دوره های آموزشی BPMN,BPM و انواع BPMS ها
در این پادکست نظر آقای مهندس ضیائی رئیس اداره بهبود روش‌ها و فرایندهای سازمان تامین اجتماعی در مورد کیفیت دوره و نحوه تدریس مهندس رمضانی را می توانید بشنوید.
در این پادکست نظر آقای مهندس اسکافی رئیس سیستم ها و روش های بیمه ملت در مورد کیفیت دوره و نحوه تدریس مهندس رمضانی را می توانید بشنوید.
در این پادکست نظر آقای نشاسته ساز، مسئول آموزش دانشگاه کاشان در خصوص دوره BPMN که توسط مهندس رمضانی برگزار گردید را میتوانید بشنوید.
خوشحالیم که دوره های آموزشی مدیریت فرایند برگزار شده توسط مدرسه مدیریت فرایند در بالاترین سطح کیفی برگزار شده و سازمان ها را قادر می سازد با قدرت پای در مسیر استقرار مدیریت فرایند بگذارند.
در این پادکست به زبان ساده و با چند مثال اهمیت و کاربرد RPA را ارائه خواهیم کرد.
یک سناریو فرضی را در نظر بگیرید
مثلاً شما یک شرکت فروش مواد غذایی یا فروش یک محصول خاص هستید. مشتریان شما از طریق وب سایت درخواست هایشان را ثبت میکنند. مثلاً درخواست پیش فاکتور می زنند.
روزانه مثلاً ۱۰۰ تا درخواست دریافت میشود. کارشناس فروش باید وارد صفحه شخصی خود در پرتال شود. جایی که اطلاعات متقاضی وجود دارد
سپس سیستم CRM خود را باز کند. چک کنید که متقاضی خرید محصول قبلا جزء مشتریان یا فرصت های فروش هست یا خیر.
اگر متقاضی جزء مشتریان یا فرصت های فروش نباشد، باید ابتدا اطلاعات متقاضی به عنوان فرصت فروش در سیستم CRM ثبت شود. اگر متقاضی جزء مشتریان فعلی ما باشد و درخواست کالا یا خدمت جدید داشته باشد، باید برای متقاضی یک پیش فاکتور صادر کرد.
پیش فاکتور را در قالب یک فایل اکسل از سیستم CRM چاپ کند. پیش فاکتور را باز کند و به به یک فایل پی دی اف تبدیل کند.
بعد از صدور پیش فاکتور کارشناس فروش باید نرم افزار اوت لوگ خود را باز کند، اأرس ایمیل متقاضی را در آدرس بار وارد کند، یک بدنه ایمیل بنویسید با این مضمون که” جناب اقای یا خانم فلان، حسب درخواست جناب عالی پیش فاکتور فلان صادر شده است و…. در ادامه پیش فاکتور را پیوست کند و دکمه ارسال را بزند.
مراحل اشاره شده تا همین جا کافی است در حالیکه در واقعیت جزئیات بیشتری مورد نیاز است.
انجام این کار هر بار چقدر طول می کشد؟ ۲۰ دقیقه؟ ۳۰ دقیقه؟
حالا یک سئوال. یک کارشناس فروش روزانه چند بار میتواند اینکار را انجام دهد؟
۱۰ بار؟ ۲۰ بار؟
حالا برای مثلا ۱۰۰ درخواست چند کارشناس لازم است؟
با یک ضرب و تقسیم ساده میتوجه میشویم که حدودا ۵ تا ۱۰ کارشناس فروش برای اینکار لازم است.
خطای انسانی را هم باید لحاظ کنیم.
ولی دنیا در حال حاضر از تکنولوژی به اسم RPA استفاده میکند
RPA مخفف …. است و نحوه کارش شبیه ربات هایی است که کمپانی ها در خط تولید استفاده میکنند. چطور ربات جایگزین فعالیت های انسانی میشود و با سرعت، دقت و قدرت بیشتری کارهای تولیدی و یدی را انجام میدهد، RPA را همینطور است.
میتوان الگوریتم انجام کارها را در RPA تعریف کرد و ربات های نرم افزارهای فعالیت های مختلفی که یک کاربر لازم دارد در سیستم و کامپیوتر انجام دهد را ربات انجام خواهد داد. مثلا مثال بالا را در نظر بگیرید که نیاز به ۱۰ کارشناس فروش داشتیم. حالا اینکار را ربات نرم افزاری میتواند ظرف چند دقیقه بدون خطا انجام دهد.
