مفتخریم اعلام نماییم فاز نخست پروژه مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) در مجموعه کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران با تمرکز بر «معماری فرایندها» با موفقیت به پایان رسید. این پروژه که با هدف نظاممند کردن فعالیتها، یکپارچهسازی عملیات، افزایش شفافیت، ارتقای بهرهوری و ایجاد زیرساخت لازم برای بهبود مستمر فرایندها آغاز شده بود، پس از طی یک دوره فشرده کاری و برگزاری جلسات متعدد تخصصی با ذینفعان کلیدی، اکنون وارد مرحله جدیدی از بلوغ مدیریت فرایند در این مجموعه بزرگ و راهبردی شده است.
کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران به عنوان بزرگترین مجموعه حملونقل دریایی کشور و یکی از بازیگران اصلی زنجیره تأمین و لجستیک منطقه، دارای گسترهای وسیع از فعالیت های عملیاتی، پشتیبانی و مدیریتی است. طبیعی است که در چنین سازمانی، شناسایی و ساختاردهی صحیح فرایندهای کسبوکار نقش تعیینکنندهای در افزایش کارایی، کاهش دوبارهکاریها، تسهیل نظارت مدیریتی و فراهم سازی بستر لازم برای تحول دیجیتال ایفا کند. از همین رو، اجرای فاز معماری فرایند به عنوان اولین و یکی از مهمترین مراحل پروژه مدیریت فرایند، با حساسیت و دقت بسیار بالا دنبال شد و خوشبختانه با مشارکت گسترده مدیران و کارشناسان کشتیرانی، این فاز با نتایجی ارزشمند به پایان رسید.
در طول این فاز جلسات منظم، هدفمند و فشردهای با مالکان فرایند، مدیران کلیدی، کارشناسان حوزههای مختلف و متخصصان داخلی کشتیرانی برگزار گردید. در این جلسات، علاوه بر تبیین رویکرد پروژه و اهمیت آن برای آینده سازمان، فرایندهای مرتبط با واحدها و حوزههای کاری مختلف به صورت دقیق بررسی و تحلیل شدند. این تعامل دوسویه و حضور فعال ذینفعان باعث شد تا تصویر شفافی از وضعیت موجود فرایندها شکل بگیرد و بتوان ساختار کلی معماری فرایند سازمان را با اتکا بر دانش عملی و تجربی نیروهای متخصص کشتیرانی طراحی کرد.
یکی از نقاط قوت مهم این فاز
یکی از نقاط قوت مهم این فاز، استفاده از کاربرگهای تخصصی بود که پیش از جلسات توسط افراد مرتبط تکمیل شده بود. این کاربرگها که با هدف مستندسازی اولیه اطلاعات و تسریع در استخراج معماری فرایندها طراحی شده بودند، نقش بسیار مؤثری در افزایش سرعت و دقت تحلیلها ایفا کردند. کارشناسان و مالکان فرایند با تکمیل این کاربرگها، اطلاعات ارزشمندی در خصوص حیطه فعالیتها، ورودیها و خروجیها، تعاملات بین واحدی، نقشها و مسئولیتها و لایههای مختلف کاری ارائه نمودند که این موضوع به تیم پروژه کمک کرد بتواند در مدتزمان کوتاهتری به نتایج دقیقتر و کاملتری دست یابد.
یکی از عوامل کلیدی موفقیت این فاز
نکته قابل توجه و یکی از عوامل کلیدی موفقیت این فاز، آمادگی قبلی سازمان و آموزش نیروهای درگیر در پروژه بود. پیش از آغاز رسمی فاز معماری فرایند، دوره عمومی مدیریت فرایندهای کسبوکار برای «سفیران فرایند» در مجموعه کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران برگزار شده بود. در این دوره آموزشی، مفاهیم بنیادین مدیریت فرایند، اهمیت رویکرد فرآیندمحور، نقش فرایندها در تعالی سازمانی، نحوه مشارکت اثربخش در پروژه BPM و نحوه تکمیل کاربرگها و انتقال صحیح دانش سازمانی به تیم پروژه به صورت کاربردی آموزش داده شده بود.
