تفاوت سیستم گردش کار با نرم افزار BPMS
در این نوشته برخی وجوه تمایز اصلی سیستم های مدیریت فرایند (BPMS) با یک سیستم گردش کار یا Workflow Management Systems یا به عبارت دیگر تفاوت سیستم گردش کار با نرم افزار BPMS ارائه می گردد.
در سیستم های گردش کار (WFMS)
معمولاً WFMS یا سیستم های گردش کار بصورت یک بسته نرم افزاری مستقل قابل ارائه نبوده و در سیستم هایی از قبیل اتوماسیون اداری جاسازی میشوند یعنی عدم قابلیت ارائه سیستم گردش کار در قالب یک بسته نرم افزاری جداگانه.
- در کنار WFMS ها، فرمساز و گزارش ساز هم باید خریداری شود. چون WFMSها به تنهایی دارای محیط فرم ساز و گزارش ساز نیستند.
- معمولاً فرایندهای ساده و نه چندان پیچیده را میتوان با WFMS ها پیاده سازی کرد و اگر فرایند تا حدی پیچیده تر شود، باید دست به کدنویسی های زیادی زد. معمولاً بسیاری از فرایندهای سازمان ها وضعیت ساده ای نداشته و برای پیاده سازی آنها در مواردی که از WFMS استفاده میشود دشوار است.
- قواعد کسب و کاری ساده را پوشش میدهد.
- رویکرد آن، تقریباً وظیفه ای است نه فرآیندی و ابزار مناسبی برای فرایند محور کردن سازمان ها به شمار نمیرود.
- قابلیت های یکپارچهسازی آن با سایر سیستم های موجود در سازمان محدود است.
- امکان برقراری ارتباط با پایگاه های داده سیستمهای دیگر به راحتی و سادگی امکانپذیر نیست.
- یک نوع ابزار مسیریابی ساده است که تمرکز آن بر ترتیب (توالی) فعالیت ها است.
- تمرکز آن تنها روی گردش کارهای سازمانی است نه محتوای فعالیتها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده ها طبق مسیرها و قوانین از قبل تعیین شده بدون انجام هیچ گونه تجزیه و تحلیلی روی داده ها انجام میشود.
- میتوان گفت موتور گردش کار نقش یک پستچی را دارد که فقط وظیفه آن جابجایی پاکت نامه است بدون اینکه از محتوای درون آن هیچگونه اطلاعی داشته باشد و بتواند تجزیه و تحلیلی روی محتوای دادهها انجام دهد.
- پایگاه داده آنها معمولاً غیر شفاف و گنگ است بطوریکه نمیتوان بر روی جداول آن براحتی کار کرد.
- تهیه گزارشات کنترلی و مدیریتی در حد مقدماتی و محدود به دلیل ذکر شده قبلی.
- محیط و زبان طراحی فرآیند معمولاً یک زبان من درآوردی است و فهم آن برای افراد جدید نیاز به اموزش مجدد دارد بر خلاف استانداردهایی مثل BPMN2
- برای ساختن گردش کارها باید حتما باید از متخصصین خبره برنامهنویس استفاده کرد.
- کاربرپسند نبودن محیط طراحی فرآیند به دلیل استفاده از کدنویسیهای طاقت فرسا و زمانبر
- اعمال تغییرات بر روی فرآیندها به دلایل مختلف از جمله تغییر قوانین و اسناد بالادستی، تغییر مدیران، بهبود فرایند و… به راحتی امکانپذیر نیست.
- عدم امکان اعمال تغییرات در فرایندهای جاری و باز (Versioning)
- عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک فرایند
- عدم توانایی در پایش اطلاعات
- و….
در مقابل، نرم افزار BPMS علاوه بر رفع تمامی نواقص بالا، نقاط قوت زیر را نیز دارا می باشند:
- دارا بودن نگاه فرآیندی به فعالیتها و گردش کارها و امکان تحقق سازمان فرایند محور از طریق آنها
- عدم نیاز به متخصص برنامه نویسی حرفه ای برای ساخت فرآیندها
- کاربرپسندی و سادگی ساخت فرایندها در محیط توسعه بر خلاف سیستمهای گردش کار
- امکان برقراری ارتباط آسان به پایگاه داده و سایر سیستمهای موجود در سازمان و ایجاد یکپارچگی
- امکان پیاده سازی انواع قواعد کاری با باعاد مختلف پیچیدگی
- پشتیبانی از نسخ متعدد یک فرآیند (Versioning)
- پایش مراحل مختلف فرایندهای کسب و کار را دارد فناوری BAM
- ردگیری و رهگیری درخواست ها و فرایندهای اجرا شده
- انعطافپذیری بالا در تغییر فرآیند و بهبود آن
- عدم نیاز به تخصص پیچیده جهت ساخت و پیاده سازی فرایند
- امکان شبیه سازی فرآیندها
- ….