بعد از اینکه گردش کار خود را ایجاد کردید، ممکن است در درک کامل و بهینه بودن آنها مشکل داشته باشید. در حقیقت، این شک و تردید شایع تر از آن چیزی ست که تصور می‎کنید. به همین دلیل در این مطلب یک چک لیست گردش کار کاربردی و آسان ایجاد کرده ایم. کافی است فقط به ۸ سوال پاسخ دهید تا ببینید که آیا جریانهای فرآیندی شما به درستی ایجاد شده اند یا خیر. پس از آنکه گردش کار را ایجاد نمودید، بهتر است نحوه استفاده از چک لیست برای بهبود بخشیدن به آن را بدانید.

چگونه می توان از چک لیست گردش کار برای بهبود جریان فرآیند استفاده کرد

آیا رویداد اولیه ای تعیین کرده اید؟

ممکن است بدیهی به نظر برسد اما بدون این مرحله نمی توانیم یک چک لیست گردش کار ایجاد کنیم. چه چیزی فرآیند را آغاز خواهد کرد؟ آیا این موضوع روشن شده است؟

به عنوان مثال: در صورتی که مشتری درخواست کمک نماید، به راحتی می توان گفت که این فرآیند با تماس مشتری با Help Desk شرکت آغاز می شود اما این تماس می تواند یک ایمیل، یک تماس تلفنی، یک چت و حتی بسته به پلتفرمی که برای خدمات مشتری مورد استفاده قرار می‎گیرد، می‎تواند یک پست توییتری یا یک کامنت در یکی از شبکه های اجتماعی دیگر باشد.

همه اینها باید روشن باشند تا دست اندرکاران فرآیند از زمان شروع فرآیند مطلع شوند و بدانند که چه موقع به وظایف خود رسیدگی کنند.

آیا یک رویداد نهایی تعیین کرده ‎اید؟

چه چیزی واقعاً نشان می دهد که این سلسله از فعالیت ها به پایان رسیده اند؟ بیایید به مثال پاسخ دادن به تماس مشتری برگردیم. ممکن است این فرآیند به سادگی با حل سوال یا مشکل مشتری به پایان برسد. اما چگونه آن را نشان می دهید؟

آیا ایمیل حل مسئله همراه با یک نسخه برای ناظر به مشتری ارسال می شود؟ می‎تواند چنین باشد اما آیا این واقعاً پایان فرآیند است؟ به عنوان مثال، در برخی از شرکت ها، فرم نظرسنجی در مورد کیفیت خدمات مشتری ارسال می شود. بنابراین فرآیند با حل مشکل خاتمه نمی یابد بلکه با ارسال نظرسنجی (ترجیحاً بصورت آنلاین) پایان می یابد تا مشتری بتواند در مورد سرویس ارائه شده نظر بدهد. از این رو، فقط با دریافت پاسخ مناسب از سوی مشتریان فرآیند به اتمام خواهد رسید.

اگر افراد پاسخ ندهند چه؟ ممکن است راهی وجود داشته باشد که مشتری بگوید نمی خواهد پاسخی بدهد یا مهلتی در نظر گرفته شود که پس از آن نظرسنجی بدون پاسخ تلقی گردیده و فرآیند به طور کامل خاتمه یابد. بنابراین اطمینان حاصل کنید که گردش کاری که طراحی کرده اید تمام امکانات را برای مشخص کردن یک رویداد نهایی فراهم می کند.

آیا مسئولیت ها را تعریف کرده اید؟

غالباً فلوچارت ها و نمودارهای فرآیندی به گونه ای ترسیم میشوند که مشخص نیست مسئول این فعالیت ها چه کسانی هستند. این مورد در واقع بسیار رایجتر از آن است که شما فکر می کنید. البته خوشبختانه استاندارد BPMN2 از نماد مشخصی برای این موضوع استفاده می کند.

