عضویت در کانال مدیریت فرایند
ترجمه کتاب اتوماسیون فرآیند رباتیک برای مبتدیان
ترجمه کتاب RPA برای مبتدیان

سازمان شما به  هر روش و بهانه­ ای ممکن است به دنیای دیجیتال ورود کرده باشد و به نظر می­رسد که هر روز راه جدیدی برای ورود به این حوزه وجود دارد.

 

شاید حیرت زده شوید اگر بدانید که چه مقدار از کسب و کار شما هنوز از طریق روش قدیمی و منسوخ (یعنی به طور دستی) انجام می­شود و کارکنان ­تان انواع مختلفی از تعاملات دستی را با محیط دیجیتال دارند.

 

کارمندان ­تان دربخش خدمات مشتری، منابع انسانی، مالی، حقوقی، خرید و… در حال جستجوی دستی اطلاعات در پایگاه­ های داده، تایپ کردن، به­ روز رسانی­ ها، رفتن از برنامه ­ای به برنامه دیگر، کات و پیست، فرستادن ایمیل­های پیگیری و گرفتن تصمیمات روزمرئه و پیش پا افتاده هستند؛ تمامی این کارها هر روز بارها و بارها تکرار می­شود. در اکثر مواقع، مشتری­ها پشت گوشی منتظر هستند تا این کارهای پیش ­پا افتاده انجام شود. همانطورکه می­دانید احتمال خطای انسانی در هر فرایند دستی وجود­ دارد. بله، انجام این فرایندها روی کاغذ حتی اگر کارآمد باشد، اما آیا واقعاً به همان خوبی است و کارایی لازم را دارد؟ قطعاً نه.

 

این نوع از مشکلات فرایند کسب­وکار درست همان چیزی است که اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) برای حل آن ساخته شده است. به عبارت ساده ­تر، اتوماسیون فرایند رباتیک، یعنی استفاده از ربات­های نرم ­افزاری کامپیوتری برای انجام کارهای تکراری است و وظایف و کارهای دیجیتالی قانون­ محور، تعامل با برنامه­ ها و منابع اطلاعاتی را درست به همان روش نیروی انسانی انجام می­دهد. این تکنولوژی در ابتدایی­ترین سطح، بسیار موثر و چشمگیر است و مدام قدرتمندتر می­ شود. در جدیدترین پیشرفت­ها، ربات­ها نه تنها می­توانند کارها و وظایف پیچیده ­تری را انجام دهند، بلکه می­توانند تصمیماتی هم بگیرند.


دربارۀ این کتاب

کتاب اتوماسیون فرایند رباتیک (Robotic Process Automation For Dummies)، کتاب راهنمای شما برای ورود به دنیای اتوماسیون فرایند رباتیک است.

 

در این کتاب با آنچه اتوماسیون فرایند رباتیک می­تواند برای شما و سازمان­تان انجام دهد و انواع مختلف راه­ حل­های رباتیک برای رفع نیازهای اتوماسیون آشنا خواهید شد. این کتاب به شما دربارۀ چگونگی تعیین بهترین فرصت­ها برای اتوماسیون و دستیابی به آنها کمک خواهد کرد. این کتاب شما را در زمینه شروع به کار، دعوت کردن افراد باصلاحیت به همکاری و ایجاد قطب علمی برای شکوفا شدن اتوماسیون فرایند رباتیک راهنمایی خواهد کرد.

 

این کتاب یک کتابچه دستورالعمل نیست؛ چون موقعیت شما پیچیدگی­ های خاص خود را دارد که تعیین­ کنندۀ بهترین رویکرد است. اما امیدواریم اطلاعاتی برای سوال­های درست در اختیارتان قرار دهد و درهای مناسبی برای قابلیت­ هایی که شاید هرگز فکر نمی­کردید باز کند.


