مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای کسب وکارهای کوچک: آیا واقعا ضروری است؟
آیا چیزی هست که بتواند صاحب یک کسب و کار کوچک را به اندازه ی خسارت ها، تاخیرها و ارتباطات نادرست درباره ی تیم خود و توانایی آنها برای کار، عصبی و ناامید کند؟ که همه ی موارد فوق موجب نارضایتی مشتری خواهد شد.
عجیب تر از همه این است که راه حل این شرایط بد می تواند به سادگی در دسترس کوچک ترین کارآفرین ها قرار گیرد. فقط کافی است که که از BPM برای کسب و کارهای کوچک استفاده نمایند.
اگر اصلاح BPM برایتان عجیب و غریب است، بدانید که مخفف مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد و به شیوه ی زیر عمل می کند:
BPM با سازمان دهی وظایف کسب و کار در چینشی منظم (یک فرآیند بهینه سازی شده) کسب وکار را موثرتر می کند، هدررفت، تاخیرها و موانع را از میان برمی دارد، امکان ارتباطات را فراهم می آورد و همچنین داده های واضح و صحیحی را برای کنترل و تصمیم گیری در اختیارمان قرار می دهد. هدف BPM این است که دقیقا محصول یا خدمات موردنظر مشتری را به او تحویل دهد.
تعریف بلندبالایی بود از BPM برای کسب وکارهای کوچک (همچنین کسب و کارهای بزرگ و متوسط)!
در این مقاله به این موضوع میپردازیم که چگونه BPM را برای کسب و کارهای کوچک و نتایج مثبت حاصله از آن، پیاده سازی کنیم!
استفاده از BPM برای کسب و کارهای کوچک
زمانی که یک کارآفرین کسب وکاری را آغاز می کند، معمولا طرح ریزی مدل کسب وکار را انجام می دهد که شامل معین کردن موارد زیر می باشد:
- همه چیزهایی که باید بخرد
- کارمندانی که باید استخدام کند و آموزش دهد
- مخاطبان هدف
- مکان برپاسازی
- سازمان دهی فروشندگان
- و بسیاری موارد دیگر.
اما فرآیندها به ندرت به شکل درستی تعریف می گردند که معنای آن “چینش و روش به انجام رساندن هر کاری که برای تحویل دادن بهترین خدمات یا محصول به مشتریان ضروری است” می باشد.
و این دقیقا همان چیزی است که BPM برای کسب و کارهای کوچک می تواند انجام دهد. BPM باعث می شود موارد زیر حذف شوند:
- هدررفت منابع
- تاخیر در تحویل
- ایجاد سردرگمی به خاطر ارتباطات غیرموثر
این مثال موفق را از outback restaurant network ببینید:
هر گامی که یه گارسون برمی دارد، هر کلمه ای که می گوید، هر روندی برای تعویض نوشیدنی خنکی که به اشتباه گرم تحویل داده شده است، یا فرآیند پذیرایی از نوجوانانی که جشن تولد گرفته اند یا یک مجری که جذب مشتری بزرگ جدیدی را جشن می گیرد، در جزوات دستی و دوره های آموزشی، مطالعه شده و با جزئیات بحث می شود.
و هدف چیست؟ علاوه بر خدمات عالی برای مشتری، هدف شان این است که موقعیت Outback را در اذهان مشتری ها به عنوان مکان ایده آل برای هر مراسم خاصی و یا سپری کردن اوقاتی خوش با دوستان و خانواده در محیطی زیبا، پر از تجربه های خوشایند و با غذای عالی، جای دهند.
البته کسب و کار کوچک شما ممکن است قادر نباشد فورا به این درجه از کمال برسد. اما البته بسیاری از شرکت های بزرگ از شرکت کوچکی آغاز به کار کرده اند و این به آن معنا نیست که آنها نمی توانند از BPM برای داشتن فرآیندهای بهتر، تاثیرگذاری بیش تر و مشتری های خوشحال تر استفاده کنند!
آیا این موضوع امکان پذیر است؟ بله! ببینید چطور:
از نرم افزار BPM کسب و کار کوچک استفاده کنید
نگران نباشید، شما می توانید ابزارهای عالی BPM برای کسب و کارهای کوچک را به صورت رایگان در بهترین شرایط داشته باشید. این ابزارها ملموس بوده و توانایی این را دارند که برای همه با تلاش و مطالعه ی اندکی قابل فهم باشند، ببینید که این کاربر چه می گوید:
“BPMS مرا قادر ساخت تا درباره مدیریت فرآیند از طریق چارچوبی رایگان و مدرن به صورت کلی مطالبی یاد بگیرم. با ذهنی باز برای نوآوری و بازخورد از مشتری، تیم می تواند تقاضاها را برآورده سازد و به صورت همیشگی بروزرسانی انجام دهد، BPMS یک ابزار آنلاین عالی است“- آندره آنتیویلو
یافتن موانع
این نوع نرم افزار به شما کمک می کند تا موانع رابیابید. یعنی فازهای “گلوگاه های” فرآیند که، اگر شما کاری را تکمیل نکنید، روند فرآیند را کند خواهند کرد.
برای مثال: کوره در پیتزافروشی شما مشکلی دارد و بنابراین خیلی کم گرم می شود. پیتزاها خیلی طول می کشد تا آماده شوند و مشتری ها دارند راجع به تاخیرها گلگی می کنند.
اگر شما می دانستید که این یک مانع در شرکت شما است، می توانستید جای یک اجاق بزرگ دو کوره ی کوچک تر بخرید. این می توانست شما را قادر سازد تا در شرایط چنین مشکلی بهتر مانور دهید.
تلفات و تاخیرها را حذف کنید
با سازمان دهی کارهای خود به شکلی منطقی و دارای ترتیب زمانی، با ابزاری ملموس و ساده-برای-استفاده شما با وضوح بیش تری خواهید دید که تلفات و تاخیرها کجا می توانند رخ دهند. سپس شما می توانید گام های ضروری را برای جلوگیری از آنها بردارید.
برای مثال: یک صاحب ایستگاه سوخت عنوان می کند که بعد از سازمان دهی فرآیندهایش در یک فلوچارت و انجام برخی محاسبات، شرکت سوخت کمتری نسبت به آنچه که می خرد، می فروشد.
بنابراین، اگر بداند هیچ نقصی وجود ندارد، فلوچارت خود را مطالعه می کند. او تشخیص می دهد که نقطه ای که این ضرر ممکن است رخ دهد، زمانی است که کامیون سوخت را به مخزن های ذخیره سازی او منتقل می نماید.
سپس این بخش از کار اصلاح می شود و با دقت بیشتری انجام شده و باعث ذخیره کردن پول برای او می شود.
استانداردسازی ارتباط ها و کنترل اطلاعات
چه زمانی و چگونه کارمندان شما باید پیام بدهند، گزارش بنویسند و مستند سازی نمایند؟
اگر همه چیز استانداردسازی شود، یا حتی با یک ابزار BPM یا با کمک نرم افزاری دیگر مانند spreadsheets بر روی درایوها، سیستم های کاربردی تیم و مجتمع سازی میان آنها، همه چیز آسان تر و موثرتر خواهد شد.
برای مثال صاحب یک نمایشگاه اتومبیل، سازمان دهی فرآیندهایش را آغاز می کند. او اشاره می کند که هربار که لازم است تا خودرویی را از طریق بانک لیزینگ کند، زمان بسیاری نیاز دارد تا اسناد، داده ها و اطلاعاتی را که لازم دارد، پیدا کند. برخی اوقات نتیجه این می شود که مشتری از خرید صرف نظر می کند.
با کمک BPM برای کسب و کارهای کوچک، او می تواند دقیقا تعیین کند که چه اطلاعاتی باید جمع آوری شود، چه اسنادی باید اسکن شوند، درایوها و پوشه ها کجا باید ذخیره شوند و غیره. که این موضوع به شکل تاثیرگذاری تلفات فروش او را کاهش می دهد.
این ها تنها مثال های اندکی از این هستند که چگونه BPM برای کسب و کارهای کوچک می تواند به کسب و کار شما کمک کند. امکان های فراوان دیگری هم وجود دارند.
منبع: https://www.heflo.com/blog/bpm/bpm-for-small-businesses/