در مطلب قبلی (بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟) به معرفی تعدادی از شاخص های کلیدی و مهم ارزیابی نرم افزارهای BPMS پرداختیم. در این مطلب به سایر شاخص های پر اهمیت انتخاب نرم افزار BPMS میپردازیم.
البته توجه نمایید نرم افزار بیزاجی جزء نرم افزارهای BPMS قدرتمند در سطح دنیال به شمار میرود ولی در کشور ما در حال حاضر پشیبانی مناسبی برای این نرم افزار ارائه نمی شود.
شفاف بودن پایگاه داده: در نرم افزارهای BPMS خوب وقتی نرم افزار BPMS را نصب میکنیم، تعدادی جدول سیستمی در پایگاه داده نرم افزار ایجاد میکند. معمولاً تعداد این جداول بین ۲۰-۴۰ عدد در نرم افزارهای BPMS استاندارد متفاوت است اما نکته مشترک بین همه آنها این است که جداول سیستمی ایجاد شده که نرم افزار BPMS از طریق آنها ایجاد میشود خیلی زیاد نبوده و شفاف هستند. یعنی در مورد این جداول سیستمی در مستندات مربوط به نرم افزار توضیحاتی ارائه شده است. در ادامه و پس از ساخت فرایند در نرم افزار BPMS، متناسب با بخش های مختلف فرایند (مدل فرایندی، فرم ها، قوانین کسب و کار، کاربران و…) جداول دیگری به پایگاه داده نرم افزار BPMS اضافه میشود که وضعیت آنها روشن است. زیرا خودمان آنها را ایجاد کرده ایم و چون تعداد و وضعیت جداول سیستمی نیز مشخص است با یک پایگاه داده شفاف مواجه خواهیم بود.
پس در نتیجه پایگاه داده و جداول موجود در آن در نرم افزارهای BPMS واقعی شفاف هستند در حالیکه این موضوع در نرم افزارهای BPMS با کیفیت پایین با این اوصاف وجود ندارد. حتی این موضوع در مورد نرم افزارهای نسل قبل از BPMS ها یعنی نرم افزارهای گردش کار (WFMS) ها نیز صادق است. یعنی دیتا بیس آنها شفاف نبوده و بعضاً، برای کاربر نیز قابل دسترسی نیست. شفاف بودن پایگاه داده مزیت های زیادی را به همراه خواهد داشت که یکی از آنها تامین خوراک اطلاعاتی سیستم های داشبورد مدیریتی و هوش تجاری است.
تعداد مشتریان موفق: ما همواره سازمان هایی که از نرم افزار BPMS استفاده میکنند را رصد میکنیم. تعداد مشتریان موفق برای نرم افزارهای BPMS یک شرکت ایرانی همواره بیشتر از انگشتان یک دست نیست.
مثلاً سال هاست که یکی از این شرکت ها ادعا میکند که فلان بانک مشتری آنهاست. این بانک از ۸ سال قبل تا همین الان به عنوان یکی از برترین مشتریان این شرکت نرم افزاری معرفی میشود. جالب است ما در سال ۹۶ در همان بانک یک دوره آموزش مدیریت و مدلسازی فرایند داشتیم و یکی از سئوالات جالبی که شرکت کنندگان از ما پرسیدند این بود که کدام نرم افزار BPMS را برای بانک مناسب تر میدانید. وقتی با تعجب پرسیدم که مگر شما از فلان نرم افزار BPMS داخلی استفاده نمیکنید با این پاسخ مواجه شدیم: تعداد یکی دو فرایند از فرایندهای جانبی بانک بر روی این نرم افزار BPMS داخلی و توسط خود آن شرکت پیاده سازی شده است و هر جا نیاز به تغییر داریم خود ما قادر به انجام اینکار نیستیم و آن شرکت نرم افزاری باید اینکار را برای ما انجام دهد.
در اینجا باز هم یکی از فلسفه های نرم افزار مدیریت فرایند زیرسئوال رفته است. این فلسفه بر این اصل استوار است که BPMS باید توسط سازمان خریدار قابل توسعه باشد. یعنی خریدار خود قادر باشد فرایندهایی که دائماً در حال تغییر هستند را ساخته و حسب ضرورت تغییر دهد. که در این نرم افزار BPMS تقریباً معروف داخلی این اتفاق هرگز رخ نداده است. پس معرفی حداقل ۲۰ مشتری موفق توسط شرکت فروشنده BPMS داخلی که ادعا میکند ۵-۱۰ سال در این حوزه مشغول فعالیت است، تعداد زیادی نیست درحالیکه متاسفانه شرکت های فروشنده نرم افزارهای BPMS داخلی از ارائه نصف این تعداد مشتری راضی و موفق ناتوان اند.
یک نکته مهم:
تا کنون چند بار پیش آمده است که یک شرکت نرم افزار BPMS خود را به قیمت بسیار پایین به یک سازمان ارائه شده است. در چند ماه و حتی سال اول پشیبانی با کیفیتی نیز ارائه شده است و بعد از اینکه سازمان به نرم افزار BPMS خریداری شده وابسته شد، به یکباره در سال بعد چند برابر قیمت نرم افزار BPMS فروخته شده، طلب مبلغ پشیبانی نرم افزار نموده است.
استفاده از سیستم های متن باز و استاندارد مثل کاموندا، اکتیویتی، بونیتا و… و غیر متن باز کلاس جهانی مثل بیز ای جی این حسن را دارند که میتوان از نفرات، شرکت ها و تیم های مختلف داخلی و حتی خارجی خدمات دریافت کرد.
لطفاً این موضوع رو در نظر داشته باشید که داستان BPMS با سایر نرم افزارها متفاوت است.
مطلب بعدی: بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟ بخش سوم