BPMS، شیر پوینت یا هر دو؟ (بخش دوم)

همانطور که در مقاله قبلی گفته شد شیرپوینت دارای ویژگی های مفیدی است که می تواند در جریان سرمایه گذاری در BPMS بیش از پیش تقویت گردد. برای فهم اینکه شیرپوینت در کجای محدوده workflow و BPM قرار می گیرد بهتر است این طیف را از خوب تا نه چندان خوب طبقه بندی کنیم.

خوب

به عنوان یک محصول مستقل گردش کاری شیرپوینت به خوبی عمل کرده و کارامد است و می­تواند جهت توسعه نرم­ افزارهای جریان کار قدرتمند استفاده شود که این امر منجر به آسان شدن و همچنین اتوماتیک شدن فرایندهای ساده و دارای فرم های خاص همانند مصوبات ، مدیریت اسناد، برنامه های منابع انسانی ساده، فناوری اطلاعات و امور مالی شود.

بد

بعنوان یک مرکز اصلی جهت گرد هم آوردن واحدها و نرم­ افزارها، SharePoint  یک بستر مناسب آشنا و ضروری از اطلاعات را تنها در لایه ارتباطی ارائه می­دهد. ضمن این که فرآیندهای طراحی شده در جریان کار SharePoint  بوسیله­‌ی مرزبندیهای مجموعه محدوده می‌­شوند. از این­رو در هر جریان کاری که نیاز است مرزبندی­ های سازمانی لحاظ شوند، مدیریت مجموعه­ ها دشوار می­شود. بمنظور اشتراک­ گذاری اطلاعات بین مجموعه‌­ها مثل بودجه که بین بازاریابی، اداره مرکزی و مدیریت مالی که هر کدام از مجموعه­ ها از سایت­های خودشان استفاده می­کنند، فرآیند جریان کار نیاز به کد گذاری رایجی دارد، که در اینجا یک نرم­ افزار واحد مورد نیاز است که بر پایه جریان کار ویندوز (WWF) قرار داشته باشد. که در آن فرآیندهای جریان کار یا محدود به توالی یا محدود به الگوهای ماشین هر قسمت می­شوند.

در اینجا یک موردی وجود دارد SharePoint بعنوان یک وسیله میانی یا مانند یک ESB  عمل نمی­کند، لذا یک زیرساخت و بستر یکپارچه­ سازی اختصاصی را نیز فراهم نمی­کند. یعنی هر گونه تلاشی جهت اشتراک ­گذاری اطلاعات بین مرزهای یک سایت بدون ارتباط واحد کد بندی شده نمی­تواند اتفاق بیفتد. در نتیجه هر اقدامی هزینه­ بر و ناپایدار خواهد بود و قابلیت­های  SharePoint محدود به دپارتمان و بصورت محلی خواهد بود نه بصورت سازمانی.

زشت

محدودیت های گردش کار داخلی شیرپوینت هنگام خودکار سازی فرایندهای سازمان و همچنین چارچوب های زیرین آن زمانی که در پیچیدگی ها و مسایل جاری شرکت های حقیقی مورد استفاده قرار می گیرند ظاهر می شوند،

بعضی از فرایند ها به ظاهر پیچیده هستند و یا اینکه بدلیل نوسانات زیاد نمی توان آن ها را بوسیله گردش کاری شیرپوینت پشتیبانی کرد.

به عنوان مثال هیچ پشتیبانی از کاربرانی که ناخواسته اشتباهاتی را مرتکب شده اند و قصد بازگشت به مراحل قبلی را دارند وجود ندارد. مصوبات چند سطحی که نیاز به تایید توسط چند قسمت را دارند، در حالی که مسیرهای اسنادی شیرپوینت به مصوبات و تاییدیه های اولیه رجوع می کند نه به شخص مورد نظر، چیزی که بدترین اتفاق در یک شرکت می باشد.

در نهایت سیستم گردش کار موجود در شیرپوینت برنامه های اجرایی هستند که نمی توانند در جریان کار و در لحظه به آسانی با آنها منطبق شد. مساله اساسی اینجاست که کوچکترین تغییری در محیط کسب و کار از جمله تغییر در سیاست ها، تمایل به نغییر در برنامه، نمی تواند توسط شیرپوینت مدیریت شود مگر آنکه تغییرات توسط برنامه نویسی صورت گیرد که به سختی مفهوم استمرار، چابکی و بهبود در فرایند را پشتیبانی میکند.