عضویت در کانال مدیریت فرایند
چگونه اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است؟!
تفاوت BPMS و اتوماسیون اداری

چگونه اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است؟!

هدف از مدیریت فرایند استاندارد سازی گردش کارها و رویه روال های موجود در سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود. در همین راستا کارکرد سیستم BPMS مکانیزه کردن فرایندهای سازمان است. یعنی فعالیت هایی که دارای تواتر و تکرار هستند درحالیکه نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است.

در نتیجه به نوعی میتوان نتیجه گیری کرد که سازمان ها هم به سیستمهایی برای مکانیزه کردن گردش کارهای تکرارپذیر خود (فرایندها) نیاز مند هستند و هم به ابزاری جهت مکانیزه کردن گردش کارهای موردی و تکرار ناپذیر. این صحبت کاملاً درست است منتها مگر در یک شرکت یا سازمان حتی ۲- ۳ هزار نفره، چقدر باید گردش کار غیرقابل پیش بینی داشت؟


همانطور که بسیاری از ما با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار کرده ایم و می دانیم که گردش کار در سیستم های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط حاضرین در سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است. در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد و میتوان نتیجه گیری کرد که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.

مگر نمی شود این گردش کارهای به ظاهر غیر قابل پیش بینی را پیش بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟ تا به کی سازمان ها و شرکت های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟ تا چه زمانی فعالیت ها در سازمان ها باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟ مگر اقای دمینگ کسی که صنعت ژاپن را متحول کرد نمیگوید: ۸۵ درصد مشکلات سازمان نتیجه فرایندها، ساختار و مکانیزم های کنترل است و تنها ۱۵ درصد در نتیجه عملکرد کارکنان است!


البته قبلاً نیز گفته ایم که در بعضی از سیستم های اتوماسیون اداری چیزهایی مثل فرم ساز یا گردش کار در کنار سیستم گردش مکاتبات تعبیه شده است در حالیکه این فرم سازها نسل قدیم سیستم های BPMS هستند و وجود آنها خود گواه اهمیت بالای نرم افزارهای BPMS است که اینها (فرم سازها و گردش کارها) مقیاس بسیار کوچکتری از BPMS ها هستند.

پس با توجه به اینکه نرم افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر می شود، سازمان شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.

در هر صورت حتی اگر اتوماسیون اداری در سازمان شما وجود دارد، نباید اجازه دهید بیش از پیش نقش آن پررنگ تر شده و به ابزاری محوری برای سازمان شما تبدیل شود. اگر سازمان یا شرکتی با ابعاد کوچک و متوسط هستید، قطعاً جایگزین های بهتری بجای نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما وجود دارد. حتی اگر هم نداشت اتوماسیون اداری نه تنها اوضاع را بهتر نمی کند بلکه می تواند خلاف این مورد عمل کرده و شرکت شما را غیراستانداردتر و سلیقه ای تر کند.

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .