کتاب راهنمای استفاده از سیستم مدیریت جریان کار (BPMS)
در این مطلب قصد دارم به معرفی یک کتاب خوب در زمینه سیستم مدیریت جریان کار (BPMS) بپردازم با عنوان: کتاب راهنمای کاربردی استفاده از سیستم مدیریت جریان کار (BPMS) در سازمان های دولتی و خصوصی
در ادامه پیش گفتار و مقدمه کتاب به همراه فهرست مطالب رو ارائه خواهم کرد.
پیش گفتار
همانطور که می دانید سیستم مدیریت جریان کار یا BPMS به سیستمی تبدیل شده است که بحث روز دنیا است و بسیاری از شرکت های ایرانی نیز به دنبال تهیه و استفاده از این سیستم هستند. با کمی تحقیق در بازار کتاب خواهید دید که با اینکه سیستم های BPMS چندین سال است که در ایران به فروش می رسند اما کتب و مراجع مناسب جهت راهنمایی و انتقال تجارب پروزه ها موجود نیست.
از آن جهت که بحث نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت جریان کار) مسیر صعودی دارد و در چند سال آینده بحث ان بسیار داغتر نیز خواهد بود لذا بر ان شدم تا تجارب و دانسته های ناچیز خود را در قالب یک کتاب منتشر نمایم.
بنده خود مسلط به برنامه نویسی C# هستم و با پایگاه داده SQL SERVER کار کرده ام. تاکنون بیش از صدها برنامه تحت ویندوز و وب نیز نوشته ام اما وقتی در سال ۱۳۸۹ با مفهوم و ابزار BPMS یا سیستم مدیریت جریان کار آشنا شدم به یکباره شاهد یک تغییر بزرگ در زندگی کار خود شدم. قبل از آن هرگاه نیاز به برنامه ای بود اولین کاری که انجام می دادم طراحی نرم افزار و شروع به کدنویسی بود. حال اگر کد آماده بود که می شد در نرم افزار جدید استفاده کرد که عالی بود در غیر این صورت باید از ابتدا کدنویسی می شد.
اما BPMS قواعد را برای من عوض کرد. وقتی اولین فرایند را در BPMS ساختم و به اجرا در اوردم دیدم که در مدت کوتاهی می توانم همان برنامه مورد نیاز کاربر را به او تحویل دهم مضاف بر آن تفکر WORK FLOW یا گردش کار را نیز می توانستم بسیار ساده و بدون کدنویسی در برنامه خود بگنجانم. نیاز به طراحی UI نبود و همه برنامه یکدست می شدند. زمان اموزش کاربر کوتاه تر می شد و در بسیاری از موارد خود کاربر بدون آموزش با برنامه کاری می کرد.
البته دستاوردهای BPMS برای من خیلی بیشتر بود و می توانم بگویم BPMS برای من یک انقلاب بود و مطمئن هستم که بسیاری از کارشناسان حوزه فناوری اطلاعات و برنامه نویسان کهنه کار در صورتیکه با BPMS کار کرده باشند یا آشنایی با ان داشته باشند با نظر من موافق هستند.
با توجه به اتفاقاتی که شرح دادم در این کتاب سعی کرده ام تا تجارب مربوط به پیاده سازی و مدیریت بیش از یکصد پروژه کوچک و بزرگ BPMS (از یک شرکت خصوصی ۱۰۰ کاربر تا یک وزارت خانه یا سازمان دولتی با ۱۰,۰۰۰ کاربر) را به صورت بسیار روان و کاربردی ارائه نمایم تا همکاران و دوستان عزیز حوزه فناوری اطلاعات بتوانند با آسودگی و اطمینان بیشتر اقدام به استفاده از سیستم BPMS نمایند.
لازم به ذکر است زبان و لحن کتاب را عامیانه و کارشناسی انتخاب کرده ام و سعی کردم از استفاده اصطلاحات و عبارت های تخصصی بی مایه پرهیز نمایم و مطالب را با زبان ساده بیان نمایم تا هم کارشناسان خبره بتوانند از آن استفاده نمایند و هم دانشجویانی که در حال اتمام تحصیلات خود هستند و تصمیم به ورود به بازار کار و فعالیت در حوزه اتوماسیون فرایندهای سازمانی را دارند از آن بهره مند گردند.
مقدمه
در این کتاب سیستم BPMS خاصی موردنظر نیست و کتاب طوری نوشته شده است که با تمامی نرم افزارهای استاندارد BPMS که دارای اجزا و قابلیت های استاندارد یک نرم افزار BPMS هستند سازگار است.
بنده به مدت ۷ سال با نرم افزارهای BIZAGI و BONITA (بونیتا) کار کرده ام. اما شخصاً نرم افزار BIZAGI را به علت سهولت در استفاده و معماری کاربر پسند آن می پسندم. البته BONITA نیز ویژگی هایی دارد اما در مقایسه با BIZAGI از نظر من در موضع پایین تری قرار دارد.
نصب و راه اندازی BIZAGI در مدت کوتاهی انجام می شود و محیط طراحی آن بسیار سبک است (نسبت به BONITA) و حتی بر روی یک لپ تاپ معولی با رم دو گیگابایت نیز می توان آن را نصب و استفاده کرد. اما BONITA منابع سخت افزاری بیشتری نیاز دارد تا راحت کار کند. لذا در صورت تهیه BIZAGI ارتقا خاصی در بخش سخت افزار نیاز نیست و سخت افزار های فعلی نیز می تواند پاسخگو باشد.
آدرس اینترنتی شرکت های سازنده BIZAGI و BONITA به شرح ذیل می باشد:
WWW.BIZAGI.COM
WWW.BONITASOFT.COM
نرم افزار BIZAGI نسخه رایگان دارد اما OPEN SOURCE نیست ولی نرم افزار BONITA هم نسخه رایگان دارد هم OPEN SOURCE است.
BIZAGI بر اساس تکنولوژی DOTNET و BONITA بر اساس جاوا می باشد. البته در توسعه BIZAGI از جاوا نیز استفاده شده است که در برخی از بخش های نرم افزار حضور جاوا به وضوح قابل مشاهده است.
BIZAGI به صورت پیش فرض با پایگاه داده SQL SERVER کار می کند اما BONIATA پایگاه داده MYSQL یا ORACLE را به صورت پیش فرض استفاده می نماید. البته BIZAGI با اوراکل نیز سازگار است و از طرف دیگر BONITA نیز با SQL SERVER کار نمی کند. انتخاب پایگاه داده سلیقه ای است اما بنده به علت تسلط به SQL SERVER نرم افزار BIZAGI را به همراه SQL SERVER می پسندم.
نرم افزار BIZAGI در ایران توسط برخی از شرکت های ایران عرضه می شود اما تا آنجا که اطلاع دارم نرم افزار BONITA عرضه کننده مشخصی در ایران ندارد و فاقد فروش و پشتیبانی در داخل کشور است.
با توجه به مطالبی که گفته شد در این کتاب جهت ارائه مثال و نمونه از نرم افزار BIZAGI استفاده شده است البته مجدداً یادآور می شود مطالب این کتاب برای همه نرم افزارهای استاندارد BPMS سازگار است.
فهرست مطالب کتاب راهنمای استفاده از سیستم مدیریت جریان کار (BPMS)
۱٫ فصل اول: آشنایی با نرم افزار BPMS
۱٫۱٫ نرم افزار BPMS چیست؟
۱٫۲٫ چرا BPMS
۱٫۳٫ اجزای یک نرم افزار BPMS استاندارد
۱٫۴٫ ماموریت و اهداف نرم افزار BPMS
۱٫۵٫ سازمان های سازگار با نرم افزار BPMS
۱٫۶٫ مقایسه نرم افزار BPMS با سیستم اتوماسیون اداری
۱٫۷٫ مقایسه نرم افزار BPMS با WORK FLOW
۱٫۸٫ مقایسه نرم افزار BPMS با SHAREPOINT
۱٫۹٫ مقایسه نرم افزار BPMS با ERP
۲٫ پیش نیازهای استفاده از BPMS
۲٫۱٫ پیش نیاز منابع انسانی
۲٫۲٫ پیش نیاز فنی و تجهیزاتی
۲٫۳٫ پیش نیاز مالی
۲٫۴٫ پیش نیاز فرهنگی
۲٫۵٫ پیش نیاز سازمانی
۳٫ آغاز یک پروژه BPMS
۳٫۱٫ انتخاب نرم افزار
۳٫۲٫ ویژگی های یک نرم افزار BPMS خوب
۳٫۳٫ تنظیم فهرست نیازها و انتظارات
۳٫۴٫ نحوه حضور در جلسات دمو
۳٫۵٫ خرید نرم افزار
۴٫ نصب و راه اندازی
۴٫۱٫ تهیه سرور مناسب
۴٫۲٫ دریافت فایل ها و راهنمای نصب
۴٫۳٫ دریافت لیسانس یا قفل نرم افزار
۴٫۴٫ دریافت متعلاقات و اجزای جانبی نرم افزار
۴٫۵٫ برگزاری جلسات آموزشی
۵٫ ساخت فرایند در سیستم BPMS
۵٫۱٫ شناخت سازمان
۵٫۲٫ تحلیل و مستندسازی فرایندها (انتخاب فرایندها)
۵٫۳٫ ایجاد فرایندها در نرم افزار BPMS
۵٫۴٫ فرایندهای آماده
۵٫۵٫ زمانبندی پروژه
۵٫۶٫ نظارت بر پروژه
۵٫۷٫ دعوت از مدیران و مسئولین جهت مشاهده دستاوردها
۵٫۸٫ اجرای آزمایشی
۶٫ استفاده عملی از سیستم BPMS در سازمان
۶٫۱٫اخذ مجوز اجرا
۶٫۲٫انجام تنظیمات بر روی سیستم های کاربران عادی
۶٫۳٫آموزش کاربران عادی
۶٫۴٫نظارت بر فعالیت کاربران
۶٫۵٫تهیه گزارش از فعالیت ها
۷٫مشکلات و محدودیت ها در پروژه های BPMS
۷٫۱٫مقاومت کاربران
۷٫۲٫مقاومت مدیران واحدها
۷٫۳٫محدودیت های فنی و تجهیزاتی
۷٫۴٫ارتباط و همکاری با سیستم های موجود
۷٫۵٫ریسک از بین رفتن داده ها
۸٫یکپارچه سازی و همکاری سیستم BPMS با سایر سیستم ها
۸٫۱٫همکاری از طریق API و سرویس ها
۸٫۲٫از طریق ارتباط مستقیم با پایگاه داده سایر نرم افزارها
۸٫۳٫EXCEL و ACCESS و سایر محصولات مایکروسافت
۸٫۴٫موتورهای محاسبات و پردازش
۸٫۵٫ روش های غیر مستقیم و OFFLINE
۹٫ BI (هوش تجاری) در کنار سیستم BPMS
۹٫۱٫ BI یا هوش تجاری چیست؟
۹٫۲٫ دلایل استفاده از BI (سنجش بهره وری)
۹٫۳٫ورودی های سیستم BI
۹٫۴٫خروجی های سیستم BI
۹٫۵٫ مانیتورینگ فعالیت ها یا BAM
۹٫۶٫تحلیل حساسیت
۹٫۷٫معرفی برخی ابزارهای BI
۱۰٫اتمام راه اندازی اولیه و بهبود
۱۰٫۱٫چرخه عمر یک فرایند
۱۰٫۲٫بهبود فرایندها
۱۰٫۳٫VERSIONING و مدیریت VERSION ها
۱۰٫۴٫دلایل نیاز به بهبود
۱۰٫۵٫فرهنگ بهبود فرایندهای سازمانی
مشاهده فیلم زیر در خصوص نرم افزار بیز ای جی میتواند برای شما مفید باشد
