برگرفته از کتاب ۱۰۰ راز مدیریت فرایند کسب و کار
برای محقق شدن بهبود فرآیندهای کسب وکار (BPI)، باید تلاشی مشترک از سوی مدیریت و کارکنان او صورت گیرد، تا اطمینان کسب شود که تغییرات چشمگیر در سیستم در رابطه با تحویل محصولات و خدمات، تأثیر بزرگی بر شرکت و مشتریانش خواهد داشت.
برای درک این مطلب، باید توجه داشت که BPI معمولاً از شش گام تشکیل شده است:
۱- انتخاب رهبران فرآیند و اعضای تیم: برای آغاز، نیاز است که گروهی باصلاحیت از اعضای هدفمند که مهارت‌های آنها با الزامات از پیش تعیین شده در اجرای یک فرایند خاص هماهنگ است، گزینش شوند. رهبر گروه یا از بین این گروه انتخاب میشود و یا توسط مدیریت تعیین میگردد.
۲- آموزش تحلیل فرآیند: برای دستیابی به دانش بیشتر درباره فرآیند، اعضای انتخاب شده تیم، در جهت تقویت مهارتها آموزش خواهند دید (مثلاً تکنیکهای مستندسازی و تحلیل فرایند).
۳- مصاحبه تحلیل فرایند: همچنین، ممکن است افراد با تجربهای که در شرکت کار میکنند، توسط اعضای تیم فرایند به منظور دستیابی به اطلاعات موردنیاز درباره داده و ساختار عملکرد فرآیند، مورد مصاحبه قرار گیرند.
۴- مستندسازی فرآیند: سپس، داده‌های جمع‌آوری شده برای کشیدن نقشه فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرند که این نقشه، به عنوان پایه ای برای ادغام نرم طرحهای احتمالی بهبود فرایند در سیستم، عمل خواهد کرد.
۵- چرخه بررسی: پس از انجام مستندسازی، کارکنانی که در زمینه فرایند کار میکنند، پیشنویس را بررسی کرده و به مقدار لازم، آن را مورد ارزیابی مجدد قرار خواهند داد.
۶- تحلیل مشکلات: پیش‌بینی مشکلات احتمالی پیش رو در مسیر باید مورد اولویت قرارگیرد و به طور همزمان، به منظور بهبود مداوم فرآیند، اقداماتی برای مقابله با آن مشکلات در نظر گرفته شود.