فرایندکاوی چیست و پیش نیازهای آن کدام اند؟
فرایند کاوی یک تکنیک و یک ابزار کمکی برای بازسازی فرایندهای کسب‌وکار از رویدادهای ثبت شده در یک سیستم اطلاعاتی است. فرایند کاوی یکی از رشته های تحقیقاتی جدید می باشد که مابین داده کاوی از یک طرف و مدل کردن فرآیندها و تحلیل آنها از طرف دیگر قرار گرفته شده است. ایده اصلی درفرآیند کاوی کشف (discovery)، نظارت (conformance checking) و بهبود و ارتقاء فرآیندها (enhancement) با استفاده از استخراج دانش از گزارشات رویداد (event logs) سیستم های جاری می باشد.
امروزه به لطف وجود اینترنت و رشد گسترده سیستم های نرم افزاری، فرآیندهای مدرن بیش از هر زمان دیگری پیچیده تر، پویاتر و بهم پیوسته تر شده اند. علاوه بر اینکه کل عملکردهای کسب و کار مجازی و غیرمتمرکز شده اند، فرآیندها نیز بسیار نامرئیتر هستند. چنین فرآیندهایی اغلب زیر لایه هایی از پیچیدگی حاصل از رشد و تغییر سازمانی مدفون باقی میمانند. راه حلهایی مانند فرآیند کاوی، شیوهای برای از میان برداشتن این به اصطلاح رسوبات فرآیندی و گشودن درهایی به سوی تعالی فرآیند واقعی ارائه میکنند.
تعریف فوق تقریباً جزء تعریف های عمومی از فرایندکاوری است که همه بر روی ان اتفاق نظر دارند. حال در تعریف فرایندکاوی که در بالا اشاره شد به دو نکته توجه کنید:
- استخراج دانش از گزارشات رویداد (event logs)
- یک ابزار کمکی برای بازسازی فرایندهای کسب‌وکار از رویدادهای ثبت شده در یک سیستم اطلاعاتی است.
پس به راحتی میتوان استنباط کرد که هدف از فرایند کاوی، طراحی مدل قابل اجرا نیست، بلکه اسناد دقیق و جامع و تحلیل فرایندهای موجود است. بله فرایندهای موجود. منظور فرایندهایی که مدل شده و در حال اجرا هستند.
این مطلب مهم را هم بخوانید: صفر تا صد فرایندکاوی
فرایندکاوی چگونه به ما کمک می کند؟
فرآیند کاوی از داده های سیستمی برای تولید و تجسم یک مدل فرآیند استفاده می‌کند، که شامل نقشه فرآیند، تعاملات میان کاربران، مسیرهای مختلفی که برای انجام هر فرآیند طی شده و معیارهای مربوطه میباشد. تجزیه و تحلیل مدل های فرآیند شفافیت کامل را در مورد کاری که انجام شده است فراهم می‌کند و میتواند به تقویت درک کاربران کسب و کار از یک فرآیند با استفاده از شناسایی ناکارآمدی ها و کشف مسیرهای قبلی و ناشناخته فرآیند، کمک نماید.
فرآیند کاوی از شناسایی همه تغییرات و انحرافات در یک فرآیند گرفته تا کشف تنگناها، تاخیرها، محرکهای هزینه و سایر ناکارآمدی ها، به سازمانها در کشف پیچیدگی فرآیندها کمک می‌کند. وقتی نوبت به بهینه سازی، طراحی مجدد یا خودکار سازی یک فرآیند میرسد، درک و شناخت مناسب از فرآیند میتواند به هدف گیری دقیق KPI و تجزیه و تحلیل دلایل اصلی ناکارآمدی فرآیند کمک کند.
چرا کارشناسان مدیریت فرآیند بایستی فرآیندکاوی یادبگیرند؟
سازمانی که دغدغه برآورد‌ه کردن نیازهای مشتریان و عملکردی مطلوب را دارد باید در چرخه عمر فرآیندهای عملیاتی خود شفافیت بالایی داشته باشد. یک فرآیند با اهداف خاص و انتظارات عملکرد مشخصی اجرا میشود. زمانی که این فرآیندها از استراتژی‌های سازمان پشتیبانی نمی‌کنند باید دستخوش یک سری اصلاحات شوند. در این حالت فرآیند عملیاتی پایش و ارزیابی میشود و عملکرد آن مورد سنجش قرار می‌گیرد. بر اساس این ارزیابی فرآیند مذکور ممکن است از جنبه‌های مشخصی تغییر کند. این تغییرات منجر به یک فرآیند بهینه‌سازی شده میشود که پیاده سازی خواهند شد و به همین ترتیب چرخه مجددا اجرا می‌گردد. نظارت بر فرآیند در حال اجرا، اندازه گیری، ارزیابی آن در برابر استراتژی سازمان، طراحی نسخه بهینه و اجرای مجدد آن. این اساس چرخه حیات مدیریت فرآیند است.
