دوره های آموزشی BPMN,BPM و انواع BPMS ها

یکی از اقدامات بعد از جلسات مصاحبه و تکمیل شناسنامه فرایندی و ترسیم نمودار فرایند، دبل چک کردن محتواها با دیتادیکشنری ها است. همچنین یکی دیگر از مهم ترین کارهای مدلسازان پس از جلسه مصاحبه برگزاری جلسات کراس چک فرایندها با یکدیگر است. 

در مطالب قبلی اشاره کردیم که در پیش از برگزاری جلسات مصاحبه مدلسازی فرایند چه اقداماتی را باید انجام داد. حال در این مطلب میخواهیم به این موضوع بپردازیم که در حین جلسه مصاحبه چه مواردی را باید رعایت نماییم.

موضوع این پادکست مدلسازی فرایندها در ۳ سوت است. اگر پادکست مشکلات پروژه های فرایند شماره سه را گوش داده باشید در آن پادکست گفتیم معمولا برای مدلسازی فرایندها از روش مصاحبه استفاده می شود. یعنی تیم مدیریت فرایندها که متشکل از چند نفر کارشناس (مثلا ۵ یا ۱۰ نفر) حوزه تحلیل فرایند و تحلیل کسب و کار است براساس برنامه ریزی هایی که می شود به واحدهای مختلف سازمانها مراجعه می کنند و در قالب شناسنامه های فرایندی اطلاعات فرایند را مدل می کنند. با توجه به اینکه در این تعداد نفرات محدودیت منابع داریم و سازمنها قالبا سازمانهای بزرگی هستند این کار بسیار طولانی خواهد شد یعنی شش ماه ،یک سال و حتی دوسال زمان نیاز دارد که ما مصاحبه کنیم، فرایندها را مستند کنیم، فرایندهای مستند شده را دوباره برای واحدهای سازمان ارسال کنیم، واحدها بخوانند و نظراتشون را به ما اعلام کنند ،نظرات را اعمال کنیم ، اصلاح کنیم و مجددا شناسنامه فرایندی اصلاح شده را ارسال کنیم .بعضاً تا چند مرحله رفت و برگشت انجام می شود تا نهایتاً فرایندها تایید و مدل شود.

در این پادکست می خواهیم روش خوب دیگری را معرفی کنیم که در یک زمان بسیار کوتاهتری می توانیم فرایندهای یک سازمان خیلی بزرگ را مستند کنیم . ما این کار را در یکی از وزراتخانه های بزرگ کشور انجام دادیم و خروجی کار خوب بود. ما این روش را از شرکت های آمریکایی و کانادایی یاد گرفتیم که در یکی از پروژ های بزرگ مشاور بودند و حالا می خواهیم آن را به شما ارائه کنیم.

در مصاحبه روش و سبک کار به این ترتیب است که نفرات تیم مدیریت فرایند یا متخصصین ما نسبت به چارچوب کار، نسبت به شناسنامه فرایندی و نسبت به استاندارد مدلسازی اشراف دارند منتها نسبت به بیزینس و کسب و کار و فعالیتهایی که در دل واحدها انجام می شود اطلاعات خوبی ندارد و مجبور می شوند محتوا را از واحدها بپرسند و در قالب این شناسنامه ها وارد کنند و نهایتاً شناسنامه های فرایندی را تهیه کنند.

در روشی که می خواهیم معرفی کنیم تحت عنوان کارگاههای ساخت یافته کاملا مسیر برعکس می شود. همانطور که از اسم  این  روش پیداست ما یک سری کارگاه و سمینار برگزار می کنیم مثلا یک کارگاه سه روزه از نفرات ذیصلاح که در واحدهای سازمانی حضور دارند دعوت می کنیم که در یک روز یا نصف روز به این کارگاهها بیایند. ما می بایست شناسنامه های فرایندی، استاندارد و امثال آن را به این ها آموزش می دهیم. آموزشی که به این دوستان می دهیم آموزش های عمیقی نیست.ولی ساختار کار و استاندارد مدلسازی BPMN  و امثال آن را به این دوستان آموزش می دهیم. تیم مدیریت فرایند ما به عنوان لیدر واحدهای مختلف حضور خواهند داشت یعنی فرض کنیم از معاونت اداری و مالی که پنج تا مدیریت دارد. پنج تیم براساس مدیریت ها دعوت می کنیم فرمت کار را به آن ها می گوییم و یکی یا دوتا از کارشناسان تیم مدیریت فرایند که اطلاعاتشون در مورد مدیریت فرایند و مدلسازی فرایند تخصصی تر است به عنوان لیدر کنار این تیم مدیریت مالی یا اداری قرار می گیرن.

متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

فاز اول بسیاری از پروژه های حوزه فرایند، مدلسازی فرایندهاست. منتها مدلسازی فرایند تنها محدود به ترسیم تعدادی نمودار مثلا با استاندارد BPMN نخواهد بود و باید اطلاعات مختلفی در مورد فرایند از مصاحبه شوندگان دریافت نمود که در فازهای بعد به کار خواهد آمد.