مقدمه
همانطورکه میدانید یکی از گام های مهم در چرخه مدیریت فرایند، فرایندنویسی یا ترسیم فرایندهای وضعیت موجود است. حتما این جمله مهم را شنیده اید که یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. پس بهتر است هنگام فرایندنویسی، بجای اینکه در مورد فرایندها متن بنویسیم، آنها را مدلسازی و ترسیم کنیم.
امروزه در مورد مدلسازی فرایندها شاید زیاد کلماتی مانند فلوچارت یا BPMN را شنیده باشید. اینها استانداردهایی هستند که با آنها می توان فرایندنویسی کرده و فرایندهای کسب و کار را مدلسازی کرد و احتمالا کارکرد هریک را نیز تا حدی بدانید اما بهتر است نقش هریک از این دو را به طور مجزا و کامل باهم بررسی نماییم و مشخص کنیم بهتر است از کدام یک از این استانداردها استفاده کرد.
سوالی که خیلی پرسیده می شود این است که این دو استاندارد با یکدیگر چه تفاوت ها و شباهت هایی دارند یا هردو برای ما یک کار انجام می دهند. پس بهتر است با ما در ادامه این مطلب همراه باشید تا توضیحات تکمیلتری در مورد اینکه فلوچارت بهتر است BPMN دستگیرتان شود.
فلوچارت چیست؟
شاید در ابتدای امر وقتی حرف از فلوچارت زده می شود، اولین کسانی که گوش هایشان تیز می شود برنامه نویسان باشد، زیرا آن ها در ابتدای امر کاری خود معمولا با اولین چیزی که آشنا می شوند همین منطق فلوچارت است. بهتر است قبل از اینکه فلوچارت را تعریف کنیم با معنی یک کلمه دیگر آشنا شویم و آن الگوریتم است.
الگوریتم چیست؟ الگوریتم، روشی گام به گام برای حل مسئله است.
حالا که الگوریتم را شناختیم ببینم فلوچارت یعنی چه؟
فلوچارت نمایشی گرافیکی از یک فرایند است و از مجموعه شکل‌های قراردادی تشکیل شده که به کمک آنها می‌توان دستورات را به ترتیب ترسیم نموده و روند یک الگوریتم را ساده‌سازی کرد.
پس حالا که با مفهوم کلی فلوچارت آشنا شدیم بهتر است با این اشکال گرافیکی هم آشنا شویم:
فلوچارت ها معمولا دارای ۴ نماد اصلی زیر هستند:
۱- بیضی یا دایره: شروع و پایان
۲- مستطیل: وظیفه
۳- لوزی: تصمیم
۴- متواضی الاضلاع: ورودی و خروجی
همانطور که اشاره شد، فلوچارت از نمادهای خیلی ساده و اولیه برای ترسیم مدل های فرایندی استفاده میکند ولی برخی از فرایندها هستند که خیلی هم ساده نیستند و کمی پیچیدگی و اما و اگر دارند. نگران نباشید، این پیچیدگی ها به حدی نیست که شما را دچار دردسر کند ولی قطعا برای فرایندنویسی لازم و ضروری است.
خوب حالا آیا با این موارد امکان رسم یک مدل فرآیندی با پیچیدگی های خاص خود امکانپذیر است؟
البته ممکن است خیلی ها اعلام کنند باتوجه به سادگی و کم تعداد بودن المان ها خوب کار خیلی راحتتر است ولی باید به شما بگوییم که همیشه مواردی که خیلی هم ساده هستند ممکن است راه گشای کار ما نباشند.
پس اجازه بدهید خیلی زود قضاوت نکنیم و باهم کمی در مورد BPMN صحبت کنیم و ببینیم که این زبان مدلسازی چه حرف هایی برای گفتن دارد.
BPMN چیست؟
ابتدا باید بدانیم BPMN مخفف چیست؟ BPMN مخفف عبارت Business Process Model & Notation و به معنی مجموعه‌ای از علائم، نشانه‌ها و شیوه‌های استاندارد برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار است.
این استاندارد می‌تواند به وسیله تبدیل پیچیده‌ترین فرآیندها به اشکال و نمودارهای قابل درک، یک فهم مشترک و عمومی در کسب و کار ایجاد کند.
گفتنی است BPMN یک زبان مدلسازی استاندارد است که در تمام دنیا و تمام مدلسازان از آن استفاده می کنند. در واقع تمام کسب و کارهی خوب دنیا برای فرایندنویسی از این استاندارد بجای فلوچارت استفاده می کنند. پس بگذارید یک نکته جالبتر خدمتتان بگویم و آن این است که این زبان توسط بسیاری از نرم افزارهایی که مدلسازان از آن استفاده می کنند قابل درک است.
بنظر شما جالب نیست؟
حال بیاید باهم تعدادی از پرکاربردترین علائم استاندارد BPMN را بررسی کنیم تا بقدرت آن پی ببریم.
۱- خطوط شناوری:
خطوط شناوری ظرف های گرافیکی هستند که نماینده شرکت کنندگان در یک فرایند هستند.
قطعا همچین علائمی را در فلوچارت مشاهده نخواهید کرد.
نماد دیگر مورد استفاده در این بخش Lane است.
یک Lane برای جدا کردن فعالیتهایی است که به یک نقش یا واحد خاص در سازمان مربوط میشود، به کار میرود و معمولاً بیانگر نقشهای سازمانی هستند.
این موارد میتوانند جزء lane ها باشند:
- واحدهای سازمانی
- پستهای سازمانی
- نقشهای سازمانی
۲- عناصر جریان:
عناصر جریان عناصری هستند که به یکدیگر متصل می‌شوند و گردش کار کسب‌وکار را تشکیل می‌دهند. عناصر جریان عناصر اولیه‌ای هستند که رفتار یک فرآیند را مشخص می‌کنند.
در این مطلب می توانید در مورد هر یک از موارد گفته شده توضیحات تکمیل تری را مشاهده نمایید.
صفر تا ۱۰۰ مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN
۳- عناصر ارتباط دهنده:
عناصر جریان جدا نیستند، بلکه به منظور ایجاد جریان به هم متصل هستند. ارتباط دهنده‌هایی که اشیاء جریان را به هم متصل می‌کنند، عناصر ارتباط دهنده‌ن امیده می‌شوند.
۴- داده ها:
داده‌ها عمدتا اطلاعاتی هستند که هنگام اجرای یک فرآیند کسب‌وکار مورد نیاز یا تولید می‌شوند.
حالا که با تعدادی از این عناصر آشنا شدید میخواهیم مطلب مهمتری را باهم بررسی کنیم.
در بندهای فوق یادتان هست که برای شروع در فلوچارت ما فقط یک نماد که بصورت بیضی یا دایره داشتیم؟
خوب این نماد فقط به ما نشان میداد که فرآیند ما شروع یا پایان یافته ولی در BPMN برای شروع یا پایان های متفاوت علائم بسیاری وجود دارد که باعث می شود علاوه بر زیبایی که یک وجهه کار است بصورت کاملا فنی بتوانیم حرفمان را به همان برنامه نویسان برسانیم تا با دیدن فقط یک شکل تمام موضوع را متوجه شوند. به تصویر پایین دقت کنید.
این علائم بالا فقط همان دایره و یا بیضی شروع فلوچارت است، حالا متوجه شدید چقدر تفاوت بین این دو وجود دارد؟
پس بیایید باهم کمی از مزایای این زبان شیرین مدلسازی صحبت کنیم:
۱- با استاندارد BPMN می‌توانید تعاملات نرم افزار با جهان بیرونی را مدلسازی کنید. جهان خارجی می‌تواند یک کاربر، یک ماشین و یا یک سیستم نرم افزاری باشد.
۲- با BPMN، صاحبان کسب و کارها میتوانند مباحث مدنظر خود را به سادگی اما با دقت بالا تعریف کنند.
۳- با BPMN امکان محاسبه دقیق‌تر در نقاط تصمیم‌گیری فرآیند، به سادگی فراهم میشود.
۴- در این سیستم، مدل‌های تصویری، با سرعت و به سادگی به داخل نرم افزاری که اجرای فرآیندها را بر عهده دارد، منتقل میشود.
۵- نمودارهای تولید شده با این استناندارد در نرم افزارهای BPMS، برای افراد درگیر در کسب و کار به کدهای XML قابل تبدیل است. به این ترتیب به وسیله نرم افزارهای BPMS یا WorkFlow قابل استفاده است. این ویژگی مهم‌ترین مزیت سیستم BPMN به حساب می‌آید.
و نکات بسیار زیادی هست که اگر بخواهیم از مزایای این زبان مدلسازی صحبت کنیم باید ساعت ها در موردش حرف بزنیم.
پس این بحث را در اینجا خاتمه می دهیم و به همه شما عزیزان می گوییم که کار حرفه ای باید با ابزار حرفه ای خودش انجام شود، شاید ابزارهایی وجود داشته باشند که خیلی ساده تر و راحتتر باشند ولی صرفا دلیل نمی شود که ما به دنبال ابزارهای تخصصی آن نرویم. پس حتما فرایندهای سازمان و کسب و کار خود را با استاندارد BPMN مدلسازی کنید.
در این مطلب می توانید در مورد هر یک از موارد گفته شده توضیحات تکمیل تری را مشاهده نمایید.
صفر تا ۱۰۰ مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN