عضویت در کانال مدیریت فرایند
چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند
ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

 چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان در پیاده سازی مدیریت فرایند

این مقاله با مطالعه ادبیات و گزارشهای مختلف از پیاده سازی مدیریت فرآیند در سازمانها عوامل کلیدی موفقیت تعریف و شناسایی شده، سپس ۱۳ عامل کلیدی موفقیت ابتدایی و زیرعوامل آنها با مصاحبه با مجریان و کارشناسان مدیریت فرآیند اصلاح و صحه گذاری گردیده است. بدین طریق، در این مطالعه  ۱۳ عامل کلیدی موفقیت و ۶۴ زیرعامل در موفقیت اقدامات و پیاده سازی مدیریت فرآیند ارایه شده است که در جدول زیر آورده شده است (رضایی، تدین و همکاران، ۱۳۸۸)

عوامل کلیدی موفقیت در BPM:

۱- توسعه تیم و کار تیمی

  • هر تیم اهداف و مأموریت ها ی واضحی را برای فرآیند خود بر پایه مأموریتهای مقدماتی فرآیند و اهداف بهبود فرآیند، تعیین نماید
  • تشکیل تیم ها ی فرآیندی چند عملکردی از اعضایی که دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیت های  اصلی فرآیند هستند( ایده آل متشکل از ۸ نفر )
  • نشان دادن ضرورت نیاز و سودمندی کارتیمی به کلیه کارکنان و مدیران
  • ایجاد نظام شناسایی و پاداش برپایه مشارکت افراد در تی مها و عملکرد تیم
  • طراحی سیستم اندازه گیری عملکرد برای سنجش تیم ها و مشارکت و بهره وری افراد درآنها

۲- ارتباطات و آگاهی

  • تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی تجارت در کل سازمان
  • آگاهی کارکنان و مدیریت ارشد درباره اهمیت و نقش مدیریت فرآیند و منافعی آن
  • ایجاد کانا لهای ارتباطی مختلف به صورت افقی و عمودی، به سمت بالا و پایین
  • تبادل اطلاعات در مورد فرآیندها، نقشه ها، خواسته ها و رضایتمندی مشتریان
  • آگاهی کارکنان از مفهوم و اهمیت فرآیندهایشان و نقش ها و مسئولیت هایشان درآن

۳- تمرکز بر مشتری

  • شناسایی گروه های مختلف مشتریان
  • تعیین نیازها ، انتظارات و الزامات مشتریان و اولویت بندی آنها
  • آنالیز و بازنگری نگرانی ها و شکایات مشتریان
  • جمع آوری، اندازه گیری و ارزیابی اطلاعات رضایت مشتری
  • بازنگری مستمر تغییر در شرایط بازار، شامل رقابت و نیازهای مشتریان
  • تمرکز بلندمدت بر مشتری و مشخص نمودن مشتریان وفادار

۴- نقشه فرایند

  • تعیین مرزهای خارجی فرآیند و تعاملات خارجی فرآیند / نقاط شروع و پایان
  • تعیین ورودی ها و خروجی های کلیدی هر فرآیند مانند مواد، داده ها، اطلاعات و تجهیزات و فرآیندهای دیگر
  • شناسایی تأمین کنندگان و مشتریان کلیدی هر فرآیند به عنوان دریافت کننده و یا تهیه کننده مواد، اطلاعات، محصولات و. . . .
  • تعیین فعالیت های مورد نیاز درون فرآیندها و چگونگی کار آنها برای تبدیل ورودی به خروجی مورد نیاز
  • تعیین توالی و نقاط تلاقی فعالیت ها در فرآیندها
  • طراحی نقشه فرآیند و یا نمودار جریان
  • مشخص نمودن سطوح فرآیندی

۵- معیار عملکرد فرایند

  • تعیین معیار عملکرد مناسب برای تمامی فرآیندهای سازمان که نقش کلیدی در به دست آوردن اهداف و مأموریتهای سازمان دارند
  • تعیین معیارهای عملکرد برپایه اهداف و مأموری تهای فرآیند و نیازهای مشتریان 
  • بازبینی دوره ای معیارهای فرآیند

