عضویت در کانال مدیریت فرایند
آنالیز نیازهای نرم افزاری یک شرکت متوسط و کوچک- جایگزن اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری

قطعاً شرکت های متوسط و کوچک و یا هر سازمان بزرگ دیگری با این فلسفه شکل گرفته است که یک سری محصولات و خدمات به بازار ارائه و به ازای آن پول دریافت کند.

برای اینکه شرکتها به این هدف برسند باید مسیری مشابه مسیر پایین را طی نمایند:

  • ثبت سفارش مشتری از طرق گوناگون از جمله سایت، حضوری، تلفنی و….
  • فروش محصول یا خدمت به مشتری
  • پردازش سفارش که معمولاً توسط انبار انجام خواهد شد.
  • اگر کالای موردنظر در انبار موجود نباشد باید نسبت به خرید و تامین موجودی اقدام شود.
  • اگر کالا موجود باشد، تسویه حساب و انجام امور مالی
  • بحث انواع وصول مطالبات نیز مطرح است: نقدی یا اعتباری
  • صدور فاکتور نهایی
  • تحویل و ارسال کالا یا ارائه خدمات

حال قضاوت کنید با توجه به اینکه نرم افزارهای آماده و هوشمندی برای هر یک از حوزه های مذکور در بازار وجود دارند چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند در خلق ارزش برای مشتریان و دریافت پول به ازای خلق این ارزش پاسخگو باشد؟!!

برای روشن تر شدن موضوع در مورد هر یک از مراحل اشاره شده توضیحات تکمیلی ارائه خواهیم کرد.

معمولاً سفارش مشتریان از طرق مختلف قابل دریافت است. سایت، فکس، حضوری، تلفنی و…. لیکن وضعیت پردازش هر یک از انواع سفارشات تا حدود زیادی مشابه خواهد بود. قائدتاً بایستی هر یک از سفارشات در فرمی ثبت شوند که در اینده قابلیت گزارشگیری و تحلیل به صاحبان کسب و کار داشته باشند. بدیهی است درصورت ثبت سفارش در  نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان وجود نخواهد داشت. زیرا باید اطلاعات مربوط به هر سفارش را در قالب یک نامه وارد کرده و نامه را به گردش در بیاوریم. طبیعتاً بر اساس محتوای هر سفارش امکان دارد مسیرهای مختلفی پیش بیاید. مثلاً سفارش امکان ساخت و تحویل توسط شرکت ما را ندارد. یا اینکه بیشترین درخواست سفارش مربوط به کدام یک از کالاها یا خدمات ماست. پیک و اوج سفارش چه زمانی است؟ چند درصد از سفارش ها به مشتری تبدیل شده اند؟ نحوه آشنایی هر یک از مشتریان بالقوه با ما از چه طریقی است؟ مثلاً شرکت در نمایشگاه یا وب سایت و جستجوی اینترنتی و یا سفارش سایر مشتریان؟ قطعاً چنانچه پاسخ این سئوالات روشن باشد، شرکت می تواند بر روی نقاط قوت خود تمرکز بیشتری کرده و برخی از کانال های تبلیغ خود که اثربخش نیستند را شناسایی و آنها را تقویت یا حتی حذف کند.


بدیهی است سیستم های اتوماسیون اداری نمی توانند پاسخگوی هیچ یک از نیازمندی های ذکر شده در بالا را باشند. علت این امر نیز مشخص است و همانطور که بارها اشاره کرده ایم، محمل اصلی و بستر اصلی ثبت اطلاعات در سیستم های اتوماسیون اداری نامه هستند که قابلیت پردازش و گزارشگیری از محتوای درونی نامه ها بسیار محدود است. حتی در خوشبینانه ترین حالت هم اگر سیستم اتوماسیون اداری بصورت ناقص بتواند نیازمندی های فوق را پاسخ دهد، سیستم های نرم افزاری آماده ای وجود دارند که بطور ۱۰۰ درصد نیازمندی های اشاره شده را پاسخ خواهند داد.

در مطلب بعدی در مورد ادامه مسیر فعالیت شرکت های متوسط و کوچک و نیازمندی های نرم افزاری این مسیر صحبت خواهیم کرد.

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .