در مطلب قبل کلیاتی در مورد روش FOCUS PDCA ارائه شد. در این مطلب ۴ مرحله اول از ۹ مرحله موجود در روش FOCUS PDCA را ارائه و ابزارهای مربوط به انجام هر روش را بیان خواهیم کرد.
مرحله‌ی Find
در این مرحله با استفاده از دو ابزار زیر، فرایند دارای اولویت برای ارتقا از ابعاد مختلف توصیف می‌شود:
بیان فرصت:
بیان فرصت، چارچوب اهداف ارتقاء را نشان می‌دهد و زیربنای همه مراحل بعدی ارتقای فرایند است. بیان فرصت، نام فرایند، ابتدا و انتهای فرآیند، عملکرد جاری فرایند، منافعی که از ارتقاء حاصل خواهد شد، افرادی که از آن سود خواهند برد و اهمیت ارتقای فرایند را دربرمی‌گیرد.
نمودار قالبی:
نمودار قالبی تصویری بزرگ از فرایند جاری را نشان می‌دهد. برای رسم آن باید گام‌های اصلی فرایند که به‌طور طبیعی در فرایند اتفاق می‌افتد، با مشارکت صاحبان فرایند مشخص شده و به ترتیب انجام آن‌ها در داخل قالب‌های مستطیلی از راست به چپ نوشته شوند. ابتدا و انتهای قسمتی از فرایند را که نیاز به ارتقا دارد با علامت ستاره مشخص می‌کنند.
مرحله‌ی Organize
در این مرحله صاحبان فرایند یعنی کسانی که حداقل در یک مرحله از مراحل فرایند دخیل بوده و صاحب بیشترین دانش در مورد فرایند هستند به عنوان تیم ارتقاء سازمان‌دهی می‌شوند.
مرحله‌ی Clarify
در این مرحله روند فعلی و عملکرد موجود فرایند با استفاده از ابزارهای نمودار جریان فرایند و نمودار جریان داده‌ها مشخص می‌شود.
نمودار جریان فرایند:
این نمودار قدم‌های ریز قسمتی از فرایند را که برای ارتقا انتخاب شده است، با نمادهای مشخص به تصویر می‌کشد. باید توجه نمود که در نمودار جریان فرایند، وضعیت جاری فرایند ترسیم گردد.
نمودار جریان داده‌ها:
نمودار جریان داده برای نمایش عملکرد جاری فرایند در طول زمان به کار می‌رود. برای ترسیم آن باید اعضای تیم فرایند را انتخاب و داده‌های مربوط را جمع‌آوری نموده و آن‌ها را به ترتیب در محور مختصات نشان دهند.
مرحله‌ی Understand
در این مرحله کلیه عللی (و نه، مشکلاتی) که باعث می‌شوند فرایند به شکل جاری عملکرد رضایت‌بخشی نداشته باشد، فهرست می‌شود. در این مرحله از دو ابزار زیر استفاده می‌شود:
- نمودار همگرایی:
این نمودار جهت جمع‌آوری و دسته‌بندی عقاید، نظرات و علل احتمالی به کار می‌رود. برای ترسیم این نمودار، ابتدا با استفاده از روش بارش افکار، علل احتمالی لیست شده و سپس علل مشابه در یک دسته قرار می‌گیرد. با انتخاب عنوان مناسب برای هر دسته علل مشخص شده، آن‌ها را در قالب‌های مستطیلی نمایش می‌دهند.
- نمودار علت و معلول:
در این نمودار، معلول در داخل یک بیضی نوشته شده و علل مشخص شده در نمودار همگرایی در زیر عناوین اصلی به کمک فلش‌هایی نشان داده می‌شوند.