فرآیند کاوی مزایای متعددی را در طول مراحل مختلف چرخه عمر مدیریت فرآیند سنتی ارائه می دهد. مزایای ایجاد شده توسط فرآیندکاوی به قدری پراهمیت و قابل توجه است که میتوان گفت فرآیندکاوی به جز جدایی ناپذیر از چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار تبدیل شده است. از این رو کارشناسان مدیریت فرآیند بایستی بدانند که در کدام قسمت چرخه مدیریت فرآیند قابلیت‌های فرآیندکاوی چه کمکی به حل چالش‌های مدیریت فرآیند سنتی خواهد کرد.
فرآیند کاوی در مرحله مدل سازی فرآیند (کشف فرآیند)
چندین تکنیک به طور سنتی برای مدل‌سازی فرآیندها استفاده می شود. چالش کلیدی برای تحلیلگران فرآیند کسب و کار در کشف فرآیند واقعی آنگونه که هست (As-is process) نهفته است. با فرآیند کاوی، داده های ثبت شده یک فرآیند در مراحل مختلف که در سیستم‌های اطلاعاتی نظیر ERP، CRM.و … ثبت شده مورد بررسی قرار می‌گیرد و مدل فرآیندی بر اساس این اطلاعات ایجاد می شود. . در پایان اینکار، مدل فرآیندی یواضح و کامل خواهد بود و هیچ اعتبارسنجی یا کارگاهی مورد نیاز نیست زیرا این یک مدل مبتنی بر واقعیت است.
فرآیندکاوی در مرحله بازطراحی فرآیندها
داده‌های جمع‌آوری‌شده در طول کشف فرآیند و داده‌های تاریخی اطلاعات غنی را برای مرحله بازطراحی فراهم میکنند. فراوانی مسیرهای مختلف طی شده در یک فرآیند، زمان توان عملیاتی در این مسیرهای مختلف، خطاها، گلوگاه‌ها و سایر اطلاعات مربوطه از قابلیت کشف در مرحله قبل در دسترس است. حال، زمان آن رسیده است که تحلیلگران فرآیند کسب و کار به بینش هایی دست یابند – چه تغییراتی و کجا مورد نیاز است. نسخه جدید فرآیند را می توان برای چندین سناریو طراحی و آزمایش کرد و سودمندترین نسخه برای پیاده سازی انتخاب می شود.
فرآیندکاوی در مرحله پیاده‌سازی
پیاده سازی هر چیز جدید در یک سازمان شامل افراد می شود و بنابراین نیاز به رهبری قوی و ارتباطات شفاف همراه با آموزش ها و رویکرد تغییر مشخص دارد. این مرحله تحت تأثیر فرآیند کاوی قرار نمی‌گیرد، اما مهم است که در حین اجرا، معیارهای عملکرد فرآیند درک و توافق شود، و مکانیسم بررسی داده‌ها طراحی شود تا امکان فرآیندکاوی در سایر مراحل را فراهم کند.
فرآیندکاوی در مرحله اجرا و پایش
پایش قابلیت اصلی فرآیند کاوی است. انتظار می رود که فرآیند اجرا شده برای بهترین نتایج ممکن را در عمل ایجاد کند. در چرخه عمر BPM سنتی، فعالیت ویژه ای برای تحلیلگران فرآیند کسب و کار وجود دارد تا اطلاعات فرآیند را استخراج کنند، KPI ها را محاسبه کنند و این اطلاعات را در قالب های ایده آل برای ارزیابی رهبر تیم قرار دهند. با این حال، با هوشمندی فرآیند کاوی، سیستم داده ها را به محض تولید در طول اجرای فرآیند بیرون می کشد. دو مزیت کلیدی به راحتی مشاهده می شود:
- عدم نیاز به صرف زمان برای جمع آوری و محاسبه KPI ها 2
- . داده های در زمان واقعی KPI ها را تغذیه می کنند، بنابراین رفتارهای خارج از مسیر را می توان به سرعت شناسایی و اصلاح کرد.
فرآیندکاوی برای استراتژی
تغییرات در دنیای کسب و کار پویا اجتناب ناپذیر است. شفافیت کامل برای سازمانها مهم است تا به سرعت نیاز به تغییر را شناسایی کنند و شروع به فعالیت نمایند. با اجرای فناوری فرآیند کاوی، رفتارهای خارج از قاعده به محض وقوع شناسایی می شوند و به تحلیلگران کسب و کار بینش مهمی برای تسریع در تصمیم گیری استراتژیک ارائه می دهند. ناکارآمدی‌ها، آسیب‌پذیری‌ها، انحرافات و گلوگاه‌ها با فرآیند کاوی آشکار میشوند. برای توانمندسازی پالایش فرآیند، این فناوری همچنین امکان پیاده‌سازی فناوری‌های دیگری مانند یادگیری ماشین و هوش مصنوعی را فراهم می‌کند – آنها می‌توانند در راس اجرای فرآیند برای شناسایی مشکلات احتمالی قبل از وقوع عمل کنند و به طور فعال عمل کنند، که منجر به بهره‌وری، اجرای یکپارچه فرآیند میشود.
