چرا باید از BPM بهره برد؟
دلیل اول: افزایش سرعت کسب و کار
مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند با حذف تأخیرها، خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، موازی سازی فرآیندها و ایجاد محدودیت‌های زمانی برای هر قدم زمان سیکل را تا حدود بسیار زیادی کاهش دهد.
با کاهش زمان سیکل و حصول اطمینان از اینکه هیچ فعالیتی از قلم نمی‌افتد، مشتریان داخلی و خارجی سازمان سریع‌تر و راحت‌تر به اطلاعات و پاسخ های مورد نیازشان دست می‌یابند.
چرا باید از BPM بهره برد؟
دلیل دوم: بهبود تصمیم گیری
با تجمیع همه اطلاعات مرتبط با یک فرآیند و ارائه اطلاعات به شرکای فرآیند، دقت و سرعت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد.
به دلیل اینکه اغلب فرآیندهای کلیدی، نیازمند اطلاعات از سیستم‌های دیگر هستند، با استفاده از واسط‌های اطلاعات، از سیستم‌های دیگر مانند ERP و MIS جمع‌آوری و در قالب اطلاعات فرآیند به شرکا ارائه می‌شود. به عبارت دیگر با ارائه اطلاعات به مدیران بر مبنای آنکه آنها دقیقاً چه می‌خواهند (بدون ارائه اطلاعات افزون)، فرآیندتصمیمسازی و تصمیم‌گیری بسیار راحت‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود.
چرا باید از BPM بهره برد؟
دلیل سوم: چابکی کسب و کار
از دیگر مزایای اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار افزایش و بهبود مؤلفه چابکی کسب و کار است.
پارامترهای کسب و کار و شرایط بازار، به سرعت تغییر می‌کنند و مدیران کسب و کار نیاز به توانمندی دارند تا به این تغییرات به سرعت و به طور مؤثری پاسخ دهند.
با استفاده از BPM سازمان‌ها قادر خواهند بود که محیط‌های کسب و کاری متناسب با نیاز مشتریان ایجاد کنند، تا بتوانند در سطح کسب و کار با ایجاد یک سبد رقابتی خود را سریعاً و به سادگی تطبیق دهند.
چرا باید از BPM بهره برد؟
دلیل چهارم: بهینه سازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری
بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سطح سازمانی و بین دپارتمان‌های سازمان، از اثرات مثبت اجرای BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان است. با حصول کارآیی بیشتر در اجرای یک فرآیند، عملاً کاهش هزینه حاصل خواهد شد و میتوان ارتباط مستقیمی بین مؤلفه کارآیی و کاهش هزینه برقرار نمود.
بهینه‌سازی یک فرآیند می‌تواند با افزایش کارآیی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرایند همراه باشد.
برای انجام بهینه‌سازی میتوان از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده نمود تا به کمک آن، فرآیندهای سازمانی، مانیتور، کنترل، آنالیز و مدیریت شود تا تصمیمات لازم برای بهینه‌سازی آنها انجام پذیرد. در نتیجه مدلسازی فرآیند، سازمان می‌تواند فرصت‌هایی برای حذف کارهای غیرضروری بدست آورد.
به علاوه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار داده‌های مفیدی در زمینه هزینه‌های فرآیند، طول دوره اجرا، بارکاری، بازبینی و بهینه سازی براساس نتایج واقعی فراهم می‌کند.
چرا باید از BPM بهره برد؟
دلیل پنجم: اجرای اتوماتیک وظایف تا حد امکان
پس از مدلسازی فرایندها نوبت به اجرای آنها میرسد که با بکارگیری تکنولوژی های جدید از جمله BPMS ها میتوان اجرای فرایندها را گارانتی نمود. در BPMS ها میتوان بسیاری از فعالیت ها را طوری مکانیزه کرد که ماشین (کامپیوتر) بجای انسان فعالیت کند.
چرا باید از BPM بهره برد؟
دلیل ششم: تخصیص بر اساس حجم کار (By Load)
در نرم افزار های BPMS انواع الگوهای تخصیص کار وجود دارد که یکی از آنها تخصیص بر اساس حجم کار است. فرض کنید در یک شرکت، در واحد خدمات پس از فروش، مدیر خدمات پس از فروش درخواستهای مشتریان را دریافت و پس از بررسی و تایید اولیه، باید درخواست را به یکی از ۲۰ کارشناس واحد خود ارجاع دهد.
مدیر خدمات پس از فروش و سایر مدیرانی که چندین کارشناس برای رسیدگی به انواع درخواست ها در اختیار دارند مثل مدیران فروش، مدیران کنترل و تضمین کیفیت، نگهداری و تعمیرات و سایر موارد مشابه بدلیل مشغله بالا، با مشکل برقراری توازن کار بین کارشناسان خود مواجه هستند.
حال در BPMS این امکان وجود دارد که در هنگام تعیین کاربران یا مجریان هر فعالیت، گزینه تخصیص کار بر اساس حجم کاری انتخاب شود، بطوریکه کار بر اساس حجم کاری موجود در کارتابل هر یکی از کارشناسان به آنها اختصاص خواهد یافت. یعنی سیستم بصورت هوشمند، کار را به کارتابل کارشناسی خواهد فرستاد که حجم کار داخل کارتابلش از بقیه کمتر است.
چرا باید از BPM بهره برد؟
دلیل هفتم: تسهیل نظارت، اندازه گیری و پایش فعالیت ها
همه فرآیندها در پایان برای مقایسه می تواند مورد اندازه گیری قرار بگیرد. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود. زمانی که فرایندها از تکنولوژی و بر بستر فناوری اطلاعات اجرا میشوند، شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی فراهم می کند.
با BPMS شما می توانید فرآیندهای اجرایی و کمیت های آن و چگونگی عملکرد فرآیندها در کمک کردن به سازمان ها برای بهینه سازی گردش کار را به دست آورید.