این سئوال کلیدی بسیاری از صاحبان و مدیران کسب و کارهای کوچک است و بسیاری چنین میپندارند که مدیریت فرایند مخصوص سازمان های بزرگ است. بارها در تماس های تلفنی که با مجموعه ما برقرار میشود این سئوال را مطرح میکنند.
در نظر داریم در این مطلب پاسخ این پرسش مهم را مطرح کنیم ولی در ابتدا لازم است در مورد کسب و کارهای کوچک هم نظر شویم. شاخص های مختلفی جهت دسته بندی کسب و کارها به سه دسته کوچک، متوسط و بزرگ ارائه میشود ولی مهم ترین و ساده ترین شاخص، تعداد پرسنل و نفرات شرکت است. معمولاً به شرکت های با تعداد پرسنل بین ۱۰- ۱۰۰ نفر کسب و کار کوچک اتلاق میشود. حال میخواهیم بررسی کنیم که مدیریت فرایند برای این سایز از کسب و کارها مناسب است و در مطلب بعدی به مراحل و نحوه استقرار مدیریت فرایند در اینگونه شرکت ها بپردازیم.
بهتر است در ابتدا فرایند را تعریف کنیم و بررسی کنیم که آیا در شرکت ها و کسب و کارهای کوچک نیز موضوع فرایند مصداق دارد یا خیر. یک فرآیند را بطور ساده می‌توان اینگونه تعریف کرد: نحوه‌ی به انجام کارهای محول شده و چگونگیِ رسیدن از نقطه الف به نقطه ب برای انجام آن کار. با این تعریف خواهید دید که هر کسب و کاری در یک روز کاریِ، با ده‌ها فرآیند سروکار خواهد داشت. تعداد زیادی از این فرآیندها را شما و نیروهایتان از قبل می‌دانید که چگونه باید انجام دهید، مانند جواب دادن به تلفن‌ها یا نوشتن یک مقاله برای وبسایت شرکت.
پس شرکت های کوچک مانند سازمان ها و شرکت های بزرگ دارای فرایندهایی هستند که کسب و کار خود را از طریق این فرایندها انجام میدهند. مشکل اینجاست که اکثر صاحبان کسبوکارهای کوچک سرمایه‌گذاری زمانی لازم را بر روی مستندسازی، ارزیابی و مدیریت این فرآیندها انجام نمی‌دهند؛ چراکه به نظر خودشان مشغول فعالیت‌های مهم دیگری هستند. اما باید درنظر داشت که بخش قابل توجهی از هزینه های صرف شده در شرکت شما بابت انجام فرایندها به نیروی انسانی پرداخت میشود. برای کسب و کارهای کوچک کاهش هزینه ها بسیار ضروری است و این از مهم ترین مزایای مدیریت فرایند به شمار میرود. همچنین وقتی کسب‌و‌کار شما شروع به بزرگ و بزرگتر شدن می‌کند، فرآیندهای ناکارآمد همانند دست‌اندازهای داخل بزرگراه، جلوی پیشرفت شما را خواهند گرفت. دقیقا به همین دلیل است که وقت گذاشتن روی شناسایی، شناخت، بهینه‌سازی و بطور کلی مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کارتان -فرآیندهایی هرچند غیر مهم در نگاه اول- ضرورت پیدا می‌کند.
برای شروع استقرار مدیریت فرایند در یک کسب و کار کوچک چه نکات کلیدی را مدنظر قرار دهیم؟
با آنچه که دارید شروع کنید
قطعاً در حال حاضر با تعدادی فرآیند در شرکت خود مواجه هستید؛ یا اینکه فرآیندهایی را در ذهن دارید. در ابتدا لازم است با همین فرآیندهای موجود آغاز کرده و در طی یک روز کاری معمولی، شروع کنید به نوشتن هرآنچه که انجام می‌دهید. به زودی خواهید دید که الگوهای مربوط به فرآیندهای در حال اجرای شرکت برایتان آَشکار خواهند شد؛ ضمن اینکه گلوگاه‌های متداول در فرآیندها نیز شناسایی می‌شوند.