چرخه فرایندکاوی
چرخه فرآیند کاوی، موارد مختلفی را که برای رسیدن به بلوغ فرآیند لازم است به طور خلاصه بیان می‌کند و سطحی از درک و فهم سازمانی را به ارمغان میآورد که شفافیت و بینش لازم را به سازمان داده و آن را مهیای مقیاس بندی خواهد نمود. پنج مرحله اصلی برای این چرخه وجود دارد که در فصل های آینده با جزئیات بیشتر شرح خواهیم داد. این مراحل عبارتند از:
- ضبط فرآیند
- کاوش فرآیند
- تجزیه و تحلیل فرآیند
- ارتقاء فرآیند
- نظارت بر فرآیند
ضبط فرایند
یکی از نقاط قوت اصلی فرآیند کاوی این است که کاربران را از ذهنیت و حدس و گمان در مورد نحوه عملکرد فرآیند دور می‌کند. به جای حدس و گمان، داده های عینی و واقعی از داخل خود فرآیند جمع آوری میشوند. به همین دلیل است که تمام ابزارهای موجود در فضای فرآیند کاوی باید در زمینه ویژگی ضبط فرآیند قدرتمند باشند.
ضبط فرآیند، مجموعه ای از داده های فرآیند است که به کمک آن کاری که در شرکت در حال انجام است درک میشود. این مجموعه شامل اقدامات کاربران دیجیتالی یا غیر دیجیتالی (که خود شامل کلیک کردن است)، تعاملات سیستم ها و انتقال داده‌ها است. یک فرآیند دیجیتالی میتواند توسط یک رکورد الکترونیکی به روز شود، که شامل نوعی ردیابی دیجیتالی مانند نام رکورد، ویرایش و زمان است. هر فرآیند غیر دیجیتالی شامل اقداماتی است که در سیستم IT ذخیره نشده یا ثبت نشده اند، مانند بازیابی سند کاغذی توسط یک همکار. فرآیند کاوی صرفا با اقداماتی سر و کار دارد که به نوعی دیجیتالی میشوند. بنابراین اگر هیچ ردیابی دیجیتالی وجود نداشته باشد، فرآیند یا نیاز دارد دیجیتالی شود و یا اینکه باید به صورت دستی ضبط شود.
دو زیر مجموعه ی ابزار صنعتی، یعنی ابزارهای فرآیند کاوی و ابزارهای کشف فرآیند، در نحوه ثبت و ضبط داده ها با هم تفاوت دارند. ابزار فرآیند کاوی بر اساس استخراج لاگهای مربوط به رویدادها و ابزار کشف فرآیند بر مبنای دید کامپیوتری استوار هستند.
معرفی ۳ نرم افزار مهم در فرایندکاوی
ProM
ProM یک نرم افزار قابل توسعه است که طیف گسترده ای از تکنیک های استخراج فرآیند را به صورت پلاگین پشتیبانی می‌کند. این نرم افزار مستقل از سیستم عامل است که در جاوا نصب و اجرا میشود که می‌توانید به صورت رایگان آنرا دانلود و نصب نمایید. ProM فرآیندهای سازمان را در زمان واقعی کنترل و تجزیه و تحلیل می‌کند.
نسخه‌های مختلفی از ProM وجود دارد، از جمله ProM Lite ، ProM ، ProM 6 ، RapidProM و .ProM 5.2
شرکت‌ها می‌توانند از نسخه‌های Lite یا نسخه‌های قدیمی آن برای سازمان خود استفاده کنند. به عنوان یک ابزار Open Source، شرکت‌ها می‌توانند ProM را متناسب با نیازهای شان سفارشی سازی کنند.
Disco
Disco یک نرم افزار دسکتاپ Process Mining ساده و با کاربرد آسان است که به صورت لوکال یا در محیط‌های مجازی قابل اجرا است. این ابزار به دلیل تجسم بصری و سرعت بالا برای استفاده در جلسات کارگاه با ذینفعان فرآیند مناسب است. نرم افزار Disco قادر است نقشه‌های فرآیندی پیچیده و ناهمگن را به روشی تعاملی ساده کند. این ابزار بر اساس چارچوب علمی ثابت شده Fuzzy Miner ساخته شده است و با در نظر گرفتن سال‌ها تجربه در عمل و آزمایش کاربر، به الگوریتمی با سرعت بالا توسعه یافته است.
