هوش مصنوعی باعث دستیابی به نتایج سریعتر، تصمیمگیری بهتر و افزایش کیفیت و کارایی در حوزههای مختلف زندگی و کار میشود. مدیریت فرآیند (BPM) از اواخر دهه ۱۹۸۰ ظهور کرد و به مرور زمان به ابزاری مؤثر برای بهبود کارایی، بهرهوری و کیفیت فرآیندها تبدیل شده است.
با پیشرفت سریع هوش مصنوعی، امکانات و روشهای مدیریت فرآیندها در حال دگرگونی و گسترش هستند. بدون شک، هوش مصنوعی آینده مدیریت فرآیندها را تغییر خواهد داد و شرکتها میتوانند اهداف بهینهسازی و تحول فرآیندها را سریعتر و بهتر محقق کنند.
هوش مصنوعی در مدیریت فرآیندها
هوش مصنوعی چیست؟
هوش مصنوعی (AI) شاخهای از علوم کامپیوتری است که سیستمها را برای انجام کارهایی که معمولاً نیازمند هوش انسانی هستند، توانمند میکند. این فناوری شامل الگوریتمهایی است که از دادهها میآموزند، الگوها را شناسایی میکنند، تصمیم میگیرند و مشکلات را حل میکنند. کاربردهای رایج شامل یادگیری ماشین، پردازش زبان طبیعی، رباتیک و فرآیندکاوی است.
کاربردهای هوش مصنوعی در مدیریت فرآیندها
هوش مصنوعی به متخصصان مدیریت فرآیند کمک میکند تا کارایی و ارزش را به بالاترین حد برسانند. وقتی پردازش دادههای بزرگ و پیچیده نیاز است، تواناییهای انسانی محدود میشود؛ بنابراین هوش مصنوعی میتواند در موارد زیر بسیار مفید باشد:
شبیهسازی فرآیند
شبیهسازی فرآیند با هوش مصنوعی:
هوش مصنوعی با تحلیل دادههای تاریخی، میتواند به ایجاد مدلهای شبیهسازی فرآیند کمک کند. الگوریتمهای یادگیری ماشین و یادگیری عمیق، الگوها و وابستگیهای موجود در دادهها را شناسایی و در یک مدل شبیهسازی ادغام میکنند. در این مدل میتوان سناریوهای مختلف را آزمایش کرد و شاخصهایی مانند هزینهها و زمان اجرا را برآورد نمود.
با تغییر پارامترها، میتوان بدون استفاده از منابع واقعی، تنظیمات بهینه را پیدا کرد. این شبیهسازی به شرکتها کمک میکند تا فرآیندها را بهتر درک کرده، ریسکها و فرصتها را شناسایی و تصمیمهای بهتری بگیرند.
هوش مصنوعی مولد همراه با شبیهسازی، به ذینفعان این امکان را میدهد تا به صورت مکالمهای سناریوهای «چه میشد اگر…» را بررسی کنند. به عنوان مثال، میتوانند بپرسند: «اگر نرخ اتوماسیون را به ۲۰٪ یا ۲۵٪ در یک یا چند فعالیت برسانیم، کاهش رضایت مشتریان چقدر خواهد بود؟ تأثیر آن بر اضافه نمودن منابع جدید یا زمانهای انتظار چگونه خواهد بود؟» این مورد استفاده به ارزیابی مسیرهای بهبود از طریق هوش مصنوعی مولد مربوط میشود؛
فرآیندکاوی
فرآیندکاوی با هوش مصنوعی:
هوش مصنوعی در تحلیل، تجسم و بهبود فرآیندها نقش مهمی دارد. به کمک آن میتوان فرآیندها را بهطور خودکار شناسایی و مدلسازی کرد؛ مثلاً با بررسی دادههای سیستمهای CRM یاERP
تحلیل لاگها و رویدادها به AI این امکان را میدهد که الگوها و روابط را شناسایی کرده و جریان فرآیند را ترسیم کند. همچنین، هوش مصنوعی میتواند انحرافات، تأخیرها یا خطاهای موجود را شناسایی کرده و نقاط ضعف یا گلوگاهها را مشخص کند.
یک مزیت کلیدی فرآیندکاوی با هوش مصنوعی، نظارت بلادرنگ است؛ بهطوری که اطلاعات روز درباره وضعیت فرآیند در دسترس بوده و در صورت نیاز فوراً میتوان مداخله کرد.
اتوماسیون فرآیند
اتوماسیون فرآیند با هوش مصنوعی:
هوش مصنوعی با استفاده از رباتهای نرمافزاری، وظایف تکراری، دستی و مبتنی بر قوانین را بهطور خودکار انجام میدهد. این رباتها به سرعت کارهایی را که معمولاً توسط انسان انجام میشود، انجام میدهند، که منجر به تسریع فرآیندها، کاهش هزینهها و کاهش خطاها میشود.
این روش به کارکنان اجازه میدهد تا روی کارهای پیچیدهتر تمرکز کنند. مثالهایی مانند ثبت درخواست مرخصی، پردازش فاکتورها یا آمادهسازی پذیرش کارکنان از جمله مواردی است که با اتوماسیون میتوان بهبود بخشید.
با پیشرفتهای AI، حتی فرآیندهای پیچیده که شامل چندین ذینفع و سیستم هستند، قابل اتوماسیون خواهند شد.
تصمیمگیری هوشمندانه
تصمیمگیری هوشمندانه با هوش مصنوعی:
تصمیمگیریهای مهم اغلب زمانبر بوده و نیازمند مشارکت چندین نفر است. هوش مصنوعی با ارائه اطلاعات گسترده، شبیهسازی سناریوهای مختلف و پیشنهاد بهترین گزینه، میتواند این فرآیند را سرعت ببخشد.
با پردازش دادههای ساختاریافته و غیرساختاریافته، AI اطلاعات لازم برای تصمیمگیری بهینه را فراهم میکند. حتی امکان اتوماسیون برخی تصمیمات وجود دارد که منجر به کاهش خطاها و سرعتبخشی در فرآیند میشود.
تحلیلهای پیشبینیکننده
تحلیلهای پیشبینیکننده با هوش مصنوعی:
در این حوزه، دادههای تاریخی مورد تحلیل قرار میگیرند تا روندها و الگوها شناسایی شوند و پیشبینیهایی درباره آینده انجام شود.این قابلیت به شرکتها کمک میکند تا به موقع گلوگاهها را شناسایی کرده و از بروز تأخیر جلوگیری کنند. همچنین، امکان تطبیق سریع با تغییرات بازار و تقاضا فراهم میشود.
از کاربردهای رایج میتوان به شناسایی ریسکهای اعتباری، تعیین استراتژیهای قیمتگذاری، پیشبینی زمان تعمیر یا تعویض ماشینآلات و شناسایی مشتریان ناراضی اشاره کرد.
بازطراحی فرآیندها به کمک هوش مصنوعی
هوش مصنوعی مولد (GenAI) این امکان را برای تیمهای کاری فراهم میکند تا با ترکیب مستندات مرتبط (دستورالعملهای کاری، سیاستها، مدلهای فرآیند و غیره) و بینشهای استخراجشده از یک پلتفرم فرآیندکاوی، گزینههای بهبود فرآیند را تولید کنند. به عنوان مثال، با در نظر گرفتن شاخص زمان تا حل مشکل (Time-to-Resolution KPI) که در حال حاضر در ۱۵٪ موارد نقض میشود، یک تحلیلگر میتواند بپرسد: «چگونه میتوان نرخ نقض این شاخص را به اندازهی ۱۰ واحد درصد کاهش داد بدون افزایش هزینه منابع؟» این کاربرد را می توان کشف مجدد فرآیند یا بازطراحی به کمک هوش مصنوعی نامید همچنین هوش مصنوعی مولد همچنین به ذینفعان کمک میکند تا سوالات یا عوامل اضافی که باید هنگام تغییر فرآیند مد نظر قرار گیرند، شناسایی کنند. به عنوان مثال، تعیین قوانین انطباقی مورد نیاز. به عبارت دیگر، هوش مصنوعی مولد به ذینفعان کمک میکند تا تشخیص دهند چه سوالاتی باید مورد بررسی قرار گیرند، نه فقط به سوالاتی که مطرح میشود پاسخ دهند. اساساً، این یک کاربرد «ارتقای طراحی مجدد» است.