اگر در سازمان خود ایزو مستقر کرده اید، بدانید نسبت به سایرین که اینکار را نکرده اند، میتوانید مدیریت فرایند را ساده تر مستقر کنید. در این مطلب قصد داریم کمی در این خصوص توضیح دهیم. منتها میخواهیم با این سئوال بحث را شروع کنیم که تفاوت های مدیریت فرایند و ایزو در کجا هستند؟ البته قصد نداریم کلیه تفاوت های بین این دو مقوله را اینجا شرح دهیم منتها از یک بعد به این قضیه یعنی تفاوت های BPM و ایزو خواهیم پرداخت.
پیشنهاد میکنم حتماً در ابتدا یک مرور مفصل در مورد مزایای استقرار مدیریت فرایند در بنگاه های اقتصادی و سازمان ها داشته باشید. پس از این تحقیق به خواندن این مقاله ادامه دهید.
همچنین این نکته را در نظر بگیرید که منظور از ایزو، استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ورژن ۲۰۱۵ است.
یکی از مهم ترین تفاوت های مدیریت فرایند و ایزو در عملگرا بودن مدیریت فرایند است. این موضوع در مدیرت فرایند تقریباً بر خلاف ایزو است. لطفا به کلمه تقریباً دقت کنید. منظور بنده صحبت بصورت مطلق نیست ولی در کل این موضوع صادق است که ایزو خیلی عملگرا نبوده و بیشتر تبدیل به نشان و ابزار نه برای بهبود عملکرد بلکه برای کاربردهای بازاریابی است.
یعنی بسیاری از شرکت ها و سازمان ها اقدام به اخذ ایزو کرده اند ولی در عملکرد آنها اتفاق و بهبود خاصی ایجاد نشده است. حتی برای تمدید سالانه گواهینامه ایزو خود بصورت شب امتحانی از حدود مثلاً ده روز قبل اقدام به مستندسازی میکنند. پس شما هم با این موضوع موافق هستید که تعداد شرکت هایی که گواهینامه ایزو گرفتند زیاد بوده است اما نتایجی که از استقرار ایزو به دست آوردند چشمگیر نبوده و خیلی اوقات صرفاً این بوده که یک سری مستندات را آماده کردند تا بتوانند گواهینامه را دریافت کنند. در حالیکه این موضوع در مدیریت فرایند کاملاً برعکس است. خوشبختانه فعلا سازمان هایی که به دنبال جاری سازی مدیریت فرایند هستند، کمتر به فکر دریافت گواهی نامه و لایسنس و مواردی از این دست میباشند.
اگر بتوانید از نتایج و مستندات ایزو در استقرار مدیریت فرایند که مزایای فراوان و قابل توجهی برایتان دارد و بسیار کمتر از ایزو به دنبال فعالیت های رسانه ای و تبلیغاتی است استفاده کنید و رسیدن به استقرار مدیریت فرایند را کوتاه تر و کم هزینه تر کنید خیلی خوب به نظر نمیرسد؟!
حال که شما ایزو را در سازمان یا شرکت خود مستقر کرده اید میتوانید ساده تر از بقیه از دل ایزو مدیریت فرایند را بیرون کشیده و مستقر کنید و از مزایای فوق العاده آن بهره مند شوید. به عبارت دیگر اگر ایزو دارید نسبت به آنهایی که ندارند ساده تر و کم هزینه تر میتوانید مدیریت فرایند را در مجموعه خود مستقر کنید.
حال آیا می دانید مدیریت فرایند چه کمکی می تواند به ایزو بکند؟ در واقع چطور میتوانیم از خروجی ها و نتایج استقرار ایزو در پیاده سازی مدیریت فرایند بهره بگیریم.
در اینجا به یکی از خدماتی که ایزو میتواند به مدیریت فرایند دهد و تحقق آن را تسهیل نماید اشاره خواهیم کرد. در واقع اینطور نیز میتوانیم بگوییم که در این مورد ایزو و مدیریت فرایند با وجود برخی تفاوت ها با هم، هم پوشانی های قابل توجهی نیزد دارند. نظر شما چیست؟ ایزو و مدیریت فرایند در چه بخش هایی با هم همپوشانی دارند؟!
کاملاً درست حدس زدید. مدلسازی فرایندها. یکی از نخستین همپوشانی ها.
هم در ایزو و هم در مدیریت فرایند با فرایندهای مدلسازی شده مواجه هستیم منتها با برخی تفاوت ها که در مطلب بعد به ذکر این تفاوت ها خواهیم پرداخت ولی این نکته مهم را در نظر بگیرید که براحتی میتوان از مستندات مربوط به مدلسازی فرایندها که در ایزو انجام شده است در مدیریت فرایند بهره برد و فاز مدلسازی مدیریت فرایند را کوتاه تر کرد.
تفاوت مدلسازی فرایند در ایزو و BPM
شایان ذکر است تیم ما تجربه بالایی در زمینه استقرار مدیریت فرایند بر اساس مستندات ایزو دارد. یعنی در بنگاه ها و سازمان هایی که ایزو دارند، با زمان و هزینه به مراتب پایین تری موفق شده ایم مدیریت فرایند را مستقر کنیم. در این خصوص بیشتر با هم صحبت خواهیم کرد.
نگارنده: محمد رمضانی