نکته دهم در مورد مصاحبه: در حین جلسه مصاحبه چه کنیم؟

در مطالب قبلی اشاره کردیم که در ابتدای جلسات مصاحبه باید توضیح ۱۰-۱۵ دقیقه ای در مورد پروژه مدیریت فرایند و چرایی لزوم مدلسازی فرایندها و استخراج وضعیت موجود به مصاحبه شوندگان ارائه کنیم. همچنین در مورد اینکه افراد مصاحبه شونده از چه گروهی باشند و دارای چه تخصص ها و تجربیاتی باشند توضیحاتی ارائه نمودیم. همچنین گفته شد که پیش از جلسه مصاحبه نیاز به ۳ قلم اطلاعاتی وجود دارد: ۱- لیست فرایندهای واحد  ۲- شناسنامه فرایندی ۳- فرم های سازمانی واحد مربوطه که باید آنها را تهیه و با خود به جلسه مصاحبه ببریم.

حال میخواهیم به این موضوع بپردازیم که در حین جلسه مصاحبه چه مواردی را باید رعایت نماییم.

• سعی کنید مصاحبه شونده ها در سطح گروه های فرایندی باشند نه حوزه های فرایندی (دسته ها). مثلاً در سطح واحد منابع انسانی افراد را انتخاب نکنید بلکه یک سطح پایین تر. مثلاً در سطح واحد جذب و بکارگیری، جبران خدمات، رفاهی، آموزش و سایر موارد از این دست.

• سعی کنید مصاحبه شونده یک نفر نباشد. یعنی اگر به واحد آموزش مراجعه کرده اید تا فرایندهای آن را استخراج کنید، دو نفر از افراد که شرایط احراز گفته شده در بخش های قبل را دارند، در جلسه مصاحبه حاضر باشند. قطعاً حضور بیش از دو یا سه نفر نیز ما را دچار دردسر خواهد کرد.

• مراجعه به لیست فرایندها به عنوان یک مسیرنما و آغاز راه بسیار مفید خواهد بود و چارچوب و مرز کار شما را تعیین خواهد کرد. نکته مثبت این موضوع این است که این چارچوب را شما و همکاران متخصص شما معین کرده اید نه افرادی که نسبت به فرایند و سیستم و… آشنایی به مراتب کمتری دارند.

• حتما شرح وظایف واحد مصاحبه شونده را با خود به جلسه مصاحبه ببرید. حتی بهتر است پیش از رفتن به جلسه مصاحبه شرح وظایف را مطالعه کرده باشید.

• سعی کنید در جلسه مصاحبه تیم مدلسازی دو نفر باشد. یک نفر کم است و سه نفر زیاد. معمولاً یک نفر با تجربه بیشتر و یک نفر کم تجربه تر.

• نفر دوم در جلسه مصاحبه به شناسنامه فرایندی مراجعه کند که چیزی از قلم نیفتاده باشد.