لزوم بکارگیری شناسنامه فرایند در پروژه های مدیریت فرایند

فاز اول بسیاری از پروژه های حوزه فرایند، مدلسازی فرایندهاست. منتها مدلسازی تنها محدود به ترسیم تعدادی نمودار مثلا با استاندارد BPMN نخواهد بود و باید اطلاعات مختلفی در مورد فرایند از مصاحبه شوندگان دریافت نمود که در فازهای بعد از جمله پیاده سازی یا اجرای فرایند به کار خواهد آمد.

معمولاً مدلسازی فرایند از طریق مصاحبه با متخصصان و خبرگان حوزه مورد نظر مثلا مالی، انبار، منابع انسانی و… صورت خواهد گرفت.

این مصاحبه ها در مراحل ابتدایی پروژه اتفاق می افتند لیکن خوراک فازهای بعدی پروژه مدیریت فرایند از جمله پایش و تحلیل از همین مصاحبه ها استخراج خواهد شد.

حال اگر از ابتدا ندانیم که به چه ورودی هایی در فاز های بعدی پروژه احتیاج داریم و یا فقط گردش کارهای فرایند مورد نظر را استخراج کنیم در فازهای بعدی به مشکل خواهیم خورد.

برخی از مهم ترین اطلاعاتی که باید در شناسنامه های فرایندی گنجانده شود عبارتند از:
• هدف فرایند
• فرمت ها و سرفصل های اطلاعاتی مورد استفاده در فرایند شامل فرم ها، چک لیستها و غیره
• قوانین و مقررات تاثیرگذار در فرایند
• تواتر انجام فرایند
• شاخص های کلیدی عملکرد فرایند
• نقاظ ضعف، مشکلات و خلاء های فرایند
• منابع مورد استفاده در اجرای فرایند
• مجریان و صاحب فرایند
• ایده‌های بهبود فرایند
• محرک فرایند
• نتیجه فرایند
• نحوه انجام فرایند از بعد مکانیزاسیون فرایند
• و….

شناسنامه فرایند برای مصاحبه کننده (تحلیلگر فرایند) مثل چک لیست پرواز برای خلبان پیش از پرواز نقش هدایت کننده و تسهیلگر را ایفا خواهد کرد. بدین معنی که با توجه به شرایط جوی حاکم احتمال اینکه تحلیلگر فرایند نتواند همه سوال هایی که باید از مصاحبه کننده بپرسد را در طول ۲-۳ ساعت زمان مصاحبه بخاطر بسپارد و با مراجعه به این چک لیست میتواند به خاطر آورد که چه سئوالاتی باید از مصاحبه شنوده پرسیده شود.

چنانچه این چک لیست در اختیار وی نباشد بخشی از ذهن مصاحبه کننده دائم درگیر این موضوع است که نکند چیزی را از قلم انداخته و مجبور به مصاحبه مجدد شود. هماهنگی جهت تعیین وقت مصاحبه دوم امری زمانبر بوده و تاثیر روانی ناخوشایندی بر مصاحبه شونده خواهد گذاشت.

در همین راستا بر اساس تجربیات مختلف پروژه های مدیریت فرایند اقدام به طراحی یک نمونه شناسنامه فرایند+راهنمای تکمیل نمودیم که در نوع خود بسیار کامل و جامع است.

این محصول که در ۱۷ صفحه است علاوه بر اینکه فیلدهای موردنیاز در یک شناسنامه فرایندی را در بردارد، حاوی توضیحات بسیار کامل راهنما است که مدلسازان براحتی بتوانند نسبت به تکمیل آن اقدام نمایند.