینه قابل قبول محقق شوند، یک business case جهت توجیه پروژه و تضمین اجرای موفق آن، باید تهیه شود. فواید و صرفه جویی های ناشی از اجرای پروژه BPM بسیار حائز اهمیت است،که با مطالعات موردی سازمان های که سابقاً در این حوزه سرمایه گذاری نموده اند، میتوان به آن اشراف پیدا نمود.

۵-تعریف حوزه و محدوده پروژه

اگر اهداف، اولویت ها و بودجه را مشخص کرده باشید، دامنه، چارچوب و محدوده پروژه باید با جزئیات بیشتری توسط مدیر پروژه مشخص گردد. تعریف مراحل مختلف اجرا، آنچه در هر مرحله باید انجام شود و افرادیکه در هر مرحله درگیر هستند از کاربران تا مدیر پروژه بسیار مهم است.

۶-تعریف و اجرای مراحل مختلف پروژه

موفق ترین پروژه ها بصورت تدریجی و مرحله ای تعریف و اجرا میگردند. اهداف روشن، انتظارات و معیارها در هر مرحله ای باید تعریف گردد.

۷-اندازه گیری میزان موفقیت اهداف

اهداف باید در یک پروژه و همچنین کلیه مراحل آن تعریف و اندازه گیری گردد. اهداف موردنظر و کلیه مزایای مشخص قابل اندازه گیری میتوانند در توضیح و اثبات توجیه مورد تجاری موردنظر بکار برده شود و یک مسیر مشخص مفید برای سایر موردهای تجاری دیگر ایجاد نماید.

پروژه BPM – ریسک ها:

علاوه بر ریسک های معمول پروژه های فناوری اطلاعات که برای هر مدیر پروژه ای شناخته شده میباشد، پروژه های BPM دارای سه ریسک دیگر میباشند که در اجرای پروژه باید مدنظر گرفته شود:

• انحراف از موردتجاری موردنظر

بزرگترین ریسک و شایع ترین مشکل در پروژه BPM یا مدیریت فرایند، ایجاد یک برنامه کاربردی گسترده با ویژگیهای جذاب و متنوع است که نیاز های کسب و کار موردنظر را پوشش نمیدهد.

مثال: ساخت یک گردش کار تایید هزینه ها که فرآیند هزینه های شرکت را مکانیزه مینماید را در نظر بگیرید. این جریان مشکل هزینه های کارت های اعتباری و یا مشکل توانایی مطلع شدن قبل از اتمام بودجه مخارج کسب و کار توسط مدیران را حل نخواهد کرد. معمولا برای جلوگیری از منحرف شدن از مورد کسب و کار موردنظر، یک یا چند کاربر نهایی را به تیم پروژه اضافه مینمایند و به آنها گردش کار فرآیند را در هنگام طراحی و ساخت نشان میدهند. دستیابی به ورودی موردنظر باید به یکی از بالاترین اولویت های مدیر پروژه تبدیل شود. برای کاربران بسیار راحت تر است مسائل مربوطه را به تیم پروژه واگذار نماید تا درگیر پروژه گردیده و به ارائه مزایای پروژه بپردازد.

• تغییرات ارام و تدریجی پروژه

مشابه همه پروژه ها، همیشه درخواست تغییرات اضافی بعد از اینکه طراحی پروژه مورد قبول قرار گرفت، وجود دارد. نرم افزار گردش کار معمولا با چنین تغییراتی به آسانی و سهولت برخورد مینماید و شما می توانید برای کاربران نهایی آنچه را درخواست میکنند، بدون هزینه و زمان اضافی انجام دهید. در برخی شرایط، یک درخواست تغییر کوچک به علت عدم پشتیبانی توسط نرم افزار و یا نیاز به کار اضافی در پیاده سازی نرم افزار انجام نمیشود. در این موارد شما باید ثابت قدم در اجرای پروژه باشید و معمولا زمانیکه به کاربران میگویید این تغییرات سبب تاخیر پروژه میگردد و یا نرم افزار از آن پشتیبانی نمیکند، آنها درک می نمایند.

• تغییر روش انجام فعالیت

پروژه های BPM نسبت به پروژه های فناوری اطلاعات، از آنجائیکه در جهت بهبود فعالیت های سازمان طراحی گردیده است، دگرگونی بیشتری را در سازمان ایجاد می نماید. هدف اصلی پروژه BPM افزایش کارایی، پاسخ دهی و سوددهی در سازمان میباشد. معمولا پروژه BPM منجر به تغییرات در فعالیت های کارکنان میشود و روشن است چندان مورد استقبال کارکنان قرار نمیگیرد. به همین جهت، همواره کاربران باعث کند شدن پروژه گردیده که انحراف پروژه و یا توقف آن را تا اعمال تصمیم گیری مناسب در این زمینه به دنبال خواهد داشت. برای جلوگیری از مقاوت کارکنان، تشریح و توضیح مزایای پروژه و همچنین پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان میتواند راهگشا باشد.

منبع: :www.pnmsoft.com/resources/bpm-tutorial

مهم ترین ریسک های پروزه های مدیریت فرایند را میتوانید از اینجا مطالعه نمایید.