فرضیه ها 

وقتی تصمیم گرفتیم که چه موضوعاتی را در کتاب بیاوریم، پیش فرض ­هایی دربارۀ شما، خوانندگان این کتاب، در نظر گرفتیم:

  • شما یک تحلیلگر کسب­ وکار، تحلیلگر فرایند، متخصص آی­تی یا مدیر اتوماسیون در شرکت یا سازمان­تان هستید و بخشی از کار شما این است که فرایندها را کارآمدتر و آسان­تر کنید.
  • سازمان شما شامل واحدهای مدیریتی مهم (یا واحدهایی که ارتباط مستقیم بامشتریان ندارند) یا شاید مرکز ارتباط است؛ جایی که فرایندهای مستعد برای ­اتوماسیون وجود دارد.
  • فقط می­خواهید برخی اطلاعات اساسی دربارۀ اینکه اتوماسیون فرایند چگونه کار می­کند، دریافت کنید و زمان آن را ندارید که کتاب­های چند صد صفحه ­ای در این باره مطالعه کنید.

فصل اول: اتوماسیون فرایند رباتیک چیست؟

به نظر می­رسد هر ابزار جدید، مجموعه­ ای از مشکلات را برطرف می­سازد و در عین حال نگرانی­ های تازه­ای ایجاد می­کند. چه کسی می­خواهد به دوران کاغذ، پوشه ­ها و قفسه­ های بایگانی اسناد برگردد؟

 

در این فصل به بررسی مزایایی که اتوماسیون فرایند رباتیک ایجاد کرده می­پردازیم (که کارهای روزمرۀ بیشتر و بیشتری را به ماشین­ها محول می­کند و این ماشین­ها می­توانند به خوبی از پس این کار بر بیایند و گله و شکایتی نداشته باشند). این کتاب مفهوم کلی را معرفی و بررسی می­کند تا متوجه شود کجا بهترین کاربرد را دارد و برخی از ارزش­هایی که می­تواند برای سازمان شما به ارمغان بیاورد را تشریح می­کند.

 

با ربات جدید خود آشنا شوید

با گذشت سال­ها، با استفاده از قابلیت­های پیشرفته­ای که ابزارهای دیجیتالی به ­طور روزافزون ارائه می­کنند، عملکرد سرویس مشتری شما هر روز پرقدرت­تر از قبل می­شود. این امر بسیار خوب است اما همچنین بدین معنا است که تیم سرویس مشتری شما زمان زیادی را برای رفتن از این برنامه به برنامه دیگر، پر کردن اطلاعات یکسان در قسمت­ های مختلف، دوباره وارد کردن داده ­ها یا کپی و پیست کردن صرف می­کند.

 

مطالعات نشان می­دهد که تماس با مشتری به­ صورت معمول ممکن است نیاز به تعامل با چندین و چند برنامه داشته باشد. کارمند شما ممکن است وظایف مهمی را با کمک این برنامه­ ها انجام دهد اما این کار بسیار ساده و آسان است.

 

حداقل می­توان گفت تمام این فرایندهای دستی، تلاشی برای  ناکارآمدی  هستند! کار با این برنامه ­ها منبع خستگی، کسالت و نارضایتی کارمندان است. این همان وضعیتی است که در آن، فضا برای بروز خطا مناسب است؛ بنابراین چرا یک انسان را برای انجام کارهای یک ربات به کار می­گیریم؟ چرا ذهن یک انسان خوب را  برای کارهایی که نیاز به ذهن انسان، تحلیل یا داوری ذهنی ندارد، تلف می­کنیم؟

 

اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) از تازه­ ترین فناوری­های نرم­ افزار استفاده می­کند تا وظایف کامپیوتری را که بسیار ساختاریافته، روتین و تکراری هستند، به ­صورت خودکار انجام دهد. برای کارهایی که عمدتاً طبق قوانین، برنامه­ ها یا رویدادها انجام می­شود، یک ربات می­تواند به خوبی از پسشان بربیاید.

 

در حقیقت کارمندان پشت میزنشین معمولی حدوداً تا ۸۰ درصد روز خود را برای انجام چنین کارهای روزمره­ای صرف می­کنند. این کارکنان فرم­ها را پر می­کنند، محاسبات تکراری و کارهای پردازش را انجام می­دهند؛ همۀ این­ها چیزهایی هستند که برای رضایت مشتری لازم است، اما برای کارکنان خسته کننده است. 

 

اتوماسیون فرایند رباتیک انجام چنین کارهایی را به نیروی کار رباتیک واگذار می­کند.

 

این نیروی کار دقیق است و خستگی ­ناپذیر. علاوه بر این، مقیاس­ پذیرتر از نیروی کار انسانی است. RPA می­تواند تقریباً هر کار پیچیدهای را که مبتنی بر قانون است انجام­ دهد و می­تواند از طریق تعامل با هر برنامۀ نرم­ افزاری یا وبسایت این کار را به انجام­ برساند. این یک ارتباط رباتیک با دنیای انسانی از طریق رابط کاربری کامپیوتر است.


چه نوعی از فعالیت­های دسکتاپ را می­توان به شکل اتوماتیک انجام داد؟ شما نام ببرید.

 

اگر انسان بتواند کاری را انجام دهد، یک ربات می­تواند تقریباً به همان روش آن را به انجام برساند. احتمالات موجود را در شکل ۱-۱ بررسی کنید.

 

نرم افزار RPA

 

 

(هر فعالیت دسکتاپی مثل انتخاب ماوس، فیلد ورودی، کپی و پیست، راهنمای صفحه، ورود یا خروج از برنامه و جستجوی دیتابیس را می­توان به صورت خودکار درآورد). در شکل زیر می­توانید مشاهده کنید که اتوماسیون فرایند رباتیک در کدام بخش­ها می­تواند برای سازمانتان کارایی داشته باشد.

 

نرم افزار RPA

 

نرم افزار RPA

 

اتوماسیون فرایند رباتیک جایگزین نیروی انسانی جهت ارائه خدمات به مشتری نیست بلکه این قابلیت، برای انجام وظایفی که به مداخله و تعامل انسانی نیاز ندارد، ایده­ آل است (وظایفی که معمولا به آنها «بدون نظارت و مراقب» اطلاق می‌شود. انجام بسیاری از وظایف نیازمند ارتباط انسانی است اما در بسیاری از مواقع، حداقل بخشی از کار می­تواند از طریق اتوماسیون فرایند رباتیک  به­ صورت اتوماتیک انجام شود؛ چنین وظایفی با عنوان «وظایف با نظارت با مراقب» شناخته می‌شوند). از همه مهم­تر، فعالیت­های با ارزش زیادی وجود دارند که به نیروی مغزی کارمند شما نیاز دارند و اتفاقا انجام چنین کارهایی برایشان جذاب­تر است. اتوماسیون فرایند رباتیک به ربات­های نرم­ افزاری اجازه می­دهد فرایندهای تجاری شما را بهینه­ سازی کند و نیروهای انسانی را برای انجام کارهای با ارزشتر بگذارد.

 

چه زمینه­ ها و فعالیت­هایی مستعد اتوماسیون هستند؟ اتوماسیون فرایند رباتیک می­تواند در هر بخشی از سازمان به کمک شما بیاید و کارایی ­تان را بهبود ببخشد؛ در عین حال می­تواند احساس رضایت کارمندان و همچنین مشتریان را به دنبال داشته باشد. دیگر چه چیزی بهتر از این می­خواهید؟!

 

به نظر میرسد واحدهای مدیریتی یا واحدهایی که ارتباط مستقیم با مشتریان ندارند (هرگونه فعالیتی که مستقیما درگیر با مشتری نیست مثل تدارکات) و مرکز ارتباط، واضح ­ترین جاهایی هستند که کمک اتوماسیون فرایند رباتیک می­تواند در آنها تغییرات قابل ملاحظه ­ای را ایجاد کند.

 

ربات­های نرم­ افزاری می­توانند وظایف را از ابتدا تا انتها به­ طور کامل انجام دهند و برای انجام دادن کارهای موثرتر به روش­های دیگر می­توانند با کارمندان انسانی به ­طور هماهنگ کار کنند، مثل دستیاران دیجیتالی اما این فقط آغاز کار است.

 

عملکرد منابع انسانی (HR) همچنین می­تواند روش­ های بهتری برای انجام کارها از طریق اتوماسیون فرایند رباتیک پیدا کند. این مفهوم از دنیای فناوری اطلاعات (IT) نشئت می­گیرد و برای آن بخش از سازمان شما نیز می­تواند مفید باشد. سایر افرادی که از به­ کارگیری ربات­های جدید خوشحال می­شوند، شامل کسانی هستند که در امور مالی و حسابداری کار می­کنند؛ از آن جمله می­توان به تائید اعتبار حساب در IT و ایجاد نامه­ های استخدام در منابع انسانی اشاره کرد.

