به عنوان یک کارآفرین موفق، کسب و کار شما به تدریج گسترش خواهد یافت تا جایی که دیگر نمی توانید در تمام فعالیت های روزمره کسب و کار شرکت کنید.
حرکت به مرحله رشد نیاز به ایجاد سیستم هایی دارد که شما را از فعالیت های عملیاتی آزاد می کند و به شما اجازه می دهد بر رشد و بهبود کسب و کار تمرکز کنید.
وقت آن رسیده است تا سیستم های کسب و کار خود را ایجاد و آنها را مستند کنید. مستندات خواهند گفت که چگونه سیستم ها باید عمل کنند. در واقع، اگر می خواهید موفق باشید، کار خود را گسترش دهید و کسب و کار پایدار داشته باشید، سازماندهی کسب و کار اقدامی بسیار مهم است.
با این حال، تعدادی از اشتباهات وجود دارد که صاحبان کسب و کارهای کوچک هنگامی که برای اولین بار میخواهند سیستم سازی کنند، مرتکب میشوند.
در هنگام ساماندهی فرآیندهای کسب و کار از این پنج اشتباه رایج اجتناب کنید تا نتایج دلخواه تان را کسب کنید.
- تحقیق نکردن
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک ممکن است خود ایده هایی در خصوص سیستم سازی داشته باشید، اما ممکن است در محیط یک شرکت بزرگ با چندین فرآیند کسب و کار خودکار کار نکرده باشید و مهمتر از همه شما ممکن است تخصص IT را برای معرفی سیستم های مبتنی بر نرم افزار نداشته باشید.
اما شناسایی و تشخیص فرایند را به یک مشاور فناوری اطلاعات محول نکنید؛ فرآیند خود را درک کنید و خودتان آنرا تحلیل کنید.
همانطور که مایکل گربر می گوید: اکثر فعالیت ها در کسب و کارها بر اساس آنچه مالک میخواهد انجام میشود نه بر اساس نیازهای کسب و کار
مطمئن شوید که میدانید کسب و کار شما برای موفقیت و سود بیشتر به چه چیزهایی نیاز دارد. در مورد بهترین روش های انجام کار- best practice- تحقیق کنید و در خصوص راه حل های نرم افزاری موثر برای کسب و کار در صنعت خود مشاوره دریافت کنید. تکنولوژی هایی که میتواند به توسعه سیستم سازی شما کمک کند، در دسترس هستند.
- برنامه ریزی نکردن
در کسب و کار شاید بیشتر از هر جای دیگری ادعای قدیمی درست باشد: برنامه ریزی نکردن برنامه ریزی برای شکست است. هنگامی که شروع به سازماندهی کسب و کار می کنید، چند روز برای برنامه ریزی کنار بگذارید.
این برنامه شامل موارد زیر خواهد بود:
- شناسایی وظایف و فعالیت های معمول و روتین
- توصیف استانداردهای که شما در پایان هر فعالیت انتظار دارید
- توصیف فلسفه پشت هر فعالیت
- شناسایی شخص صحیح (شخص مسئول) در کسب و کار برای انجام فعالیت ها
- ایجاد قالب برای مراحل در هر فعالیت؛ و بکارگیری اینها برای ایجاد یک راهنمای کاربردی
- چگونگی بررسی و بهبود مستمر فرایندها
به علاوه باید در برنامه شما یک استراتژی ارتباطی تهیه کنید تا تیم خود را در مورد آنچه که انجام می دهید مطلع کند، فرآیندهای نظارتی جهت انطباق فعالیت ها با سیستم ها و یک برنامه آموزشی برای آموزش اعضای تیم فعلی و جدید در استفاده از سیستم.
- تلاش بیش از حد در هر مرتبه
به خصوص در مورد شروع و کسب و کارهای کوچک، سعی نکنید سیستم های زیادی را در یک زمان یا سیستم هایی که برای سطح عملکردی کسب و کار بسیار پیچیده هستند، طراحی کنید. این فقط شما را به عنوان صاحب کسب و کار بیش از حد تنها میگذارد و حتی بیشتر نا امید می کند.
ابتدا سیستم هایی را طراحی کنید که عملیات مربوط به آنها تواتر و تکرار بالاتری دارند. برای مثال اگر یک فعالیت سالی یک مرتبه اتفاق می افتد، زمان خود را برای طراحی سیستم برای این فعالیت صرف نکنید. پس در ابتدا زمان خود را صرف طراحی سیستم برای فعالیت های با تکرار بالا و مواردی که باعث بروز مشکلات جدی هستند نمایید. هنگامی که این موارد سیستمی شدند به سراغ فرایند بعدی بروید. با گام های کوچک شروع کنید و مطمئن شوید که مستندسازی و تست سیستم ها قبل از آغاز فرایندهای پیچیده انجام شده است.
- در میان نگذاشتن اهداف و استراتژی ها با تیم خود
اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما به طور کامل در مورد تغییراتی که در اطراف فرآیندهای کسب و کار اتفاق می افتد، مطلع می شوند. هرچه بیشتر درمورد منافع سیستم سازی برای کسب و کار و پرسنل خود تعامل داشته باشید، از حمایت بیشتر آنها برخوردار خواهید شد و آنها در فرایند سیستم سازی مشارکت موثرتری خواهند داشت.
اساساً تیم شما میخواهد فعالیت هایش را به بهترین شکل ممکن انجام دهد و کار در یک محیط سازمان دهی شده به آنها در این زمینه کمک خواهد کرد.
اگر در ابتدا کسب و کار خود را با یک یا دو نفر راه اندازی کرده و سپس رشد کرده اید و افراد بیشتری را استخدام نموده اید، ضروری است بین چشم انداز کسب و کار و چگونگی سیستم سازی آن تعامل و ارتباط ایجاد کنید. این موضوع برای پایداری و رشد کسب و کار شما بسیار مهم است.
در اینجا شما نیاز به روش های رسمی تر ارتباطی مثل سیستم برنامه ریزی جلسات و اطلاع رسانی داخلی از طریق اینترانت داخلی شرکت دارید.
- نداشتن برنامه آموزشی در خصوص سیستم ها
شما ممکن است از پیشرفتهایی که در سیستم کسب و کارتان ایجاد کرده اید هیجان زده باشید، اما اگر فکر میکنید که چون یک دفتر عملیات وجود دارد و افراد نیازی به آموزش نخواهند داشت، ممکن است سیستم های شما هرگز به درستی اجرا نشوند.
اطمینان حاصل کنید که تیم شما دقیقا می داند چه چیزی از آنها انتظار می رود، چه استانداردهایی برای عملکرد انها وجود دارد و اینکه پایبندی آنها به سیستم به طور مرتب تحت کنترل خواهد بود.
در نظر داشته باشید یک عضو کلیدی از تیم خود را مسئول به روز رسانی و بررسی سیستم ها به طور منظم نمایید.
همچنین مهم است که دفترچه راهنمای مستندات/ عملیات روند به راحتی قابل دسترسی برای تمام اعضای تیم باشد. پورتال های آنلاین یا اینترانت شرکت گزینه های خوبی هستند.
نمودارهای فرایندی یک راه قدرتمند برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار، فرایندها و چک لیست ها هستند.
برگرفته از :