پس از پایان جلسه مصاحبه و جمع آوری اطلاعات از مصاحبه شونده باید نسبت به تکمیل شناسنامه فرایندی و ترسیم نمودار فرایندی اقدام نمود. منتها حتماً این نکته را در نظر بگیرید که بر اساس مدل های فرایندی ترسیم شده باید فازهای بعدی مدیریت فرایند یعنی تحلیل، پیاده سازی و پایش را پشت سر بگذارید. قطعاً ترسیم نمودارهای فرایندی در ابزارهایی مثل Visio در این فازها به شما کمکی نخواهد کرد.
پس حتماً در یک ابزار تخصصی تجزیه و تحلیل فرایند مثل ویژوال پارادایم اقدام به مدلسازی کنید تا در فاز تحلیل بتوانید از قابلیت های گوناگون این نرم افزار استفاده نمایید.
یکی دیگر از اقدامات مهم بعد از جلسات مصاحبه و تکمیل شناسنامه فرایندی و ترسیم نمودار فرایند، دبل چک کردن محتواها با دیتادیکشنری ها است که پیش تر توضیح دادیم.
همچنین یکی دیگر از مهم ترین کارهای مدلسازان پس از جلسه مصاحبه برگزاری جلسات کراس چک فرایندها با یکدیگر است.
جلسات کراس چک یک حسن بزرگ دیگر دارد. امکان دارد به فرض شما به واحد حقوق و دستمزد برای مدلسازی فرایندها مراجعه کرده باشید و یک تعداد خروجی به فرایندهای حوزه مالی ارسال کرده باشید که قاعدتاً بطور دقیق نمیدانید اسامی آن فرایندها چه هستند. در جلسات کراس چک وقتی این موضوع را به افرادی که فرایندهای حوزه مالی را مدلسازی کرده اند میگویید و از آنها می خواهید اسامی دقیق فرایندهایی که با آنها ارتباط دارید را به شما بگویند، آنها متوجه میشوند که در هیچ فرایندی این ورودی ها را از شما دریافت نکرده اند. این موضوع کاملاً کمک میکند که چک کنید آیا فرایندهای یک حوزه را بطور کامل مدل کرده اید یا خیر.
قاعدتاً در مثالی زدیم واحد مالی یک یا چند فرایند را بطور کامل اشاره نکرده است که این اتفاق پیش آمده است. خیلی بهتر است پیش از ارسال مستندات فرایندها جهت گرفتن تاییدیه و امضاء از مدیر واحد مربوطه، به این اشکالات و کاستی ها پی برده و در اسرع وقت تا تنور داغ است نسبت به تکمیل آنها اقدام نمایید.