سه موردی که باید در مورد یک سازمان‌ دیجیتال بدانید

سازمان دیجیتال به یک عبارت مشهور در زمینه‌ی بهینه سازی سازمان با فناوری اطلاعات و کاوش فرصت‌های کسب و کار تبدیل شده‌است.

در این مطلب ۳ موردی را که تحلیلگران باید آنها را در زمینه‌ی ایجاد سازمان­های دیجیتال فرا بگیرند، ارائه میکنیم.

 

معنی سازمان دیجیتال چیست؟

در یک سازمان دیجیتال نه تنها قابلیت دیجیتال، بلکه ذهنیت دیجیتال نیز فعال و از طریق مدل‌های سازمانی به کار گرفته می‌شود: ۱) استراتژی و رهبری؛ ۲) عملیات روزانه؛ ۳) نوآوری های پژوهشی؛ ۴) محصولات و خدمات؛ ۵) صلاحیت منابع.

 

 

۱- استراتژی و رهبری

اطلاعات معنی‌دار و آنی (بلادرنگ) می‌توانند پایه‌ی تجزیه و تحلیل‌ها و تصمیمات استراتژیک را تشکیل دهند. تیم مدیریت به بررسی متفکرانه‌ای عملکرد سازمان نیاز دارد و پس از آن می‌تواند به صورت موثر فرآیند مدیریت را انجام دهد. ابزارهای تحلیلی و کاربردی، از جمله قابلیت‌های دیجیتال برای پشتیبانی از استراتژی و رهبری می‌باشند.

 

مهم‌تر از این، تیم مدیریت باید ذهنیت دیجیتال برای برپایی استراتژی دیجیتال سازمانی داشته باشد که داشتن این ذهنیت از استراتژی کسب و کار و یا حتی بخشی از آن پشتیبانی می‌کند. یک سازمان دیجیتال نیازمند هدایت و تعهد از طرف تیم مدیریت است.

 

۲- عملیات روزانه

استفاده از فرآیندهای دیجیتال و خودکار به معنی گرفتن شغل افراد از آنها نیست. بلکه به این معنی است که همه افراد سازمان می‌توانند به صورت کارآمد به اطلاعات سازمانی دسترسی داشته باشند و اقدامات خود را سریعتر انجام دهند.

 

همه‌ی افراد دارای بخش­هایی از اطلاعات یک سازمان هستند. اگر هیچ اطلاعاتی وجود نداشته باشد یا قابل دسترسی نباشد، به نفع همه‌ی کارکنان است که تقاضای بهبود را مطرح کرده و با دیگران به اشتراک بگذارند. هر مشکل دیجیتالی که در عملیات روزانه شناسایی می‌شود، می‌تواند تاثیر بزرگی بر عملکرد کل سازمان داشته باشد.

 

۳- پژوهش و نوآوری

یک سازمان دیجیتال می‌تواند با کمک تحلیل داده (اطلاعات)، سود بیشتری از پژوهش و نوآوری به دست بیاورد. پژوهش و نوآوری برای هر صنعتی ضروری می‌باشد. درک کردن داده‌های مناسب و استفاده از آن می‌تواند باعث به وجود آمدن فرصت‌های کسب و کاری جدید شود. یک بانک می‌تواند ریسک‌های سرمایه گذاری را با انجام تحلیل‌های سناریویی و ایجاد محصولات سرمایه‌گذاری جدید پیش‌بینی کند. یک شرکت خدمات مهندسی می‌تواند محصولات داده‌ای را  علاوه بر خدماتش ارائه دهد. فرصت‌های بی‌شماری برای R&D (تحقیق و توسعه) جهت ورود به داده‌ها و کاوش آنها وجود دارد.

 

۴- محصولات و خدمات

هر سازمان محصولات و یا خدماتی را ارائه می‌دهد. نحوه‌ی دستیابی به هدف مالی (فروش)، یک سوال استراتژیک می‌باشد. تحلیل استراتژیک فروش نیاز به پشتیبانی همه‌ی انواع داده‌ها و اطلاعات دارد: پیش‌بینی بازار فروش، تحلیل رقبا، تحلیل بودجه‌ و غیره. در یک سازمان دیجیتال، از شناسایی مشتری‌های بالقوه تا بستن قراردها، همه‌ی اطلاعات فروش باید موجود، قابل دسترسی و قابل اطمینان باشند.