۶- ارتباط با مشتریان/تامین­ کنندگان

  • درگیر بودن مشتریان در بازنگری طراحی، شناسایی و توسعه محصولات و فرآیندهای جدید
  • مشارکت مشتریان و تأمین کنندگان در توسعه برنامه استراتژیکی
  • مشارکت تأمین کنندگان در فرآیندهای توسعه محصول
  • برقراری ارتباطات استراتژیکی بلندمدت توسط سازمان با مشتریان و تأمین کنندگان
  • اهمیت دادن به عوامل غیرمالی( مانند کیفیت، قابلیت اطمینان، قابلیت تکنولوژیکی و برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیکی ) در انتخاب تأمین کنندگان

۷- پشتیبانی مدیریت ارشد

  • تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق فرآیندگرایی
  • تعهد مدیریت ارشد در تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی
  • تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق اصل تمرکز بر مشتری
  • تعهد مدیریت ارشد در توانمندسازی کارکنان به منظور انجام فعالیت هایشان و تصمیم گیری و اعمال تغییرات  به صورت مستقیم
  • تشویق مدیریت اجرایی از اهمیت، تأثیر، پیشرفت و موفقیت مدیریت فرآیند در میان سازمان و سهامداران خارجی
  • تخصیص زمان و منابع کافی در اجرای مدیریت فرآیند
  • پشتیبانی مدیریت ارشد از عوامل کلیدی موفقیت در اجرای مدیریت فرآیند

۸- مدیریت تغییر

  • وجود مهارت مدیریت تغییر در سازمان به منظور تسهیل تغییرات
  • وجود مهارت غلبه بر مقاومت در برابر تغییر میان مالکین و تیم فرآیند
  • ایجاد آمادگی در برابر تغییر

۹- مهارت­های مدیر پروژه

  • وجود مهارت های گسترده در مدیریت پروژه، به منظور قادرسازی تیم های مدیریت فرآیند به مدیریت
  • زمانبندی، هزینه و هماهنگی و اجرای برنامه های کاری در میان سازمان

۱۰- الگوبرداری

  • انجام الگو برداری به صورت منظم در زمینه فرآیند، تجارت و سیستم در سازمان
  • مقایسه معیارهای عملکرد با منابع داخلی و خارجی
  • مشارکت مالک / مالکین فرآیند در انجام الگو برداری
  • ایجاد بانک اطلاعاتی درون سازمان
  • یافتن شرکای مناسب و ایجاد شبکه های اطلاعاتی مرتبط

۱۱- بهبود مستمر

  • ایجاد فلسفه پایدار و درگستره شرکت که بهبود مستمر فرآیندها را مورد تشویق و حمایت قرار میدهد
  • دارا بودن اهداف مرتبط و هماهنگ با بهبود مستمر در فرآیندها، در تمامی تیمها و افراد در سازمان
  • تعیین اندازه گیری های اثربخش به منظور پیگیری و ارزیابی بهبودهای مستمر فرآیندها
  • انتخاب و ارزیابی ایده های بهبود برای پیاده سازی مناسب به منظور دستیابی به فرآیندهایی با عملکرد بالاتر

۱۲- توانمندسازی کارکنان

  • کارکنان در کلیه سطوح توانمند و مسئول شوند برای پشتیبانی از اهداف کلیدی
  • کارکنان اهداف خود را با اهداف والای سازمان همراستا سازند
  • کارکنان برای افزایش مشارکت دارای اختیار و فرصت باشند
  • کارکنان برای انجام اقدامات مناسب توانا باشند
  • کارکنان به اهداف سازمان و کسب آنها متعهد باشند

۱۳- آموزش

  • آموزش مرتبط با مفاهیم، مراحل و عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرآیند به مدیران و کارکنان
  • آموزش مهارت های شناسایی و حل مسئله، کنترل و بهبود کیفیت و تخصصی به سرپرست تیم ها
  • آموزش متدهای مقدماتی و پیشرفته آماری در سازمان
  • آموزش مهارت کارتیمی میان کارکنان
  • آموزش مهارت های واکنشی ( مهارت ارتباطات ، جلسات موثر و رهبری
  • استفاده از روش یادگیری در حین عمل
  • ایجاد سیستم مناسب برای تشخیص آموزش های لازم در سه سطح:سیستمی، تیمی و فردی
  • ارزیابی اثربخشی آموزش های انجام شده

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .