نکته هشتم در مورد مصاحبه: داشتن ساختار سلسه مراتبی فرایندها (لیست فرایندهای عملیاتی)

بارها اتفاق افتاده است که در اوایل تجربیات کاری ام در حوزه مدلسازی فرایند به واحدها مراجعه میکردم و از آنها می پرسیدم که چه فرایندهایی در واحد شما در جریان است؟ یعنی ابتدا اسامی و لیست فرایندها را ابتدای جلسه مصاحبه از خود مصاحبه شونده سئوال میکردم. این کار معمولاً توسط بسیاری از مدلسازان فرایند انجام میشود.

بعد از اینکه اسامی فرایندها استخراج شد وارد جزئیات مربوط به هر فرایند شده و آن را احصاء میکردم. با توجه به اینکه در جلسه مصاحبه تقریباً باید شنونده باشید، خیلی موقعیت و فرصت تحلیل در مورد اطلاعات دریافتی را نخواهید داشت فقط باید سعی کنیم اطلاعات را در قالب صحیح استخراج و توالی فرایندها را بصورت دقیق شناسایی کنیم. پس از اینکه جلسه به اتمام می رسید به محل کار خود مراجعه می کردم و متوجه میشدم که برخی اشتباهات را مرتکب شده ام که از اساس کار را دچار انحراف کرده است.

به عنوان مثال در حوزه منابع انسانی مصاحبه شونده گفته است که یک فرایند به اسم آموزش وجود دارد. بر همین اساس همین چارچوب مسیر مصاحبه و اخذ اطلاعات ادامه پیدا کرده است و بعداً متوجه می شویم که اصولاً آموزش خود شامل تعدادی فرایند دیگر مثل نیازسنجی آموزشی، برگزاری دوره و سنجش اثربخشی هر دوره است و اصلاً فرایند نبوده است. در واقع چیزی بالاتر از فرایند است.

یا مثلاً فرض بگیرید اگر فقط یک اشتباه مرتکب شوید و حاصل ۲ ضربدر ۲ را ۵ در نظر بگیرید. حاصل ۵ ضربدر ۲ را ۱۰، ۱۰ ضربدر ۲ را ۲۰، ۲۰ ضربدر ۲ را ۴۰ و به همین ترتیب صدها و هزاران محاسبه صحیح داشته باشید، ولی پاسخ نهایی شما به دلیل اشتباه در مرحله اول اشتباه از آب در خواهد آمد.

بله اشتباه در تعیین لیست فرایندها در ابتدای کار تا این حد می تواند کار شما رو تحت الشعاع قرار دهد. پس بهتر نیست پیش از جلسه مصاحبه، لیست فرایندها را استخراج کرده باشیم و بر اساس این لیست که در واقع مرز هر فرایند بر اساس آن شکل میگیرد، اقدام به برگزاری جلسه مصاحبه کنیم؟

اینکار در واقع در فاز اول مدیریت فرایند یعنی معماری فرایندها انجام میشود. برای تعیین معماری فرایندها یا تعیین ساختار سلسله مراتب شکست فرایندها از ابزارهای مختلفی می توان استفاده کرد.

نمودار PHD یکی از نمودارهایی است که از آن برای تعین سلسله مراتب فرایندها یا ساختار شکست فرایندها استفاده میشود. تهیه PHD یا نمودار سلسله مراتبی فرایندها، پیش از آغاز مدلسازی فرایندها و در فازهای ابتدایی پروژه تهیه خواهد شد.

معمولاْ مدلسازی فرایند ها در چند لایه (معمولا ۳ یا ۴ لایه) جهت حصول دیدگاه بالا به پایین انجام می شود. معمولاً پایین ترین سطح آن چیزی است که ما در پروژه های مدلسازی فرایند آنها را در قالب نمودارهایی مثل BPMN  و… ترسیم میکنیم.

در سایت مطالب مختلفی در مورد نحوه تهیه ساختار سلسله مراتبی فرایندها (معماری فرایندها) قید شده است که پیشنهاد میکنیم جتما آنها را مطالعه کنید.