با دقت فکر کنید: چند بار یک فلوچارت با جریانی از فعالیت ها را دیده اید بدون اینکه اطلاعاتی وجود داشته باشد راجع به اینکه چه کسی مسئول آنها است؟ برای جلوگیری از این موضوع، زبان علامت گذاری BPMN از pool and lane استفاده می کند، تا این مسئله روشن گردد. روش دیگر برای تعریف مسئولیت ها از طریق ماتریس RACI است.

آیا مشخص است که مالک فرآیند چه کسی است؟

بسیار مهم است که بدانیم کدام شخص یا گروهی از افراد مسئول نظارت بر فرآیند و گزارش عملکرد آن هستند. به هرحال این فرآیند برای آنها ایجاد می شود! بنابراین کمک گرفتن از صاحب فرآیند در هنگام استفاده از چک لیست گردش کار می تواند یک ایده بسیار خوب باشد!

آیا تمام ورودی های فرآیند تعریف شده اند؟

رویداد اولیه را با ورودی های فرآیند اشتباه نگیرید. به عنوان مثال: فعالیتی در میانه فرآیند ممکن است به اطلاعاتی نیاز داشته باشد که از فرآیند دیگری دریافت می شود. برای اینکه گردش کار شما روان باشد، بسیار مهم است که تمام ورودی ها مشخص شوند تا افراد مسئول بتوانند آنها را بدون مشکل اجرا نمایند.

آیا چند شاخه شدن ها و تصمیم گیری ها واضح است؟

غالباً در طی یک فرآیند با تعریف شرایط خاص، جریان فعالیت را می‎توان به سمت دنباله ای از وظایف یا چیزهایی دیگر هدایت کرد. اطمینان حاصل کنید که این “درگاه ها” به خوبی مشخص شده اند و درک شرایطی که تعیین می کند کدام جریان را دنبال کنید، آسان است و بنابراین تصمیم گیری آسان خواهد بود.

آیا فرصت های بهبود فرایند شناسایی شده است؟

این مورد یک نکته کلیدی در چک لیست گردش کار است. از این گذشته، فرآیندها برای اجرای بهینه طراحی شده اند. یعنی: دارای کارایی، بهره وری و اثربخشی هستند. بررسی کنید که آیا تاخیرها، گلوگاه ها، اتلاف ها، مشکل در تبادل اطلاعات یا مسئولیت ها شناسایی شده و فعالیت هایی برای جلوگیری از آنها ایجاد شده است یا خیر. اگر این کار انجام نشده است، لازم است جریان را دوباره طراحی کرده و در جستجوی فرصت های بهبود فرآیند باشید.

آیا شاخص های عملکردی فرایند تعیین شده است؟

آخرین مورد از چک لیست بررسی گردش کار ما، بیشتر به ردیابی فرآیند مرتبط است تا به ایجاد گردش کار. اما مهم است که همیشه این نکته را در ذهن داشته باشید: بدون فکر کردن در مورد شاخص های عملکرد فرآیند، نمی توانید گردش کار ایجاد کنید. آنها به شما این امکان را می دهند که عملکرد را اندازه گیری نموده و ببینید آیا واقعاً فرآیند بهینه سازی شده است یا خیر. بنابراین با تجزیه و تحلیل این نتایج، واقعاً خواهید فهمید که آیا فرآیند به پیشرفت بیشتری نیاز دارد یا نه.

چک لیست گردش کار

در ادامه برای کمک به شما در بررسی گردش کار فرآیندتان، یک الگو برای چک لیست گردش کار ایجاد کرده ایم. کافی است لیست را بخوانید و بر اساس اینکه آیا درست انجام شده است یا نه، برای هر مورد بله یا خیر را علامت بزنید. مواردی که در قسمت بله تیک نخورده اند، باید مرتب شوند تا گردش کار بهتر شود. الگوی چک لیست گردش کار را بررسی کنید:

منبع: www.heflo.com