صفر تا صد مهارت های انجام مصاحبه مدلسازی فرایند- بخش دوم
یکبار تعداد فرایندهایی که مدل کرده ام را حساب می کردم. به عدد تقریباً ۱۵۰۰ فرایند رسیدم. این نکته را در نظر بگیرید که یک سازمان متوسط با تعداد پرسنل ۲۰۰۰ نفر، حدوداً بین ۱۰۰ تا ۱۵۰ فرایند دارد.
مدت ها بود که میخواستم تجربیات حاصل از مدلسازی این ۱۵۰۰ فرایند را با شما در میان بگذارم منتها محدودیت زمان و البته تبلی این اجازه را نمیداد. حالا عزم خود را جزم کردم تا حتما این مطالب را برای شما به رشته تحریر در بیاورم. امیدوارم که با مطالعه و تفکر بر روی این مطالب بتوانید به بهترین کیفیت فرایندهای سازمان موردنظر خود را مدلسازی کنید.
مدلسازی تقریباً به عنوان اولین فازهای مدیریت فرایند از اهمیت بسیاری برخوردار است. در نتیجه پس از اینکه در جلسه مصاحبه در مورد مزایای مدیریت فرایند صحبت کردید، باید به مصاحبه شونده بگویید که مدیریت فرایند طی چه فازها و مراحلی انجام خواهد شد و مدلسازی جزء فازهای اول و مهم مدیریت فرایند است.
اهمیت و مزایای مدلسازی فرایند چیست؟
پیش از خواندن ادامه مطلب ۵ مزیت مدلسازی را بگویید.
اگر نتوانید حداقل ۵ مزیت در مورد مدلسازی فرایند ذکر کنید، چطور در جلسه مصاحبه خواهید توانست مصاحبه شنوده را که معمولاً گارد بسته ای در برابر شما دارد وادار کنید اطلاعات صحیح و کامل در مورد فرایندهاش به شما بگوید.
احتمالاً در مطالب جداگانه ای در مورد مزیت های مدلسازی فرایند صحبت کنیم منتها به صورت تیتروار برخی از مزایای این کار را اشاره خواهم کرد.
- یک تصویر شفاف تر از هزار کلمه است
- کمک به شناسایی وضع موجود
- ایجاد شفافیت و تفاهم بین ذینفعان
- مدل های فرایندی یک ابزار کمک آموزشی خوب میتوانند باشند.
- کمک به ارباب رجوع و مشتریان به عنوان راهنمای مناسب جهت تشخیص گردش کار در سازمان که تا حدودی مانع از سرگردانی آنها در راهروها خواهد شد.
- مدل های فرایندی باعث ثبت دانش در مورد روند انجام کارها خواهد شد.
- مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب و رفرنس مدل ها
- شبیه سازی فرایند- قاعدتاً تا قبل از مدلسازی امکان شبیه سازی فرایندها وجود ندارد.
- به عنوان ابزار پایه جهت شناسایی فرصت‌های اساسی برای بهبود فرآیند
البته که گفتن همه این موارد و بسیاری موارد دیگر که در بالا اشاره نشده، قطعاً ضروری نیست منتها خوب گفتن و بیان شیوا در مورد یکی دو نمونه از مزایای فوق از اهمیت بالایی برخوردار است. مثل موردی که در مطلب قبل توضیح دادیم یعنی مزایای مدیریت فرایند، گفتنی که از روی اعتقاد قبلی تان نبوده و آنرا بطور ملموس حس نکرده اید، اثر چندانی نخواهد داشت.
باید حتماً به این قضیه دقت کنید که مخاطب شما یک انسان است و از شعور و قدرت فکر برخوردار است و میتواند صحبت های شما را انالیز کرده و مواردی که را خوانده اید و در حال بازگو کردن آن هستید از مواردی که به آنها اعتقاد دارید تشخیص دهید.
دوستان عزیز توجه کنید، درست است برخی از این نکات را در فاز فرهنگ سازی و پیش از آغاز رسمی پروژه مدیریت و مدلسازی فرایند از طرق مختلف از جمله برگزاری سمینار فرهنگ سازی به بدنه سازمان و مدیران گوشزد کرده ایم و همانطور که گفتیم فرهنگ سازی از نظر ما مهم ترین فاز مدیریت فرایند خصوصاً در سازمان های کشور ماست، منتها اولاً به احتمال زیاد خیلی از آن مطالب را از یاد برده اند و ثانیاً اثر مطرح کردن این مباحث در قالب یک جلسه خصوصی و رودر رو با مصاحبه شنوده با القای حس مهم بودن ایشان در این پروژه اثربخشی مضاعفی خواهد داشت.
همچنین میتوانید مطلب بالا را بصورت صوتی نیز گوش دهید:
نوشته محمد رمضانی