اشکالات سازمان های سلسله مراتبی و وظیفه ای و لزوم حرکت به سمت فرایندگرایی
در بسیاری از جلسات آموزش و مشاوره بارها مشاهده کرده ایم که هنوز برخی مدیران در مورد اشکالات وضعیت موجود خود به جمع بندی نرسیده اند. اشکالاتی که منجر به عملکرد بسیار پایین سازمان های آنها میشود. لازم است یکبار دیگر نقاط ضعف سازمان های وظیفه محور یا ساختارهای سلسله مراتبی را به هم مرور کنیم. البته مواردی که در این نوشتار بیان میشود تنها برخی از نقاط ضعف اینگونه سازمان ها است. لازم است کمی تامل کنید و نقاط ضعف خاص سازمان خود را شناسایی کنید و بر روی آنها مانور دهید.
چندین اشکال اساسی به سازمان های سلسله مراتبی وارد است که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از:
- تمرکز موضعی بر کارایی
- بیگانگی کارکنان نسبت به خروجی نهایی
- عدم علاقه به نتایج نهایی در میان کارکنان
- مانع نوآوری
- قطع ارتباط تولید کننده و مشتری
- عدم مشتری مداری
- کندی در تغییر محصول
- کاهش مسئولیت پذیری
- ایجاد رقابت بین واحدی
- رشد هزینه های غیرمستقیم
- و…
در ادامه برخی از اشکالات مطرح شده در بالا را مورد بحث قرار خواهیم داد.
تمکز موضعی بر کارائی در سازمان های سلسله مراتبی
در خصوص مورد اول یعنی تمرکز موضعی بر کارائی توجه شما را به یک مثال که شما هم شنیده اید، جلب میکنم.
سه نفر بودند، یک نفر زمین را میکند، یک نفر لوله میگذاشت و یک نفر هم پر میکرد. یکبار مشاهده شد نفر اول زمین را میکند و نفر سوم پر میکند. علت را پرسیدند. آن دو نفر گفتند که نفر وسطی امروز مرخصی است و ما در حال انجام وظیفه خودمان هستیم. بله نفر اول و نفر سوم وظیفه خود را حتی به نحو احسنت انجام میدهند ولی خروجی نهایی و کارایی کل به شدت پایین است. این عملکرد یک سازمان وظیفه محور است که در مقابل آن یک سازمان فرایند محور را میتوان در نظر گرفت.
در سازمان های فرایند محور خروجی به شدت حائز اهمیت است و کار تیمی نقش پر رنگی دارد. در سازمان های فرایندی به دلیل اهمیت خروجی نهایی نگاه تقسیم وظایف و سلسه مراتب و مرزبندی های واحدی چندان پررنگ نیست. چیزی که متاسفانه در بسیاری از سازمان های ایرانی مشاهده شده و شما به عنوان مخاطب و ارباب رجوع، رفع تکلیفی کار کردن افراد را به وضوح می توانید مشاهده کنید.
کند بودن بیش از حد سازمان های وظیفه ای در ارائه و تولید محصولات و خدمات
یکی دیگر از اشکالات سازمان ها و شرکت ها با ساختار سازمانی وظیفه ای، کند بودن بیش از اندازه آنها در ارائه خدمات و تولید محصولات است. کاملاً مشخص است که یکی از مهم ترین دلایل این کند بودن، وجود سلسله مراتب طولانی و بیش از حد بلند است به طوری که پس از انجام فعالیت ها توسط سطوح کارشناسی، مدیران متعددی باید بر روی کار نظر داده و به مثابه ماشین امضاء نیم نگاهی بر روی کار داشته باشند. جالب است بدانید تعداد مدیران دولتی ایران از کل کارمندان ژاپن بیشتر است!
بر مبنای اعلام رسمی در حال حاضر بیش از ۴۴۰ هزار نفر به عنوان مدیر در دستگاههای اجرایی کشور اشتغال به کار دارند. در حالی که تعداد کارمندان کشور ژاپن با جمعیت ۱۲۷ میلیونی جمعاً ۳۰۰ هزار نفر است و ما در ایران با ۸۰ میلیون جمعیت ۱٫۵ برابر کل کارمندان ژاپن، فقط مدیر داریم‼ بلند بودن و سلسله مراتبی بودن سازمان معایب بسیاری به همراه دارد. وجود سطوح بالای سلسله مراتب سازمانی منجر به تنش افراد در صعود از هرم سازمانی میشود. چنین رویه هایی سینرژی منفی در پی داشته و منجر به اتلاف منابع سازمان میگردد.
مدیران باید با جایگزینی ساختارهای سنتی سازمان که در آن تقسیم کار مفرط منجر به حقیر شدن مشاغل سازمانی گشته و حذف سطوح زائد سازمانی، همراه با توانمند سازی افراد، به ایجاد مشاغل غنی با تنوع کاری و شکل دهی ارزشهای گروهی بر انجام بهینه کار و حرفه گرایی تاکید کنند. در این صورت توان افراد بیشتر بر انجام صحیح امور معطوف می شود تا صعود از سلسله مراتب معیوب سازمانی.
هرچه دولت و ساختارهای سازمان ها بلند تر می شوند، رشد سازمان جامعه رو به کاهش می گذارد و هزینه های مربوط به پرداخت انواع حقوق و مزایا به این مدیران بر گرده خریدارن و مصرف کنندگان خواهد بود. این می شود که یک خودروی تولید داخل ما با کیفیت بسیار پایین قیمت بسیار بالایی خواهد داشت. در حالیکه با حذف سلسله مراتب غیر مفید در سازمان ها، علاوه بر چابکی بیشتر و سهولت در تصمیم گیری ها، قطعاً بهای تمام شده محصولات و خدمات کاهش یافته و سود بیشتری نیز نصیب ما خواهد شد.
یکی از خروجی ها و پیامدهای استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها این است که تا حدود زیادی از سلسله مراتب سازمان کاسته شده و ساختار سازمانی به سمت ساختار مسطح پیش خواهد رفت.
در نتیجه از دیگر اشکالات وضعیت موجود سازمان های ما صرف زمان کم برای انجام اصل کار و زمان زیاد برای اخذ تاییدات و طی کردن سلسله مراتب است. این موضوع دقیقاً بر خلاف سازمان های فرایندی است. در سازمان های فرایندی زمان بیشتر بر روی انجام کار صرف میشود و اخذ تاییدات و امضاءهای مختلف نسبت به سازمان های وظیفه ای بسیار کمتر است.
اشکالات سازمان های سلسله مراتبی و وظیفه ای- بخش دوم
این نوشتار برگرفته از کتاب مدیریت فرایند برای مدیران است:
اگر مدیران سازمانتان نسبت به مدیرت فرایند آگاهی و اطلاعات لازم را ندارند، این کتاب را به آنها بدهید.