۴۴۳۳۶۸۹۵ - ۰۲۱

در این پادکست به موضوع مهم “به اتوماسیون اداری نه بگوییم” می پردازیم. ماهیت اصلی سیستمهای اتوماسیون اداری و سیستمهای گردش مکاتباب،گردش نامه در سازمان است یعنی موجودیت اصلی اطلاعاتی که در سیستمهای اتوماسیون اداری گردش پیدا می کند نامه است. نامه هم با توجه به اینکه استاندارد نیست و فرمت بازی دارد امکان کنترل کمتری را برای ما فراهم می کند و همچنین از محتویات نامه ها نمی توانیم پردازش های خوبی داشته باشیم و گزارشات مورد نظرمون را تهیه کنیم. برای مثال فرض کنیم در شرکتی درخواست کالا را در نامه می زنیم. صد نفر درخواست کالا ثبت کردند. مدیر عامل دستور می دهد به من گزارشی بدهید از درخواست کالاهایی که در شش ماهه گذشته به تفکیک واحد سازمانی ثبت شده است و می خواهم بدانم پیک درخواست کی بوده؟ کدام واحد بیشترین درخواست ها را داشته؟ و درخواست های هر واحد بیشتر حول چه اقلامی دور می زنه؟

قاعدتاً تهیه این گزارش از دل نامه و اتوماسیون اداری کار بسیار سختی است. در حالی که ما باید سعی کنیم گردش اطلاعات سازمان را استاندارد کنیم . استاندارد سازی گردش اطلاعات سازمان معمولا از طریق فرمها و چک لیستها انجام می شود. یعنی باید فرایندهایی که به صورت روتین انجام می شود را شناسایی کنیم و اینها را به فرم و چک لیست تبدیل کنیم و اجازه ندهیم نامه در بدنه سازمان ما رسوخ کند چون استاندارد نیست.

وقتی نامه ای در اتوماسیون اداری به جریان می افتد اصولا فرمت و مسیر از پیش تعریف شده ای را برای نامه نداریم. امکان دارد کاربر نامه را اشتباها به شخص دیگری ارجاع دهد و تا وقتی که مشخص شود این اشتباهم شده و اشتباه برطرف شود زمان زیادی از دست رفته است. در حالی که فرمها در دل فرایندهای سازمان مستقر می شوند و فرمها و فرایندهای سازمانی با هم گره خواهند خورد و هر فرمی که در سازمان طی می شود و مخصوصا اگر این فرم به صورت مکانیزه گردش پیدا کند از حیث پردازش و گزارش گیری قابل مقایسه با نامه نیست.

تعجب می کنم از شرکت های کوچکی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنند حتی شرکتهایی با سایز ۵۰۰ تا ۲۰۰۰ نفر باید گردش اطلاعات خود را از قالب نامه خارج کنند و به قالبهای استانداری مثل فرم واگذار کنند. نکته مهمی که وجود دارد این است که ما می توانیم به راحتی فرمها و فرایندهای سازمان را از طریق BPMS مکانیزه کنیم با حداقل زمان ممکن که تک تک این فیلدها قابل گزارش گیری و پایش هستند.

پس بیاییم چند کار اصلی انجام دهیم گردش اطلاعات در قالب نامه را به گردش اطلاعات در قالب فرم تبدیل کنیم و از اتوماسیون اداری شیفت دهیم به سمت سیستم های هوشمند تر، شفاف تر و قابل پایش.

متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

مشاهده
تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .