دوره های آموزشی BPMN,BPM و انواع BPMS ها

در این پادکست نظر آقای مهندس ضیائی رئیس اداره بهبود روش‌ها و فرایندهای سازمان تامین اجتماعی در مورد کیفیت دوره و نحوه تدریس مهندس رمضانی را می توانید بشنوید.

در این پادکست در مورد مربی گری پروژه های مدیریت فرایند صحبت می کنیم. که سبک جدیدی در کشور ما و کشورهای دیگر است. می خواهیم در مورد این صحبت کنیم که مربی گری پروژه مدیریت فرایند به چه معناست، چه اتفاقی می افتد، مربی چه کسی هست و سازمان چه منافعی کسب خواهد کرد؟
معمولا سازمانهایی که می خواستند پروژه مدیریت فرایند انجام دهند یک سری پروپوزال تهیه می کردند، مناقصه انجام می دادند یک شرکت مشاوره و پیمانکاری را انتخاب می کردند و آن شرکت شروع می کرد به مدلسازی فرایندهای آن سازمان. که متاسفانه با هزینه های بالایی که انجام می شد خیلی موفقیت آمیز نبود علت اصلی ناکامی ها رو هم در پادکست های قبلی عنوان کردیم. یکی از مهمترین دلایل این است که فرایندها صرفا مدل می شدند و وارد مرحله اجرایی نمی شدند و بعد از مدتی با کتابچه ای از فرایندها مواجه می شدیم. ولی اتفاقی از قبال این پروژه برای سازمان ایجاد نمی شد.
در بحث مربی گری اولین تفاوتی که با این پروژها و رویکردها داریم این است که سازمان باید با استفاده از منابع داخلی خود پروژه BPM را انجام دهد
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

در پادکست قبلی در مورد چارچوب چانگ در استقرار BPM صحبت کردیم و گفتیم این چارچوب شامل مرحله اول commit هست مرحله بعد Research مراحل بعد Analyze، design،impliment، supportهست. در این پادکست می خواهم بنابر تجربیات خودم به مهترین فاز در این چارچوب بپردازم. به نظر شما مهمترین فاز این چارچوب چیست؟
آقای چانگ یکی از مهمترین تخصصهایی که داشته در پیاده سازی ERP بوده است .ERP 500 شرکت برتر دنیا و همانطور که می دانید یکی از مفاهیمی که در ERP مستتر است بحث BPR است یعنی نگاه و رویکرد سیستمهای ERP به رویکرد مدیریتی BPR بسیار نزدیک است.
همچنین بسیاری از پروژه های ERP یا BPR در دنیا شکست می خورد. براساس یکسری از تحقیقات کاملی که موسساتی در خصوص شکست پروژه های BPR یا مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار انجام داددند به اجماعی رسیدن که مهمترین دلیل شکست این پروژه ها چیست؟
به این نکته مهم رسیدن که مسائل فرهنگی و اجتماعی و مسائل روانشانسی و مدیریت تغییر و مسائلی از این دست از مهمترین علل شکست پروژه های مهندسی مجدد است.
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

در این پادکست در مورد چارچوب چانگ صحبت میکنیم و کلیاتی از این چارجوب را ارائه خواهیم کرد. علت اینکه این مطالب را در قالب پادکست ارائه می کنیم این است که خیلی از دوستان راحتتر هستند که در هنگام رانندگی، پیاده روی و یا در شرایطی که امکان دیدن این مطالب به صورت تصویری وجود ندارد به این پادکست ها گوش کنند. بپردازیم به چارچوب چانگ در پادکست قبلی درخصوص چرخه عمر مدیریت فرایند صحبت کردیم. که مراحل آن design یا طراحی، modeling یا مدلسازی، excution یا اجرا( که گفتیم یک فاز تحلیل هم باید این بین اضاف کنیم)، monitoring یا پایش، optimization یا بهبود و اصلاح. بودند
برای اینکه بتوانیم مدیریت فرایند را در سازمان پیاده سازی کنیم باید حتما از یکی از چارچوب ها در حوزه BPM استفاده کنیم. چارچوب ها به شدت ریسک انجام BPM رو کاهش می دهند. یکی از بزرگترین ریسکها نداشتن چارچوب در حوزه BPM است.
یکی از بهترین چارچوب ها، چارچوب چانگ هست. یکسری مراحل دارد مرحله اول commit هست مرحله بعد Research مراحله بعد Analyze، design،implement، support و بعد مجددا به مرحله analyze برمی گردیم.
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

در دو پادکست قبلی در مورد انواع سیستم های BPMS توضیح دادیم و گفتیم اگر به عنوان تحلیلگر فرایند و یا بیزینس آنالیز هستیم بهتر است BPMS هایی را یاد بگیریم که وقتی می خواهیم فرایندی در آن بسازیم به برنامه نویسی کمتری نیاز داشته باشیم و بقولی BPMS هایی که zerocode باشند و گفتیم که یکی از این ابزارهای zero code پروسس میکر است و یکی از حسن های پروسس میکر هم این است که opensouce است و تا درصد زیادی از نیاز ما را پوشش می دهد بدون اینکه نیاز باشد برویم ماژول هایی که پولی هست تهیه کنیم و یا خودمون این ماژول ها را بنویسیم. وقتی ابزار متن باز است و کد آن در اختیار ما هست ما می توانیم تا هر چقدر مورد نظرمون باشد تغییرات را اعمال کنیم و عملا محدودیتی در ابزارو روی ماژول ها وجود ندارد ولی برای اینکه تسریع شود می توانیم اینها را تهیه کنیم.
می خواهیم چند دلیل دیگر در مورد اینکه چرا باید پروسس میکر یاد بگیریم را عنوان کنیم. در پادکست های بعدی در مورد این موضوع صحبت می کنیم که متناسب با وضعیت سازمان کدام bpms برای ما مناسبتر است. ما فقط داریم از نظر یادگیری صحبت می کنیم که البته نیاز دارد در آن صحبت ها یکی از گزینه های قوی و پررنگ پروسس میکر یاشد
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

قبل از آنکه به اصل موضوع بپردازیم باید به مقدمه ای اشاره کنیم که ما توضیحاتی که ارائه می دهیم مربوط به این است که کدام سیستم BPMS را یاد بگیریم و اینکه کدام BPMS برای سازمان ما بهتر و کاربردی تر است بحث دیگری است . بحث انتخاب BPMS برای سازمان از پارامترهای مختلفی تشکیل شده که ما باید همه این پارامترها را مد نظر قرار دهیم که البته یکی از این پارامترها این است که کدام یکی از سیستم ها را راحتر می توانیم یاد بگیریم طبیعتا ابزاری که یادگیری آن راحتر است در این شاخص امتیاز بیشتری خواهد داشت منتها پارامترهای مختلفی تعیین کننده هستند که برای سازمانها از کدام BPMS باید استفاده کرد.
در پادکست های بعدی در مورد اینکه کدام سیستم BPMS برای سازمان شما مناسب هستند صحبت خواهیم کرد. البته صحبت هایی که ارائه می شود کاملا نسبی هست و براساس تجربیات ما می باشد. امکان دارد دوستان تجربیاتی داشته باشند که بعضی صحبتهای ما را نقض کند. خوب خیلی طبیعی است ما براساس تجربیات مختلفی که در این سال ها داشتیم و نمونه هایی که دیدیم این مطالب را ارائه می کنیم و تا درصد بسیار زیادی قابل استناد هست و تقریبا می تونیم بگوییم که صحبتهایی که می کنیم کاملا صحیح است مگر به جز حالتهای خاص و استثناهایی که ممکن است پیش آید.
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

در این پادکست به این مسئله می پردازیم که از بین این همه سیستم BPMS که وجود دارد منطقی هست که کدام را یاد بگیریم و در آن ابزار متخصص شویم. قبل از آن باید اشاره کنیم که همه دانشجویان و فارغ التحصیلان رشته هایی مثل صنایع، مدیریت، فناوری اطلاعات، نرم افزار، علوم کامپیوتر و رشته های مشابه باید یک BPMS یا چند BPMS را به عنوان یک ابزار پیاده سازی فرایند یاد بگیریند. گارتنر یک تحلیل انجام داده و عنوان می کند ۲۵درصد از مهارتهای یک تحلیلگر کسب و کار مربوط به BPMS می شود. ما در پادکست های قبلی هم عنوان کردیم که یکی از ریسک های پروژه های مدیریت فرایند در کشور ما عدم پیاده سازی و اجرایی شدن فرایندهایی است که مدل می شوند و گفتیم که یکی از بهترین راه حل هایی که دنیا به آن رسیده استفاده از BPMS ها است. ما با استفاده از BPMS ها می توانیم فرایندهای سازمان را بدون برنامه نویسی و یا به عبارت دیگر با یک برنامه نویسی خیلی کمی به نرم افزار تبدیل کنیم. وقتی فرایندها به نرم افزار تبدیل شدن اجرای آنها هم خیلی ساده تر هست. پس ما ناگزیر هستیم و اجتناب ناپذیر است که ما باید یک BPMS را یاد بگیریم. ولی کدام BPMS ؟ ما می خواهیم در این پادکست در مورد این موضع صحبت کنیم. اولین گزینه ای که ممکن است به ذهن خیلی از دوستان برسد استفاده از سیستم های BPMS تجاری مثل bizagi هست.
برای شنیدن این مطلب به صورت کامل پادکست فوق را گوش دهید.

در این پادکست می خواهیم به دو دلیل مهم دیگر در حرکت به سمت BPMS های متن باز را اشاره کنیم. دلیل اول امنیت است. متاسفانه در سازمان ها بد جا افتاده است که فکر می کنند سیستم های متن باز امنیت پایینی دارند در حالی که کاملا این موضوع برعکس است . زمانی که ما در سازمان به امنیت در سیستم عامل نیاز داریم از سیستم متن باز لینوکس به جای ویندوز استفاده می کنیم. به این دلیل که کدهای سیستم های متن باز بسیار شفاف است و چون کدها در دسترس ما است به راحتی می توانیم کدها را بررسی کنیم، اگر بکتوری وجود دارد شناسایی کنیم و اگر حفره امنیتی وجود دارد آن را پوشش دهیم و بهرحال به نیازمندی مورد نظرمون در بحث امنیت برسیم. کمااینکه ما داریم می بینیم خیلی از سازمان های امنیتی بزرگ کشور هم از BPMS های متن باز استفاده می کنند. یکی از این BPMS ها که در یکی از این سازمانها خوب پیاده شده اند سیستمbonitasoft می باشد که ابزار بسیار خوبی است. دلیل دیگری که می خواهیم به آن اشاره کنیم بحث پشتیبانی است.

در پادکست قبلی اشاره کردیم سیستم های BPMS ایرانی متاسفانه بلوغ و کیفیت لازم را ندارند و سیستمهای BPMSغیرمتن باز خارجی بسیار گران هستند و بحث تحریم ها هنوز به قوت خودش باقی است و امکان تهیه آنها وجود ندارد. ما برای چندتا از سازمانها در نظر داشتیم از سیستم BIZAGI استفاده کنیم زمانی که مکاتبه می کردیم با این شرکت اعلام می کردند که نمی توانیم به شرکت های ایرانی سرویس دهیم. ولی می شود از روش هایی سیستم های BPMS تجاری خوب دنیا رو هم تهیه کرد اما بحث هزینه خیلی مطرح است هزینه های بسیار بالایی دارند این ابزارها. یعنی اگر بخواهیم این سیستم ها را تهیه کنیم باید خیلی هزینه های بالایی را بدهیم. بعضاً تا یوزرنیم و پسوردی ۸۰۰ دلار هزینه این سیستم ها هست. از طرفی همه ما می دانیم که در پروژه های حوزه فناوری اطلاعات ریسک شکستها خیلی بالا هستند یعنی خیلی از پروژه ها به شکست منجر می شوند. پس ما اگر هزینه زیادی کنیم و پروژه شکست بخورد اتفاق خیلی بدی خواهد افتاد.
یکی از توصیه هایی که متخصصین حوزه BPMS در سطح دنیا می کنند این است که بتوانیم از ابزارهای ارزان تر استفاده کنیم تا سازمان را به بلوغ کافی برسانیم که اگر روزی خواستیم BPMS های تجاری استفاده کنیم بلوغ مورد نظر در سازمان برای استفاده از این سیستم ها شکل گرفته باشد و احتمال شکست کم شود.

قبل از اینکه به اصل موضوع و دلایل بپردازیم باید گفت تحلیل هایی که اشاره میکنیم و طی این پادکست و پادکستهای دیگر عنوان می کنیم به طور خاص در مورد سیستم های حوزه BPMS صادق است. یعنی ما نمی توانیم بگوییم سیستم های متن بازدر همه حوزه ها خوب هستند. البته سیستم های متن باز در بعضی حوزه های دیگر امتجان خود را به خوبی پس داده اند مانند حوزه های سیستم عامل ویا مثل سیستم های CRM که ما سیستم های CRM متن باز خیلی خب و با کیفیتی داریم. ولی باتوجه به اینگه سیستم های MIS و سیستم های اطلاعاتی مثل سیستم های مالی و امثال آن نیاز دارند که الزامات و چهارچوبهایی در واقع از سازمانهای بالادستی مثل وزارت اقتصاد، سازمان مالیاتی، سازمان حسابرسی و غیره را تامین کنند و بومی کردن و اعمال تغییرات در این سیستم ها کار خیلی پرهزینه و زمانبری خواهد بود خیلی منطقی است که ما از سیستم های آماده ای که در بازار وجود دارند و کیفیت خوبی هم دارند استفاده کنیم.
پس این تحلیل هایی که ارائه می کنیم در حوزه BPMS است و اینکه آیا در مورد حوزه های دیگر صادق است باید بشینیم و تحلیل های جداگانه ای داشته باشیم. اولین دلیلی که ارائه می کنیم این است که BPMS های داخلی به بلوغ و کیفیت لازم نرسیده اند.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

امروز می خواهیم یکی از مزیت های فوق العاده سیستم های BPMS را معرفی کنیم که این مزیت وجه تمایز BPMS با سیستم های ابتدایی تر مثل workflow ها یا اسباب بازی هایی هست که با آن برخورد کردیم. ورژنینگ را اگر بخواهیم خیلی ساده تعریف کنیم امکان دارد ما در سازمان فرایندهایی داشته باشیم که در حال اجرا هستند فرض کنیم فرایند فروش. از این فرایند فروش ۵۰۰ نسخه باز در سازمان داریم. یعنی ۵۰۰ فرایند باز فروش در سازمان جریان دارد. به هر دلیلی مجبور می شویم فرایندمان را تغییر دهیم. این دلیل می تواند تغییر مدیر باشد، تغییر قوانین باشد، تحریم باشد، تغییر نرخ ارز باشد، بدقولی پیمانکارها باشد و هزار دلیل دیگر.
پس ما ۵۰۰ مشتری باز درحال تحویل کالا یا خدمت داریم ولی مجبور می شویم فرایند را تغییر دهیم. حال تکلیف ما با این ۵۰۰ مشتری چیست. ما نمی توانیم فرایندهای باز را ری استارت کنیم و درواقع استاپ کنیم باید طبق همین روال کارشون ادامه پیدا کند. اتفاق بعدی که می افتد این است که باید صبر کنیم آیا این ۵۰۰ مشتری کارشون تمام شود و بعد فرایندها را تغییر کنیم؟ شاید یکسال و یا بیشتر طول کشید.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.

ما در دو پادکست قبلی که در مورد مزیت های این سیستم ها صحبت کردیم اشاره شد که BPMS ها ابزاری هستند که به دلیل codeless بودن آنها این امکان وجود دارد که ما بتوانیم فرایندهای سازمان را به نرم افزار تبدیل کنیم و زمان تبدیل فرایندها به نرم افزار و یا الکترونیکی کردن فرایندها که پیشنیاز تحقق دولت الکترونیک هم هست خیلی کم می شود. مزیت دوم هم امکان ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی بین فرایندها که مکانیزه شون کردیم در BPMS با سیستم های اطلاعاتی موجود سازمان هست. می خواهیم درمورد مزیت سوم صحبت کنیم منتهی می خواهم یک سری سوال مطرح کنم که مطمئنا شما هم با آن برخورد کرده اید.
متوسط اجرای فرایندها از نظر زمانی چقدر است؟ آیا ما می توانیم زمان اجرای فرایندها را کوتاهتر کنیم؟ چرا فرایندها با تاخیر انجام می شود؟ علت تاخیرات چیست یا اصولا گلوگاه هایی که منجر به ایجاد این تاخیرات می شود از کجا ناشی می شود؟ چه واحدی در اجرا فرایند به موقع عمل می کند و چه واحدی با تاخیر عمل می کند؟ چه فردی به موقع عمل می کند و چه فردی با تاخیر عمل می کند؟ اینها سوالاتی هستند که معمولا سازمانها را درگیر خودشون می کنند و رسیدن به جواب این سوالات از طریق فناوری BAM در سیستم های BPMS بسیار راحت است.
متن کامل این قسمت را در پادکست فوق گوش دهید.