مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) ذاتاً با تغییر مرتبط است. این در مورد شناسایی، تحلیل و بهبود فرآیندها برای دستیابی به اهداف سازمانی است. این امر ذاتاً مستلزم تغییر است، خواه یک اصلاح جزئی فرآیند باشد یا یک تعمیر اساسی. بنابراین، برای متخصصان BPM ضروری است که در اصول مدیریت تغییر به خوبی آشنا باشند.
چرا مدیریت تغییر برای متخصصین BPM حیاتی است:
اجرای موفقیت آمیز:
- مدیریت مقاومت: تغییر، به ویژه تغییر قابل توجه، اغلب می تواند با مقاومت کارکنان روبرو شود. درک تکنیک های مدیریت تغییر می تواند به متخصصان BPM کمک کند تا نقاط مقاومت بالقوه را شناسایی کرده و استراتژی هایی را برای کاهش آنها ایجاد کنند.
- تعامل با ذینفعان: ارتباط مؤثر و تعامل با ذینفعان کلیدی برای ابتکارات تغییر موفق است. مدیریت تغییر ابزارهایی را برای برقراری ارتباط مؤثر با «چرا» و «چگونگی» تغییرات، رسیدگی به نگرانی‌ها و ایجاد خرید فراهم می‌کند.
تغییر پایدار:
- پشتیبانی پس از اجرا: مدیریت تغییر به اجرا ختم نمی شود. به همان اندازه مهم است که اطمینان حاصل شود که تغییرات پایدار و پذیرفته می شوند. متخصصان BPM می‌توانند از تکنیک‌های مدیریت تغییر برای ارائه پشتیبانی مداوم و رسیدگی به مشکلات نوظهور استفاده کنند.
- بهبود مستمر: تغییر یک فرآیند مداوم است. متخصصان BPM که مدیریت تغییر را درک می کنند، می توانند فرهنگ بهبود مستمر را تقویت کنند و کارکنان را تشویق کنند تا پیشرفت های بیشتر را شناسایی و اجرا کنند.
کاهش ریسک:
- شناسایی ریسک‌های بالقوه: مدیریت تغییر به شناسایی ریسک‌های بالقوه مرتبط با تغییرات فرآیند، مانند اختلالات عملیاتی یا مسائل روحی کارکنان کمک می‌کند.
- توسعه استراتژی‌های کاهش: با درک این خطرات، متخصصان BPM می‌توانند استراتژی‌هایی را برای کاهش آنها و اطمینان از انتقال آرام ایجاد کنند.
مدل ADKAR یک چارچوب قدرتمند است که به افراد کمک می کند تا فرآیند تغییر را هدایت کنند. برای متخصصان BPM، این ابزار ارزشمندی برای اطمینان از پذیرش موفقیت آمیز فرآیندها و فناوری های جدید است.
ADKAR چیست؟
ADKAR مخفف پنج مرحله کلیدی است که یک فرد برای پذیرش موفقیت آمیز تغییر باید طی کند:
- آگاهی (Awareness): فرد باید از نیاز به تغییر و تأثیر آن بر خود آگاه باشد.
- تمایل (Desire): فرد باید بخواهد از تغییر حمایت کند.
- دانش (Knowledge): فرد باید بداند چگونه تغییر کند.
- توانایی (Ability): فرد باید توانایی اجرای تغییر را داشته باشد.
- تقویت (Reinforcement): رفتارها و مهارت های جدید فرد باید تقویت شود.
چگونه حرفه ای های BPM می توانند از ADKAR استفاده کنند:
آگاهی:
- ارتباط شفاف: دلایل تغییر و مزایای آن را به طور واضح به سازمان و فرد منتقل کنید.
- تأثیر شخصی: توضیح دهید که تغییر چگونه بر نقش، مسئولیت ها و وظایف روزانه فرد تأثیر می گذارد.
- گفتگوی باز: ارتباطات باز را تشویق کنید و به نگرانی ها و سوالات رسیدگی کنید.