همین موضوع باعث شد تا افرادی که مسئولیت تکمیل کاربرگها و حضور در جلسات را بر عهده داشتند، با درک مناسبی از اهداف پروژه و مفاهیم مدیریت فرایند وارد همکاری با تیم اجرایی شوند. این آمادگی قبلی موجب افزایش کیفیت اطلاعات دریافتی، کاهش ابهامات و شکلگیری ادبیات مشترک میان تیم پروژه و نیروهای سازمان شد و در نهایت سرعت و کیفیت خروجیهای فاز معماری فرایند را به طور چشمگیری افزایش داد.
در نتیجه این اقدامات، مجموعه فرایندهای اصلی، مدیریتی و پشتیبانی کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران به صورت ساختارمند شناسایی و طبقهبندی گردید. نقشه سطح بالای فرایندهای سازمان طراحی شد و چارچوب معماری فرایند به گونهای تدوین شد که بتواند مبنای فعالیتهای آتی پروژه و همچنین تصمیمگیریهای راهبردی مدیریت سازمان قرار گیرد. اکنون کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران دارای یک نمای جامع و شفاف از فرایندهای کلیدی خود است؛ نمایی که میتواند به عنوان یک مرجع رسمی برای برنامهریزیهای آتی، بهبود عملکرد، مدیریت تغییر و توسعه سیستمهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرد.
اهمیت این دستاورد زمانی بیشتر نمایان میشود که بدانیم معماری فرایند نه تنها نقطه شروع پروژه مدیریت فرایندهای کسبوکار است، بلکه نقشه راهی برای حرکت سازمان به سمت بلوغ فرآیندی، استانداردسازی فعالیتها، چابکی سازمانی و همسویی بهتر عملیات با اهداف کلان سازمان به شمار میرود. با تکمیل این فاز، کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران یک گام اساسی به سمت استقرار نظاممند مدیریت فرایند و تحقق اهداف تحولآفرین خود برداشته است.
فاز بعدی پروژه چیست؟
بر اساس برنامهریزی انجامشده، پس از پایان موفقیتآمیز فاز معماری فرایند، پروژه وارد فاز بعدی خود یعنی «مدلسازی وضعیت موجودفرایندها» خواهد شد. در این مرحله، تمرکز بر فرایندهایی خواهد بود که از اولویت و اهمیت بیشتری برای سازمان برخوردار هستند. این فرایندها با استفاده از استاندارد جهانی BPMN 2.0 و ابزار تخصصی ویژوال پارادایم به صورت دقیق مدلسازی خواهند شد تا امکان تحلیل عمیقتر، شناسایی نقاط ضعف و گلوگاهها، بهینهسازی عملیات و طراحی راهکارهای بهبود فراهم شود. همچنین در ادامه مسیر، بستر لازم برای استقرار مکانیزمهای پایش و بهبود مستمر فراهم خواهد شد تا سازمان بتواند در یک مسیر نظاممند و پایدار، حرکت به سمت تعالی فرآیندی را ادامه دهد.
پایان موفقیتآمیز فاز معماری فرایند در کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران، نتیجه همکاری سازنده مدیریت ارشد سازمان، مشارکت فعال مدیران و کارشناسان، تعهد جدی سفیران فرایند و تلاش تیم اجرایی پروژه است. این موفقیت نشان میدهد که با وجود پیچیدگیهای ذاتی فعالیتهای یک سازمان بزرگ و ملی مانند کشتیرانی، زمانی که رویکرد علمی، مشارکتی و ساختارمند در دستور کار قرار گیرد، دستیابی به نتایج ارزشمند کاملاً امکانپذیر خواهد بود.
بدون شک، ادامه این مسیر و تکمیل سایر فازهای پروژه مدیریت فرایند، نقش مهمی در ارتقای بهرهوری، افزایش هماهنگی بین واحدها، کاهش هزینهها، بهبود کیفیت خدمات، تسهیل تصمیمگیری مدیریتی و آمادهسازی سازمان برای حرکت در مسیر تحول دیجیتال خواهد داشت. امید است با تداوم این روند و همراهی تمامی بخشهای سازمان، کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران بتواند علاوه بر تثبیت جایگاه خود به عنوان یک بازیگر کلیدی در حملونقل دریایی کشور، در حوزه بلوغ مدیریتی و فرآیند محوری نیز به عنوان یک سازمان پیشرو شناخته شود.