در واقع هستند مدیرانی که به موضوعاتی مثل مدیریت فرایند علاقه و اعتقاد داشته و یا با کمی صحبت میتوان نظر مساعد آنها را در این زمینه جلب کرد. منتها یک دلیل توسط آنها ارائه میشود که مانع از استقرار مدیریت فرایند در سازمان ها میشود و آن این است: فعلاً بودجه کافی برای انجام چنین پروژه هایی را نداریم.
این یک اقدام بسیار مهم و حیاتی در زمینه مدیریت فرایند است و اگر در آن موفق شویم، میتوانیم مدیران و بدنه سازمان را در زمینه استقرار مدیریت فرایند مجاب کنیم زیرا آنها به چند دلیل در بدو امر مخالف شما هستند.
اولین گام برای متقاعد سازی مدیران سازمان در زمینه مدیریت فرایند این است که خود شما نسبت به مزایا و کارکردهای مدیریت فرایند کاملاً متقاعد شده باشید.
در ادامه برای خود یک لیست از مزایای مدیریت فرایند تهیه کنید. صرفاً نوشتن یک سری جمله کلیشه ای در این لیست مفید نخواهد بود.
برای ادامه کار یک فهرست از انواع مشکلاتی که سازمان یا شرکت شما با آنها دست به گریبان است تهیه کنید.
سپس یک ماتریس تهیه کنید.
…..
۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش دوم
در این پادکست گام های سوم تا پنجم استقرار مدیریت فرایند یعنی: تسلط تیم مدیریت فرایندها بر موضوعات از جمله BPM، BPMN و نرم افزارهای BPMS، ارزیابی و انتخاب یک سیستم BPMS مناسب و استخراج معماری فرایندها و مدل سلسله مراتب فرایندی سازمان را توضیح داده ایم.
۱۰ گام طلایی اسقرار مدیریت فرایند در سازمانها- بخش اول
در این پادکست دو گام اول استقرار مدیریت فرایند یعنی گام اول: فرهنگ سازی در بدنه سازمان در خصوص مدیریت فرایند و BPMS و گام دوم: استخراج فرمت ها و تم پلیت های لازم را توضیح داده ایم.
در این پادکست نظر جناب اقای مهندس اسحاقی رئیس سیستم ها و بهبود روش های پویا پخش در خصوص دوره BPMN که توسط مهندس رمضانی برگزار گردید را میتوانید بشنوید.
گفتنی است در این دوره استاندارد BPMN2 تدریس و کاربران تمرین ها را در نرم افزار ویژوال پارادایم انجام دادند.
این سوال بسیار کلیدی را همیشه قبل از مدلسازی و در فاز آماده سازی مدیریت فرایند در نظر داشته باشید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید که برای مدلسازی فرایند با چه کسانی مصاحبه کنیم؟
اگر نفری که باید با آن مصاحبه کنید را اشتباه انتخاب کرده باشید، راه را اشتباه رفته اید و مجبور هستید برگشته و دوباره مسیر را طی کنید.
حال برای مدلسازی فرایند باید به سراغ چه افرادی از سازمان برویم؟
در دو مطلب قبلی در مورد ۱۰-۱۵ دقیقه ابتدایی جلسه مصاحبه و اینکه چه توضیحاتی باید در این مدت کوتاه و کلیدی اشاره کنیم، بیان کردیم. در این نوشته به یکی دیگر از مهم ترین مواردی که باید در همان ۱۰-۱۵ دقیقه به ان اشاره کرد می پردازیم.
داشتن اطلاعات کافی در مورد مشکلات سازمان و مخصوصاً واحد مربوطه
یکی از نکات بسیار مهم که باید در ۱۰-۱۵ دقیقه ابتدایی جلسه مصاحبه به مصاحبه شنوده بگویید، باری است که مدیریت فرایند از دوش وی برخواهد داشت.
در این ۱۰-۱۵ دقیقه برخی از مشکلات سازمان و خصوصاً واحد را به روی فرد مصاحبه شونده بیاورید و به وی گوشزد کنید. این موضوع بسیار مهم است. البته اگر می توانید بصورت کامل و منطقی وی را مجاب کنید که راه حل این مشکل یا مشکلات میتواند مدیریت فرایند باشد. در غیر اینصورت خود را گرفتار کرده اید.