آماده سازی های قبل از مصاحبه- بخش ششم
پیش از برگزاری جلسات مصاحبه مدلسازی فرایند، باید اقدامات مختلف آماده سازی توسط تیم مدیریت فرایند صورت پذیرد. در این مطلب و مطلب بعدی در نظر داریم برخی از این مهم ترین اقدامات را مورد بررسی قرار دهیم.
همانطور که در مطلب قبلی ذکر شد، جنس مصاحبه مدلسازی فرایند از نوع مصاحبه بسته است. در این نوع جلسات معمولاً پیش از جلسه سئوالاتی را که قصد دارند در جلسه مطرح کنند در قالب چک لیست طراحی خواهند کرد و در جلسه فقط در مورد پرسیدن سئوالات از قبل طراحی شده و گرفتن پاسخ آنها تمرکز میکنند. شناسنامه فرایندی در مدلسازی حکم این چک لیست را دارد.
طراحی شناسنامه فرایندی یکی از مهم ترین اقداماتی است که باید مدت ها پیش از جلسات مصاحبه مدلسازی فرایند انجام دهید.
مدلسازی تنها محدود به ترسیم تعدادی نمودار مثلا با استاندارد BPMN نخواهد بود و باید اطلاعات مختلفی در مورد فرایند از مصاحبه شوندگان دریافت نمود که در فازهای بعد از جمله پیاده سازی یا اجرای فرایند به کار خواهد آمد. خوراک فازهای بعدی پروژه مدیریت فرایند از جمله پایش و تحلیل از همین مصاحبه ها استخراج خواهد شد. حال اگر از ابتدا ندانیم که به چه ورودی هایی در فاز های بعدی پروژه احتیاج داریم و یا فقط گردش کارهای فرایند مورد نظر را استخراج کنیم در فازهای بعدی به مشکل خواهیم خورد.
برخی از مهم ترین اطلاعاتی که باید در شناسنامه های فرایندی گنجانده شود عبارتند از:
- هدف فرایند
- فرمت ها و سرفصل های اطلاعاتی مورد استفاده در فرایند شامل فرم ها، چک لیستها و غیره
- قوانین و مقررات تاثیرگذار در فرایند
- تواتر انجام فرایند
- ورودی های فرایند
- خروجی های فرایند
- شاخص های کلیدی عملکرد فرایند
- نقاظ ضعف، مشکلات و خلاء های فرایند
- منابع مورد استفاده در اجرای فرایند
- مجریان و صاحب فرایند
- ایده‌های بهبود فرایند
- محرک فرایند
- نتیجه فرایند
- نحوه انجام فرایند از بعد مکانیزاسیون فرایند
- و….
شناسنامه فرایند برای مصاحبه کننده (تحلیلگر فرایند) مثل چک لیست پرواز برای خلبان پیش از پرواز نقش هدایت کننده و تسهیلگر را ایفا خواهد کرد. بدین معنی که با توجه به شرایط جوی حاکم احتمال اینکه تحلیلگر فرایند نتواند همه سوال هایی که باید از مصاحبه شنوده بپرسد را در طول ۲-۳ ساعت زمان مصاحبه بخاطر بسپارد و با مراجعه به این چک لیست میتواند به خاطر آورد که چه سئوالاتی باید از مصاحبه شنوده پرسیده شود.
چنانچه این چک لیست در اختیار وی نباشد بخشی از ذهن مصاحبه کننده دائم درگیر این موضوع است که نکند چیزی را از قلم انداخته و مجبور به مصاحبه مجدد شود. هماهنگی جهت تعیین وقت مصاحبه دوم امری زمانبر بوده و تاثیر روانی ناخوشایندی بر مصاحبه شونده خواهد گذاشت.
نکته بسیار مهم دیگر اینکه پس از طراحی چک لیست (شناسنامه فرایند) در مراحل ابتدایی و پیش از آغاز جلسات مصاحبه بابت مدلسازی فرایند، باید آنرا به تک تک اعضاء تیم مدلسازی به بهترین و کامل ترین وجه ممکن آموزش داد. همه اعضاء تیم مدلسازی باید به زبان مشترک در مورد شناسنامه برسند. در بسیاری موارد یک راهنما جهت تکمیل شناسنامه تهیه میشود و در اختیار اعضاء قرار می گیرد. پس تسلط بر روی قسمت های مختلف شناسنامه فرایندی از دیگر نکات بسیار مهم پیش از آغاز مصاحبه است.
جهت مشاهده اطلاعات در مورد محصول مربوط به شناسنامه فرایندی+راهنمای تکمیل آن که یک سند بسیار کامل و جامع است، به این صفحه مراجعه نمایید.