 

شکل زیر را مشاهده کنید؛ این تصویر خلاصه­ ای از صنایع مختلف و فرایند عملکردی آنها است که مستعد اتوماسیون است.

 

آموزش RPA

 

اتوماسیون فرایند رباتیک تقریباً در هر صنعتی کاربرد دارد. چند نمونه واقعی را مطالعه­ کنید و ببینید چگونه اتوماسیون فرایند رباتیک به حل مشکلات و بهبود عملکرد کمک کرده است:

 

یک مرکز ارتباط وظیفه داشت جزئیات اطلاعات مشتری را برای یک سازمان دولتی به­ روز کند. با این حال این سازمان، به دلیل محدودیت­ های دسترسی نمی­توانست دسترسی کامل به سیستم داخلی خود را به کارمندان مرکز بدهد. یک راه­حل این بود که سازمان هزاران کارمند اضافی استخدام کند که این برنامه عملی نبود.

 

راه­حل جایگزین، استفاده از ربات­های نرم­ افزاری است که جزئیات جمع­ آوری شده توسط مرکز ارتباط را در سیستم­ های داخلی کپی می­کند. ۲۰۰ ربات ۲۵ هزار مورد را هر روز انجام می­دهند و این کار بدون هیچ هزینۀ اضافه ­ای انجام می­گیرد. ربات­های دسکتاپ همچنین به کارمندان سازمان کمک می­کند تا به­ طور موثر درخواست­ های پیچیده برای اطلاعات مالی را پاسخ دهند.

 

در همین حال در دنیای خرده­ فروشی، استفاده از سیستم واکنش صوتی تعاملی برای برنامه­ ریزی تحویل اجناس به مشتریان کاربرد دارد. برای هر فروشی که توسط سیستم IVR ایجاد شده است، یک اتوماسیون رباتیک از کدهای ZIP برای یافتن قبض فروشنده استفاده می­کند، اپلیکیشن برنامه ­ریزی فروشنده را باز می­کند، تحویل را برنامه ­ریزی میکند و یک اعلان به مشتری ارسال می­کند. این سیستم سالانه بیش از ۱۵۰ هزار فروش را پردازش کرده و در سال از هدر رفتن حدود ۴ هزار ساعت کار انسانی جلوگیری می­کند و دارای درصد خطای صفر است.

 

به دنبال راه حل اتوماسیون فرایند رباتیک باشید

تکنولوژی اتوماسیون ­فرایند رباتیک در حقیقت یک تکنولوژی پیشرفته و شگفت­ انگیز است. بنابراین ممکن است در حوزه فناوری اطلاعات سازمان شما قرار گیرد.

درست است؟

 

نه دقیقا. با وجود این حقیقت که اتوماسیون فرایند رباتیک می­تواند کارمندان را کارآمدتر کند و به آنها کمک کند که شادتر باشند (و از طرف دیگر بعضی از موقعیت­های شغلی را حذف کند)، فقط موضوع فناوری اطلاعات مطرح نیست.

 

همچنین این اتوماسیون با وجود این حقیقت که می­تواند پیشرفت  درخور توجهی در سرویس مشتری و رضایت مشتری به همراه داشته باشد، فقط دربارۀ خدمات مشتری نیست.

این اتوماسیون حتی فقط در خدمت امور مالی نیست.

 

در واقع می­توان گفت اتوماسیون فرایند رباتیک راه­ حلی برای هر کسی است. بخش­های مختلف می­خواهند بخشی از برنامه­ ریزی اجرای اتوماسیون فرایند رباتیک شما باشند، از بخش تجاری گرفته تا دنیای فناوری اطلاعات.

 

یکی دیگر از عوامل موفقیت، باید یافتن یک فروشنده معتبر اتوماسیون فرایند رباتیک باشد. در فصل ۳ در مورد مزایای مقایسه ­ای و نسبی رویکرد «خودت انجام بده» در مقابل استفاده از تخصص فردی خارج از سازمان برای کمک به پیشرفتِ سریع خواهیم پرداخت.