 

برای تولید محصولات، اطلاعات کنترل کیفیت و فرآیندهای تولید را می‌توان دیجیتال و خودکار کرد تا به بهبود کارآمدی در یک سازمان دیجیتال دست یافت.

برای یک تامین کننده‌ی خدمات، وجود اطلاعات برنامه‌ریزی، اطلاعات قیمت‌گذاری و اطلاعات تدارکات مکن است برای مدل کسب و کار ضروری باشد. نحوه‌ی بهینه‌سازی آنها و جذب مشتری‌های جدید نیاز به تحلیل داده‌ی کامل در یک سازمان دیجیتال دارد. در یک سازمان دیجیتال واقعی، ممکن است محصولات یا خدمات جدید شناسایی و کاوش شوند.

 

۵- صلاحیت منابع

در یک سازمان دیجیتال، ضروری‌ترین قابلیت و صلاحیت مهارت‌های کامپیوتری نیست، بلکه کاملاً در مورد ذهنیت و تمرکز بر روی امکان بهبود دیجیتال‌سازی است. نیاز دیجیتال‌سازی می‌تواند از طرف هر نقشی در داخل سازمان به وجود بیاید و آگاهی دیجیتال‌سازی باید در بین پرسنل سازمان ترویج داده شود.

 

همه‌ی تغییرات دیجیتال‌سازی، باعث تغییر در کارهای روزانه‌ی کارکنان شده و نیازمند قابلیت‌ها و صلاحیت‌های جدید خواهد بود. کارکنان باید آموزش داده شوند تا با قابلیت‌های جدید دیجیتالی همگام باشند.

 

 

سطح بلوغ دیجیتال‌سازی یک سازمان

امروزه هر سازمانی تا یک سطح خاص دیجیتال‌سازی می‌شود. سطح بلوغ را می توان بر اساس دسترسی و پیچیدگی تجزیه و تحلیل اطلاعات ارزیابی کرد.

 

 

۱- سطح ۱

برنامه‌های کاربردی [۱]متنوعی برای پشتیبانی از عملیات استاندارد کسب و کار در یک دامنه‌ی خاص وجود دارد؛ از قبیل سیستم های مالی؛ مدیریت ارتباط (با) مشتری (CRM)؛ سیستم برنامه‌ریزی؛ سیستم مدیریت اسناد و…

 

۲- سطح ۲

تحلیل‌ها را می‌توان برای برنامه‌های منحصر به فرد انجام داد و اطلاعات بیشتری از داده‌های برنامه فراهم کرد. برای مثال، لیست صورتحساب‌های دیر کرده را می‌توان بر اساس داده‌های موجود در سیستم مالی ایجاد کرد. آشنایی با مشتری‌ها را می‌توان بر اساس سوابق مخاطبان ازیک سیستم CRM استخراج کرد.

 

۳- سطح ۳

اطلاعات چندین برنامه‌ را می‌توان ادغام و تحلیل کرد تا اطلاعاتی به وسعت کل شرکت فراهم شود. برای مثال، اطلاعات سیستم مالی را می‌توان با اطلاعات بودجه‌ی پروژه‌ها ادغام کرد تا بینشی از هزینه‌ها در برابر بودجه به دست بیاید. اطلاعات برنامه‌ریزی پروژه‌ها را می‌توان با اطلاعات اسناد قابل تحویل پروژه‌ها ادغام کرد تا آگاهی بیشتری از پیشرفت پروژه‌ها به دست بیاید.

 

۴- سطح ۴

تکنولوژی‌های پیشرفته‌تر، مانند AI (هوش مصنوعی) یادگیری ماشین، اینترنت اشیا و کلان داده‌ها می‌توانند اطلاعات و آگاهی بیشتری از میزان بسیار زیادی از داده‌ها فراهم کنند، که حتی می‌تواند باعث به راه انداختن یک مدل کسب و کار جدید برای سازمان شود. برای مثال، کلان داده‌های همه‌ی اطلاعات برنامه‌ریزی پروژه‌های قبلی را می‌توان برای شناسایی الگوی کلی برنامه‌ریزی پژوهش کرد، که می‌توان از آن برای خودکاری یا بهینه‌سازی استفاده نمود.

