اتوماسیون اداری (سیستم گردش مکاتبات)، عامل تولید تکراری اطلاعات

یکی از مشکلات اساسی مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها، تولید اطلاعات تکراری در قسمت‌های مختلف سازمان است. تولید موازی اطلاعات علاوه بر اینکه سبب افزایش بی‌مورد حجم اطلاعات در سازمان می‌شود، صحت اطلاعات موجود را نیز زیر سوال می‌برد.

در واقع کافی است به هر دلیلی اطلاعات مشابه تولید شده توسط بخش‌های مختلف سازمان با هم یکسان نباشد، در این صورت هیچ‌یک از اطلاعات نمی‌تواند مورد اعتماد و استفاده قرار گیرد. این موضوع زمانی به معضل تبدیل شده که می‌بایست داده‌های قسمت‌های مختلف سازمان یکپارچه شود. در چنین حالتی این سوال مطرح می شود که «کدام منبع معتبرتر است؟».

همانطور که بارها ذکر شده است فرمت اصلی و بستر اصلی گردش اطلاعات در اتوماسیون اداری یا به عبارت بهتر سیستم گردش مکاتبات، نامه است. در سیستم های اتوماسیون اداری (سیستم گردش مکاتبات) به دلیل اینکه امکان اعمال کنترل چندانی بر روی نامه ها وجود ندارد، امکان تولید تکراری اطلاعات بسیار محتمل است. یعنی هر شخص هر محتوایی را که خواست در یک فضای بدون کنترل تولید میکند و چه بسا مشابه آن اطلاعات توسط افراد دیگری نیز تولید شود.

قاعدتا دلیل این امر نیز بسیار ساده است. زیرا هر نامه بصورت یک تصویر در پایگاه داده سیستم اتوماسیون اداری ذخیره خواهد شد. طبیعتاً امکان هوشمندسازی یک تصویر امری دور از ذهن است. البته از طریق تکنولوژی هایی مثل پردازش تصویر این امر تا حدودی در دنیا محقق شده است ولی این تکنولوزی ها از زبان فارسی پشتیبانی نکرده و هیچ یک از سیستم های اتوماسیون اداری از این قابلیت برخوردار نیست.

عکس این موضوع در فرم ها صادق است. یعنی فرم های مکانیزه بر خلاف نامه ها دارای اصول و چارچوب هستند و امکان درج کنترل های موردنظر بر روی آنها کاملاً وجود دارد که این موضوع میتواند از تولید تکراری اطلاعات جلوگیری نماید.

البته درنظر داشته باشید که برخی سیستم های اتوماسیون اداری یا گردش مکاتبات به مواردی مثل فرم ساز یا سیستم های گردش کار مجهز شده اند. باید این موضوع را در نظر داشته باشید که فرم سازها یا سیستم های گردش کار واقع نسل قدیم سیستم های BPMS هستند و هرکاری از طریق فرم سازها انجام می شود در حد اعلاء و با کیفیت و اثربخشی بسیار بالاتری در نرم افزارهای BPMS قابل انجام است. دقیقاً مثل گوشی های تلفن همراه ۱۵ سال قبل که با گوشی های هوشمند تلفن همراه فعلی قابل مقایسه نیستند.

دقت کنید، اگر بر روی قابلیت هایی مثل فرم سازی و گردش کار زیاد مانور داده می شود، خود گواه اهمیت بالای نرم افزارهای BPMS است که اینها (فرم سازها و گردش کارها) مقیاس بسیار کوچکتری از سیستم های BPMS هستند.

بر تک تک ما متخصصین حوزه مدیریت فرایند ضروری تا با درک مشکلاتی که سیستم های اتوماسیون اداری برای شرکت ها و سازمان های ما خواهند آورد، سایرین را از این موضوع مطلع نماییم. اگر سیستم های اتوماسیون اداری تاثیری در کارایی سازمان ها داشتند، قطعاً بسیاری از سازمان ها سال ها است که از سیستم های اتوماسیون اداری استفاده میکنند در حالیکه اتفاق خاصی را در این سازمان های بی خاصیت شاهد نیستیم.

البته این را هم بگوییم که هدف ما از ارائه این مطالب این نیست که به کلی بگوییم اتوماسیون اداری نرم افزار بدی است بلکه برای بسیاری شرکت ها تا سایز متوسط (تا حدود ۲-۳ هزار پرسنل) گزینه های بسیار مناسب تری وجود دارند. چه بسا این نرم افزارها تاثیر مثبتی در سازمان های بزرگ گذاشته و برای سایرین تاثیرات شان ناخوشایند باشد.

در مورد گزینه های بهتر برای سازمان ها و شرکت های کوچک نسبت به اتوماسیون اداری در مطالب بعدی صحبت خواهیم کرد.