اتوماسیون سازی تمام مشکلات شما را حل نخواهد کرد
خودکارسازی فرآیندهای رایج در یک شرکت، تنها زمانی منجر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها میشود که فرآیندهای مورد بحث اثربخش باشند. درحقیقت، یک فرآیند غیر اثربخش هیچگاه از طریق اتوماسیون بهبود نخواهد یافت. برای یافتن اینکه کدام یک از فرایندهای شما اثربخش هستند باید آنها را با استراتژی های خود انطباق دهید که در مطالب آتی در این خصوص توضیحات جالبی ارائه خواهیم کرد و توضیح خواهیم داد که کسب و کارهای کوچک چگونه بسیار چابک و با هزینه ای اندک قادر خواهند بود برنامه ریزی استراتژیک برای بنگاه اقتصادی خود طراحی نمایند. همچنین نیاز نیست چرخ را دوباره اختراع کنید.
چرخ را دوباره اختراع نکنید
کسب و کارهای کوچک میتوانند راه حل هایی که قبل تر اختراع شده و حتی بارها آزمون و خطا شده اند و به بلوغ بالایی نیز دست پیدا کرده اند، را در کسب و کار و فرایندهای خود به کار گیرند. در شرکت ها و بنگاه های ما اشکالات و خلاء های زیادی وجود دارند که پاسخ آنها قبلاً شناسایی شده است. فقط کافی است بدانیم این سئوالات توسط بسیاری از کسب و کارهای شبیه ما قبلاً وجود داشته و چطور و از کجا به دنبال پاسخ سئوالات خود باشیم. بکارگیری مدل های مرجع بسیار میتواند به ما در کسب و کارمان و یافتن راه حل مشکلات کمک کند. در خصوص بکارگیری مدل های مرجع توضیحات و مطالب کاملی در همین وب سایت ارائه شده است.
از موبایل استفاده کنید
در صورتیکه تکنولوژی‌های موبایل و ابری (از جمله اپلیکیشن‌های موبایلی) قادر به ارائه راهکار برای احتیاجات فعلی هستند، بر روی آنها سرمایه‌گذاری کنید. این راهکارها میتوانند شامل کمک به سهام‌داران شما یا استفاده از نیروی انسانی موردنیاز بصورت دورکاری باشد. توجه داشته باشید که قبل از پیاده سازی چنین تکنولوژی‌هایی، درخصوص هم راستا شدن آنها با اپلیکیشن‌های جاری شرکت‌تان، تحقیقات لازم را انجام دهید. همچنین بخاطر داشته باشید که در اینجا BPMS میتواند نقش یک مکانیزم ادغام و یکپارچه‌سازی را نیز برعهده داشته باشد. حتی برخی از نرم افزارهای BPMS دارای نسخه موبایل و اپلیکیشن موبایل هستند که خصوصاً برای بنگاه های کوچک بسیار مفید میتواند واقع گردد. از جمله نرم افزارهای BPMS که دارای نسخه موبایل رایگان می باشد، نرم افزار Processmaker است.
بهینه‌سازی آنی را مدنظر قرار دهید.
یک برنامه‌ی بهبود مداوم را برای شرکت خود بکار بگیرید. برنامه‌ای که بطور پیوسته تغییرات ایجاد شده را مانیتور کرده و بهبود آنها را بصورت آنی مدنظر قرار دهد. درحقیقت، BPM را نمی‌توان بصورت پروژه‌ای یکبار برای همه شرکت و فرایندهای موجود در آن تعریف کرد.
تیم ما با تجربه استقرار مدیریت فرایند در چندین کسب و کار کوچک خصوصاً در حوزه شرکت های دارویی، آرایشی بهداشتی، قطعه ساز حوزه نفت و گاز، قطعه ساز حوزه خودرو و… تجربیات بسیار ارزنده ای در زمینه استقرار مدیریت فرایند در کسب و کارهای کوچک را دارا می باشد که داستان موفقیت استقرار مدیریت فرایند در برخی از این شرکت ها نیز در سایت قرار گرفته است و مطالعه آنها قطعاً میتواند تجربیات و درس های ارزنده ای به شما منتقل نماید.