 

واقعیت این است که بین «خودت انجام بده» و برون­سپاری کامل، نقطه مطلوبی وجود دارد که می­تواند همزمان با یادگیری راه ­ها، به سازمان شما در به راه ­اندازی اتوماسیون فرایند رباتیک به شکل نسبتاً سریع و روان کمک کند. این رویکردی است که ممکن است به سرمایه­ گذاری مقدماتی بیشتری احتیاج داشته باشد اما قطعاً سوددهی طولانی­ مدتی خواهد داشت.

 

درک ارزش­های اتوماسیون فرایند رباتیک

اتوماسیون فرایند رباتیک چه کاری می­تواند برای سازمان شما انجام دهد؟ در ادامه به پیشرفت­های جالب توجه با امکان اندازه­ گیری که اتوماسیون فرایند رباتیک در حوزه­ های مختلف به ارمغان می­آورد می­پردازیم:

 

رضایت مشتری: با آزاد کردن وقت پرسنل خدمات مشتری از پر کردن فرم­ها و جدول­ بندی­ها، آنها برای ارائه خدمات به مشتری با دقت بیشتر، در دسترس هستند.

 

شما همچنین با این کار میزان درصد خطاهای احتمالی را کاهش می­دهید. نتیجه این کار، افزایش رضایت مشتری و توانایی بسیار بیشتر در دست یافتن به الزامات قراردادها و توافقنامه­ های سطح خدمات است.

 

بهره ­وری: ربات­های نرم ­افزاری در مقایسه با انسان­ها وظایف مشابه را ۵ برابر سریعتر انجام می­دهند. آنها همچنین ۷ روز هفته در ۲۴ ساعت شبانه­ روز کار می­کنند و مرخصی و تعطیلات درخواست نمی­کنند، آنها ناهار نمی­خورند یا به سرویس بهداشتی نمی­روند. فراتر از افزایش آشکار و واضح بهره­ وری مربوط به چنین وظایفی، با استفاده از اتوماسیون فرایند رباتیک، کارمندان شما زمان بیشتری برای حل و فصل مشکلاتی دارند که ساختاریافته نیستند و رباتها از انجام این وظایف عاجز هستند. با این کار رضایت و کارایی کارمندان افزایش می­یابد و این حتی باعث افزایش بهره ­وری نیز می­شود.

 

 دقت: با این حقیقت روبرو شوید، بشر اشتباه می­کند! ربات­ها ۱۰۰درصد دقیق، ۱۰۰درصد سازگار و ۱۰۰درصد مطابق با سیاست­ها هستند. هرچه بیشتر به ربات­ها روی بیاورید، درصد خطاهای دفتری کمتر می­شود و می­توانید زمان زیادی را برای اصلاح آن خطاها صرف کنید.

 

استفاده از منابع: انتقال وظایف و کارهای روزمره به رباتها، دست تیم شما را برای مدیریت وظایفی که ارزش و اعتبار بیشتری به کسب و کارتان می­دهد بازتر می­کند. علاوه بر این، پس از اینکه کارهای دفتری را به یک نیروی رباتی واگذار کردید، بهتر می­توانید به درخواست­ها پاسخ دهید. این مساله برای خدمات مشتری، کارآمد است و می­تواند به کاهش دغدغه ­ها و کارهای منابع انسانی کمک کند.

 

بازده سرمایه­ گذاری یا ROI: تمامی پیشرفت­ها می­تواند بازده سرمایه­ گذاری مثبتی داشته باشد، از جمله در پیشرفت­های تکنولوژی و ارتقای نیروی کار انسانی. نکته جالب توجه و مهم دربارۀ نیروی کار رباتیک شما این است که بازده سرمایه­ گذاریتان  با سرعت زیادی رشد می­یابد. هزینه­ های عملیاتی شما به سرعت کاهش می­یابد و مسلماً هر کسی دوست دارد نمودار بازده سرمایه­ گذاری صعودی باشد و همیشه در کف نمودار قرار نگیرد.

 

ادامه دارد….

 

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .