BPMS ، SharePoint یا هر دو ؟ انتخاب با شماست
قبل از رسیدن به مرحله نتیجه گیری بهتر است در مورد آنچه بحث شده تاکنون، مروری داشته باشیم. اول اینکه اگرچه ممکن است BPMS و SharePoint ظاهر یکسانی داشته باشند اما آنچه درون آنها اتفاق می افتد داستان کاملا متفاوتی است. تکیه به چهارچوب گردش کاری به این معنی است که هرگونه عزیمت از یک جریان خطی ساده به دیگری نیازمند تغییر در روند برنامه نویسی می باشد. سوم انکه در یک کسب و کار دارای BPMS استوار شیرپوینت پلتفرم مناسبی را جهت تحت نفوذ قرار دادن قابلیت های BPM موجود را ارایه می دهد.
- در این مواقع، یک لایه یکپارچه میتواند پشتیبانی پایداری از کاربران SharePoint که میخواهند فرآیندهای کسب و کار خود را در محیط مایکروسافت مدلسازی و اجرا کنند، فراهم میآورد.
- در بخش نهایی چک لیستی ساده را قید میکنیم تا در جهت تعیین موقعیت کسب و کار در انتخاب میان workflow و BPMS کمک کند.
انتخاب SharePoint
- اگر شما نیاز به یک مدل فرایندی ساده و تعاملی دارید که در سطح محلی و با یک جریان کار واضح برای پشتیبانی از تغییرات اداره میشود.
- برای جمع آوری محتوا جهت ایجاد یک شبکه داخلی، ساخت پورتال کسب و کار، مدیریت محتوا و بهبود همکاری ها.
- جهت ایجاد مصوبات برای مجموعه اسناد، گردش کاری شیرپوینت دارای پیکربندی منعطفی است که مستندات را قادر میسازد تا قبل از انتشار یافتن در دسترس کاربران قرار گرفته و سپس تایید و تصویب شوند.
- جهت ایجاد گردش های کاری مبنا: شیرپوینت به کاربرانی که نیاز به سیستم قدرتمند دارند این امکان را می دهد تا گردش های کاری ۳ حالتی خارج از چهارچوب ایجاد کنند شامل: ایجاد، جمع اوری بازخورد امضا.
- زمانی که قابلیت های به بیشترین مقدار نفوذ خود رسیده و سفارشی سازی با دقت مدیریت می گردد.
- زمانی که نیاز چندانی به یکپارچگی محکم با داده های دیگر سیستم ها، پردازشهای پیچیده، مدلسازی، بهینه سازی و رصد ندارید.
انتخاب راه حل شیرپوینت همراه BPMS
- استفاده از سرمایه گذاری عظیم مایکروسافت در کاربری ساده، همکاری و روابط کاری در حالیکه قابلیتهای اصلی BPM اضافه میگردد. روشهای طبقه بندی شده میتوانند ارزانتر باشند و سریعتر تسری یابند به نسبت یک BPMS جامع سنتی
- توسعه قابلیت های BPM موجود به شیرپوینت
- اجرا اتوماسیون فرآیند کسب و کار قدرتمند و ارتقاء فرآیند کسب و کار (BPI)
انتخاب BPMS
- شخصی سازی جریان های کار و یا یکپارچه شدن با سیستم های دیگر موروثی
- ترسیم کردن نیازهای اساسی و مطابقت آنها در سطح فعالیتها با یک دید جامع از تمامی نقاط تماس
- بکارگیری فرایندها در موبایل، سیستم های خانگی و لپ تاپ.
- مرتب کردن فرآیندها و همکاریها که پشتیبانی و بهبود سریع را تضمین نماید
- ارائه بهبود مستمر بدون تکیه زیاد بر کد گذاری و IT
- پشتیبانی جامع از فرآیند اصلی مثل آنهایی که بر پایه مستندات نیستن
ابزارهای BPM بطور معمول همراه با موتور قواعد کسب وکار هستند که میتوانند فرآیندها را با قوانین مربوطه هدایت و کنترل نمایند که این امر مستقل از جریان کار میباشد و انعطاف بیشتر و پشتیبانی سریعتر از تغییرات را به همراه دارند. بیشتر نرم افزارهای BPM قابلیتهای یکپارچه سازی در قالب نرم افزارها و یا ارتباط دهنده های OTB که در اکثر سازمانهای بزرگ رایج شده اند را نیز در بردارد.
خلاصه و قدم بعدی
برای برخی صاحبان کسب و کار ممکن است SharePoint workflows دقیقا پاسخگوی نیاز فعلی شان باشد، برای برخی دیگر راه حل های چند لایه می تواند یک راه موثر در توسعه منافع حاصل از این نرم افزار مهم سرمایه گذاری جهت گرداوری تفکر فرایندی به سمت خیل عظیمی از کاربران باشد.
هرچند که برای اکثریت، واقعیتهای دنیای در حال تغییر به منزله افزایش سفارشی سازی و توسعه مجموعه میباشد، که هر قدم آن همراه میشود با گسترش قابلیتهای جریان کار SharePoint استاندارد و نزدیک کردن آن به BPMS. انتخاب یک رویکرد مناسب اکنون میتواند باعث حذف مشکلات در آینده شود، همچنین می تواند به کنترل هزینه ها، تسریع در بهبود زمان و در نهایت خدمت رسانی در کسب و کار کمک قابل توجهی نماید.
نتیجه گیری
شیرپوینت به عنوان یک پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات می تواند نقش موثری در سازمان ها داشته باشد ولی گردش کار آن بخش کوچکی از این ابزار است که عملاً نمی تواند جایگزین BPMS در سازمان شما شود. شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارائه مدیریت فرایندهای کسب وکار ساخته نشده است و این دلیلی است که مایکروسافت را به جستجوی شرکای برنامه های یکپارچه با شیرپوینت Third Party ها نظیر AgilePoint ،Global 360 ،K2 ،Nintex برای تامین نیازمندی های BPM کاربران ترغیب می کند.
بنابراین اگر قصد دارید از شیرپوینت به عنوان ابزار BPM استفاده کنید، برای دسترسی به قابلیت های عمومی ابزارهای BPM جهت برطرف سازی نیازمندی های پیش رویتان، لازم است ابزارهای سوم شخص و قابلیت های هرکدام را بررسی کنید و بر توسعه سفارشی با محیط های برنامه نویسی مثل Visual Studio برنامه ریزی کنید.
تولید کنندگان برنامه های کاربردی فرایندگرا و کسانی که با ابزار SharePointفرایندهای سازمان را به نرم افزار تبدیل میکنند، متحمل کدنویسی های سنگین و پیچیده می شوند، که بر هزینه ی کل مالکیت (Total Cost Of Ownership: TCO) اضافه می شود. خرید ابزار BPMS اگرچه هزینه لیسانس را دارد ولی در برابر، هزینه ی کل مالکیت و ریسک کمتری خواهد داشت.
برای اشنایی با انواع BPMS های متن باز و رایگان در سطح دنیا این صفحه را مطالعه نمایید.