طی مطلب قبل، ترجمه چند صفحه اول فصل پنجم کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) در وب سایت قرار خواهد گرفت. موضوع این فصل کشف فرایندها است. مطالعه این مطالب خصوصاً برای عزیزانی که جلد اول کتاب را خریداری کرده اند، اکیداً توصیه میشود.
البته با توجه به مستقل بودن موضوع آن، مطالعه این مطالب برای کلیه علاقه مندان بسیار مفید خواهد بود.
البته شدیداً توصیه میکنیم اگر ۴ فصل اول کتاب را نخوانده اید، آنرا از این صفحه تهیه کنید.
نقاط قوت و محدودیتهای روش های مختلف کشف فرایند
روشهای مختلف کشف فرآیند هرکدام دارای نقاط قوت و ضعفی هستند. اینها را میتوان از لحاظ عینیت، غنی بودن، زمانبری و فوریت بازخورد مورد بحث قرار داد (به جدول زیر مراجعه شود).
عینیت: روشهای کشف مبتنی بر شواهد معمولاً واقعی تر هستند. اسناد، گزارش های موجود و مشاهدات، نحوه عملکرد یک فرایند را به گونه ای بیطرفانه نشان میدهند. اکتشاف مبتنی بر مصاحبه و کارگاه باید بر توصیف ها و تفسیرهای متخصصین حوزه که درگیر فرایند هستند، متکی باشد. این ریسک وجود دارد که این افراد تصورات و ایده های نادرستی از نحوه عملکرد فرایندشان داشته باشند. حتی بدتر از آن، تحلیلگر فرایند در معرض این ریسک نیز هست که کارشناسان حوزه ممکن است اطلاعات مربوط به فرایند را مخفی کنند. به عنوان مثال، در پروژه کشف فرآیند در یک محیط سیاسی، گروهی از ذینفعان فرایند ترسِ ازدست دادن قدرت، نفوذ و یا موقعیتشان را داشته باشند.
غنا: در حالی که روشهای کشف مبتنی بر مصاحبه و کارگاهها محدودیتهایی از نظر عینیت دارند، معمولاً بینش هایی غنی از فرایند ارائه میدهند. کارشناسان حوزهای که درگیرِ مصاحبه ها و کارگاههای آموزشی هستند، مرجع خوبی برای روشن شدن دلایل و اهداف تنظیم فرایند به گونه ای که هست، میباشند. روشهای مبتنی بر شواهد ممکن است مسائلی را که باید مورد بحث قرار گیرند و سوالاتی که باید مطرح شوند را نشان دهند، اما غالباً پاسخی به آن نمیدهند. همچنین صحبت کردن با متخصصین حوزه اطلاعاتی را در مورد تاریخچه فرایند و محیط سازمان ارائه میکند. این اطلاعات برای درک دستور کار هر یک از ذینفعان، مهم است. گاهی اوقات روشهای کشف مبتنی بر شواهد متوجه ملاحظات استراتژیکی در زمان مستندسازی فرایند بر روی کاغذ میشود، اما به سختی میتوانند در مورد دستور کار شخصی ذینفعان مختلف نتیجه گیری کنند.
زمان انجام: روشهای کشف زمانهای متفاوتی را نیاز دارند. در حالی که مستندات یک شرکت و یا یک فرایند خاص را میتوان به راحتی در اختیار یک تحلیلگر فرایند قرار داد، انجام مصاحبه ها و کارگاه های آموزشی بسیار زمانبر است. درحالیکه کشف مبتنی بر مصاحبه از تکرار بازخوردهای متعدد برخوردار است، برنامه ریزی کارگاه های آموزشی با کارشناسان مختلف در زمان کم سخت است. کشف خودکار فرایند اغلب زمان زیادی برای استخراج، اصلاح کردن و فیلتر کردن گزارش های رویداد نیاز دارد. مشاهده منفعل نیز نیاز به زمان برای هماهنگی و تصویب دارد. بنابراین، ایده خوبی است که با تجزیه وتحلیل مستندات شروع شود، زیرا غالباً میتوانند در زمان کوتاهی در دسترس قرار گیرند.
فوریت بازخورد: آن دسته از روشهایی که به طور مستقیم از طریق گفتگو و تعامل با کارشناسان حوزه تهیه می گردند، برای دریافت بازخوردِ فوری بهتر هستند. کشف مبتنی بر کارگاه در این زمینه بهترین است، زیرا ادارک ناسازگاری در مورد عملیات یک فرایند میتواند به طور مستقیم توسط طرفین درگیر حل شود. هرگاه جنبه هایی از فرایند نامشخص باشند، مصاحبهها نیز فرصتی برای پرسیدن سوالات ارائه میدهند با این وجود، تمام مسائل را نمیتوان مستقیماً با تنها یک کارشناس حوزه حل کرد. روشهای کشف مبتنی بر شواهد، پرسش های مختلفی در مورد چگونگی کار یک فرایند را مطرح میکنند. این سؤالات اغلب فقط از طریق صحبت با کارشناسان حوزه پاسخ داده میشوند.