تمایل:
- ارتباط عاطفی: تغییر را به ارزش ها و آرزوهای فرد مرتبط کنید.
- تقویت مثبت: نتایج مثبت و پاداش های مرتبط با تغییر را برجسته کنید.
- پشتیبانی رهبری: اطمینان حاصل کنید که رهبران قابل مشاهده هستند و از تغییر حمایت می کنند.
دانش:
- آموزش و توسعه: آموزش جامع و فرصت های توسعه را فراهم می کند.
- مربیگری و منتورینگ: به افراد کمک کنید تا مهارت های لازم را توسعه دهند.
- به اشتراک گذاری دانش: به اشتراک گذاری دانش و همکاری بین اعضای تیم را تسهیل می کند.
توانایی:
- حذف موانع: شناسایی و حذف موانعی که ممکن است مانع تغییر شوند.
- تامین منابع: منابع، ابزار و فناوری لازم را برای حمایت از تغییر فراهم کنید.
- توانمندسازی: به افراد قدرت دهید تا مالکیت تغییر را به دست گیرند.
تقویت:
- تقویت مثبت: رفتارها و دستاوردهای مثبت را بشناسید و به آنها پاداش دهید.
- بهبود مستمر: تشویق به بهبود مستمر و نوآوری.
- جشن گرفتن موفقیت ها: نقاط عطف و موفقیت ها را جشن بگیرید تا شتاب خود را حفظ کنید.
با درک و به کارگیری مدل ADKAR، متخصصان BPM می توانند به طور موثر جنبه انسانی تغییر را مدیریت کنند و احتمال پذیرش موفقیت آمیز را افزایش دهند. این منجر به انتقال نرم‌تر، رضایت بیشتر کارکنان و در نهایت بهبود عملکرد تجاری می‌شود.
چرا شرکت ها برای تحول دیجیتال به مدیریت تغییر نیاز دارند؟
در عصر پیشرفت سریع فناوری و تغییرات سازمانی، یک روش استاندارد مدیریت تغییر هرگز به این اندازه حیاتی نبوده است. با این حال، برای اولین بار در بیش از یک دهه، درصد رهبرانی که از روش استاندارد مدیریت تغییر استفاده می‌کنند کمتر از 70 درصد است.
این کاهش نشان می‌دهد که سازمان‌ها نیاز به ارزیابی مجدد و تقویت رویکرد خود برای مدیریت تغییرات، به‌ویژه در تحول دیجیتال دارند.
تاثیر مدیریت تغییر استاندارد شده
اثربخشی ابتکارات تغییر در مقیاس بزرگ، مانند تحولات دیجیتال، زمانی که از طریق یک برنامه مدیریت تغییر آزموده شده تنظیم شود، به طور قابل توجهی افزایش می یابد.
تحول دیجیتال فراتر از پذیرش فناوری های جدید را شامل می شود. این شامل بازنگری جامع فرآیندهای کسب و کار، فرهنگ سازمانی و تعاملات با مشتری است. بدون یک چارچوب مدیریت تغییر قوی، این تلاش‌های دگرگون‌کننده احتمالاً با مقاومت مواجه می‌شوند که منجر به نتایج غیربهینه می‌شود.
شکل بالا به خوبی اثر مدیریت تغییر حرفه ای را بر روی خروجی آن یا موفقیت شرکت نمایش می دهد. به این نحو که هر چه مدیریت تغییرات را در سازمان ها تقویت نمود، میزان موفقیت و رسیدن به نتایج مطلوب در آن بسیار زیاد خواهد شد.
بدین ترتیب متخصصان BPM می بایست با ادبیات مدیریت تغییر و متدولوژی Prosci که مورد حمایت ABPMP است، آشنا گردند. این متدولوژی به متخصصان BPM کمک می کند که گلوگاه های تغییر و مقاومت های افراد را در سازمان ها شناسایی نمایند و آن ها را مدیریت نمایند.
به زودی در این باره بیشتر خواهیم گفت.