 

رویکردهای قابل انتخاب برای ساختن یک سازمان دیجیتال

اولاً ساختن یک سازمان دیجیتال، یک استراتژی بهبود مستمر است. با این‌حال، “شهر رم در یک روز ساخته نشده‌است”. از کجا باید شروع کرد و چگونه ادامه داد؟

 

رویکردهای توسعه‌ی قابل انتخاب متفاوتی در ابعاد متفاوت وجود دارند:

بعد ۱- سطح سلسله مراتبی سازمان: بالا به پایین، پایین به بالا.

بعد ۲- سطح پیچیدگی محدوده: موازی یا تک تحولی

 

۱- بالا به پایین: این ایده‌آل‌ترین رویکرد می‌باشد. تیم مدیریت سازمان با پشتیبانی کامل، توسعه‌ی دیجیتال‌سازی سازمان را پیش‌ می‌برد. استراتژی دیجیتال‌سازی و نقشه راه، بخشی از استراتژی سازمانی و نقشه راه توسعه‌ی کسب و کار خواهد بود. ارزیابی بلوغ دیجیتال‌سازی به طور منظم انجام می‌شود تا فرصت‌های بهبود دیجیتال‌سازی شناسایی شود.

 

۲- پایین به بالا: زمانی انجام می‌شود که از تیم مدیریت هیچ پشتیبانی دریافت نمی‌شود. بخش IT سازمان نقش بسیار مهمی در ارائه‌ی توصیه‌های دیجیتال‌سازی به هر نقشی در سازمان خواهد داشت؛ که می‌تواند به صاحبان فرآیندها، یا متخصص موضوعی [۲]سازمان باشد. در هر حال، هدف نهایی دستیابی به پشتیبانی (مالی) از تیم مدیریت اصلی سازمان می‌باشد.

 

۳- موازی: برای سازمانی که دارای بخش IT پیچیده و بزرگ است، واقع‌گرایانه نیست که سطح کلی بلوغ دیجیتال‌سازی در یک مرحله انجام شود و اصلاً این کار ضروری هم نمی‌باشد. برای بعضی از حوزه های کسب و کار، بلوغ دیجیتال‌سازی ممکن است به خودی خود بالا بوده و نیاز به تغییر چیزی نباشد. برای اجتناب از تلاطم و آشفتگی بزرگ در سازمان، یک پروژه‌ی دیجیتال‌سازی آزماشی می‌تواند برای اعمال استراتژی جدید کاری و موقعیت‌های تکنولوژی اعمال شود، در حالی که بقیه‌ی سازمان در حال استفاده از منابع IT و فرآیندهای کاری موجود باقی می‌ماند.

 

۴- تک تحولی: برای یک سازمان کوچک با تعداد محدودی از کاربردهای IT، ممکن است انجام دادن دیجیتال‌سازی در یک مرحله کارآمدتر باشد. مهم‌ترین شاخص برای یک تغییر دیجیتال‌سازی موفق، تعریفی واضح از مورد کاری با کمیتی معلوم از بازگشت سرمایه است.

 

با ادغام دو بعد، ۴ گزینه به دست می‌آید؛ در واقع ۳ گزینه، چون انجام دادن مورد چهارم غیر ممکن است.

گزینه ۱: بالا به پایین و موازی؛        گزینه ۲: بالا به پایین و تک تحولی؛

گزینه ۳: پایین به بالا و موازی؛         گزینه ۴: پایین به بالا و تک تحولی.

 

 

نتیجه‌گیری                                  

دیجیتال‌سازی به هیچ وجه عبارت جدیدی نمی‌باشد. مشاهده می‌شود که سازمان‌های بیشتری در حال توجه کردن به آن و مهم‌تر از آن، در حال کسب سودآوری از آن هستند. “سفری هزار مایلی، با یک گام شروع می‌شود”. فقط آغاز کنید و در نهایت به مقصد می‌رسید.

 

 

[۱] Applications

[۲] Subject Matter Expert