مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
تمام تلاشهای صورت گرفته در سازمان برای تجزیه و تحلیل و بهبود مستمر فعالیتهای بنیادی از قبیل تولید، بازاریابی، ارتباطات و سایر مولفه های اصلی عملیات شرکت. فرایند کسب و کار مجموعه ی هماهنگ، پویا و کاملی از فعالیتهای یا وظایفی است که به صورتی منطقی با هم در ارتباطند و بایستی انجام گیرند تا ارزشی را به مشتری ارائه دهند یا سایر اهداف استراتژیک را به انجام برسانند.
مدیریت فرایند کسب و کار، یک مبحث مدیریتی است و علاوه بر این نوعی پایگاه فناوری نیز می باشد. مدیریت فرایند کسب و کار به عنوان یک رشته مدیریتی، دیدگاههای جدید کسب و کار مبتنی است بر فرایندهای بین بخشی و اهداف سطح بالای کسب و کار را جایگزین دیدگاه سنتی می کند که مبتنی بر سیستمها و واحدهای وظیفه ای جدا از هم می باشد.
مدیریت فرایند کسب و کار، در قالب یک پایگاه فناوری، مجموعه ای از نرم افزار های مورد نیاز برای بهینه سازی عملکرد را ارائه می دهد، اهداف انتزاعی عملکرد را به صورت عینی درمی آورد، آنها را داده های فرایند پیوند می زند، فعالیت های فرایند را خودکار کرده و بر آنها نظارت می کند و نهایتاً اینکه سکویی برای چابک سازی و بهبود عملکرد فراهم می آورد. در حالیکه برخی مدیریت فرایند کسب و کار را تنها به عنوان دورنمایی برای درک و تجزیه تحلیل عملکرد تجاری توصیف می کنند، مجموعه کاملی از نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار، که مدلسازی و تجزیه و تحلیل را با ابزارهای نظارت و پیاده سازی فرایند تکمیل می کنند، کلید موفقیت در بهینه سازی عملکرد به حساب می آیند.
چالش های فرایند های بین بخشی
مدیریت فرایند کسب و کار، به عنوان یک مبحث مدیریتی با این فرض آغاز می شود که سازمانها در گذشته حول واحدهای وظیفه ای جدا از هم نظیر فروش، خدمات مشتری، تولید و مالی، سازماندهی می شدند. شاخص ها و فرایندهای کسب و کار هر واحد معمولاً برای تحقق اهداف داخلی همان واحد طراحی می شد، نه برای تحقق اهداف استراتژیک کل بنگاه. هر واحد وظیفه ای معمولاً دارای سیستمهای it مخصوص به خود بود. در واقع طی دهه گذشته، سرمایه گذاری های انجام شده روی نرم افزارهای کاربردی بنگاه، متمرکز بر یکپارچه سازی و اتوماتیک کردن عملیات درون هر واحد وظیفه ای بود. بنابراین، پیاده سازی گسترده نرم افزارهای CRM ، ERP منابع انسانی و زنجیره تامین باعث خودکار شدن کامل این عملیات و افزایش کارایی داخلی واحدها شده است و در همین حال منجر به این شده است که آنها کمتر قادر به برقراری ارتباط با یکدیگر باشند و در واکنش به تقاضاهای جدید قادر به تغیر نباشند.
مدیریت فرایند کسب و کار شرح می دهد که بنگاه مجموعه ای از وظایف جدا از هم و مجزا نیست. بلکه مجموعه ای از فرایندهای کلیدی کسب و کار است که مرزهای وظیفه ای را در می نوردند. این فرایندها بایستی کاملاً مطابق با اهداف استراتژیک شرکت باشند به گونه ای که رشد درآمد رضایت مشتری کیفیت و نوآوری محدود به یک واحد وظیفه ای نباشد.
برخی مشکلات موجود در سازمان های وظیفه گرا
عدم کارایی: انتظارات به صورت دستی اداره می شوند که این منجر به ناکارآمدی فرایندها و طولانی شدن زمان انجام آنها می شود.
انعطاف پذیری: یکپارچه سازی و تغییر سیستمهای اصلی بنگاه بسیار مشکل می شود.
ناسازگاری و عدم کنترل: یک فرایند واحد در واحدها و سایت های مختلف به صورتی متفاوت انجام می گیرد.
وضوح کم: عملکرد تجاری نمی تواند در سطح فرایندهای پیوسته اندازه گیری شود.