Apromore
از جمله نرم افزارهای منبع باز و پرکاربرد است که بسیاری از سازمان‌های بزرگ از آن برای تحقیقات پیشرفته استفاده میکنند. Apromore به عنوان یک سکوی پیشرفته برای تحلیل فرایندهای کسب و کار طراحی شده که محدوده وسیعی از ویژگی‌ها و کارکردها را پوشش می‌دهد.
هنگامی که از عملیات سازمان خود شناخت کافی پیدا کردید، می‌توانید از طریق Apromore، فرصت‌های بهبود عملکرد سازمانی را در ابعاد مختلفی مانند کارایی، کیفیت، انطباق و چابکی شناسایی کنید. جالب است بدانید این نرم افزار اولین نرم افزاری است که قابلیت جستجوی خودکار انواع مدل‌های مبتنی بر BPMN را دارد.
از جمله ویژگی‌های نرم افزار Apromore عبارت است از:
- مقایسه مدل‌های مبتنی بر BPMN و رویداد نگاره‌ها
- بازنمایی مجدد مدل‌های BPMN و رویداد نگاره‌ها
- یافتن و مشخص کردن فرایندهای انحرافی در رویداد نگاره‌ها
- تحلیل مرحله به مرحله کارایی فرایندها
- پیش بینی میزان کارایی فرایندها
انتخاب نرم افزارهای فرایندکاوی به عوامل مختلفی بستگی دارد. آیا شما یک ابزار مستقل برای استخراج فرآیند می‌خواهید؟ آیا بخش IT شما امکان دسترسی به گزارش‌های backend را فراهم می‌کند؟ آیا می‌خواهید با تعامل ذیفعان فرآیند، فرآیندها را استخراج کنید؟ با پاسخ به این سوالات می‌توانید بهترین ابزار را انتخاب کنید.
سوال مهم در فرایندکاوی
آیا فرایندهای سازمان ما مدل شده اند؟ اگر مدل شده اند، در حال اجرا هستند؟ آیا بصورت مکانیزه در حال اجرا هستند که بتوان از Log آنها برای فرایندکاوی استفاده کرد؟
حال سئوال اصلی اینجاست. چند درصد از فرایندها (فعالیت ها) ی ما در سیستم انجام میشوند.
بدیهی است منظور از سیستم اطلاعاتی، صرفاً استفاده از کامپیوتر برای انجام کارها و نرم افزارهایی مثل Word، Excel، اتوماسیون اداری (گردش مکاتبات) نیست بلکه سیستم اطلاعاتی ویژگی های خاص خودش را دارد که کم و بیش با آن آشنا هستید.
به نظر شما چند درصد از فعالیت های کسب و کارتان توسط سیستم اطلاعاتی یا به عبارت بهتر بصورت مکانیزه انجام میشود؟ بار دیگر تاکید میکنم که منظور از مکانیزاسیون یا اتوماسیون فرایندها یا هر عبارت مشابهی، استفاده از کامپیوتر و نرم افزارهای غیرهوشمندی مثل گردش مکاتبات و اتوماسیون اداری نیست. پس در پاسخ دادن این مورد مهم را لحاظ کنید و فکر کنید واقعاً چند درصد از فعالیت های سازمان شما مکانیزه و چند درصد غیرمکانیزه است؟ به عبارت دیگر ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان شما چقدر است؟
بسیاری در پاسخ به این سئوال بسیار خوشبینانه عمل میکنند.
پیشنهاد میکنم برای اینکه بتوانید یک برآورد واقعی تر از ضریب نفوذ مکانیزاسیون سازمان خود بدست بیاورید، پادکست زیر را گوش کنید:
حال عنایت داشته باشید که وقتی ضریب نفوذ مکانیزاسیون در سازمان ما بالا نیست، واقعاً فرایندکاوری تا چه حد میتواند برای ما موثر باشد؟ البته این پاسخ به این معنی نیست که حتما فرایندهای ما باید در نرم افزاری مثل BPMS مکانیزه شده شده باشند بلکه چنانچه در سایر نرم افزارهای سازمانی نیز مکانیزه شده باشند، می توان از آنها برای ورودی فرایندکاوی استفاده کرد.
فرایند کاوی در اصل به عنوان یکی از علمی ترین ابزارها برپایه مدیریت فرایند در نظر گرفته میشود ولی آیا مدیریت فرایند در سازمان ما اجرا شده است؟ این فرض را در نظر میگیریم که فرایندکاوی یک علم نوین و مفید است ولی ایا واقعاً بلوغ و پیش نیازهای آن در سازمان های ما وجود دارد؟ پس بهتر است به عنوان یک پیش نیاز ضروری نسبت به افزایش ضریب مکانیزاسیون در سازمان خود اقدام کنیم تا بتوانیم هر چه بهتر و بیشتر از فرایندکاوی بهره مند شویم.