عضویت در کانال مدیریت فرایند
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک و متوسط واقعا گره گشا و تاثرگذار است. لطفا اگر صاحب یک کسب و کار هستید یا در نظر دارید از کارمندی رها شده و برای خود یک کسب و کار موفق راه اندازی کنید، حتما مطالب سیستم سازی را بخوانید.

 


شما برای کسب و کارتان کار میکنید یا کسب و کارتان برای شما؟ به این سئوال خوب فکر کنید

 

واقعیتی تلخ وجود دارد و آن اینکه متاسفانه بیشتر مردم وقت خود را صرف درگیر شدن با نتایج ناخوشایندی میکنند که از سیستم های پنهان و مدیریت نشده نشات گرفته اند.

 

سیستم سازی

 

از سوی دیگر ارائه تولیدات و خدمات با کیفیت، داشتن کارمندانی با ثبات و کسب درآمد و سود بالا نتایج یک سیستم با کیفیت هستند. این نتایج نیستند که باعث خلق چنین سیستمی میشوند، بلکه وجود یک سیستم با کیفیت است که چنین نتایجی را ایجاد میکند. معمولاً آنچه باعث مرگ و پایان یک کسب و کار میشود، زخم هایی است که بر پیکر این کسب و کارها وارد میشود. این زخم ها نتیجه ضربات خنجر ناکارآمدی ها و بی نظمی های فراوان است. اینها قاتلین زمان هستند و تلاش هایی که میتوانند باعث خلق نتایج و محصولاتی با کیفیت شوند را نابود میکنند.

 

پس در نتیجه کسب و کار و حتی زندگی نتیجه عملکرد سیستم هایی است که آنرا تشکیل میدهد.

 

افراد غمگین توان آنرا ندارند که زندگی شان را تحت کنترل خود در بیاورند، چراکه همواره وقت خود را صرف برطرف کردن مشکلاتی میکنند که از سیستم های مدیریت نشده نشات میگیرند. در عوض کنترل زندگی افراد خوشحال در دست خود آنها است، چراکه روزهای خود را صرف لذت بردن از نتایج سیستم های مدیریت شده میکنند.

 

خواه بازدهی مطلوب شما باشد یا نباشد، اتفاقات آنگونه پیش میاید که سیستم ها بخواهند. پس سیستم ها را به گونه ای بسازید که بازدهی مطلوب شما را ایجاد کنند. اگر شما سیستم ها را به خوبی پایه ریزی کرده باشید، هرج و مرج نمیتواند شما را از مسیر خود منحرف کند.

 

این اصل را در ذهن داشته باشید. ابتدا شما بر روی سیستم ها کار میکنید، سپس این سیستم ها هستند که برای شما کار میکنند.

در نتیجه سیستم سازی را باید بیاموزید و در زندگی و کسب و کار خود پیاده کنید.


برخی از دلایل اهمیت سیستم‎ سازی کسب و کار به شرح زیر است:

 

ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار: یکی از بزرگترین دلایل اهمیت سیستم‎ سازی فرآیندهای انجام کار این است که بهترین دید را در مورد سیستم­ها و فرآیندها به شما می‎دهد. نقشه برداری از سیستم­های کسب و کار به شما امکان می‎دهد که دید کلی‎تر و دقیق‌‍ تری از کسب و کارتان داشته باشید.

 

شناسایی کارهای زائد: هنگامی‎که درک بیشتری از سیستم­ها و فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، می ‎توانید تعیین کنید که آیا فعالیت‌ها واقعاً ضروری هستند یا خیر.

شناسایی و از بین بردن کارهای زائد، مزایای بی شماری دارد. به جای صرف زمان برای انجام یک کار بی‎ فایده، کارکنان شما قادرند بر آنچه که مهم است و آنچه که به کسب و کار کمک می‎کند تمرکز کنند.

 

افزایش مسئولیت پذیری و کاهش استفاده از میکرو مدیریت: میکرو مدیریت سبکی از مدیریت است که در آن از نزدیک وظایف کارکنان کنترل شده و آزادی در محیط کار وجود ندارد. مطالعات نشان داده است که میکرو مدیریت اغلب به عنوان بزرگترین دلایل ترک کار شناخته شده است.

 

با نقشه­ برداری واضح از فرآیندها و سیستم­ها، همه می‎دانند که چه وظایفی باید تکمیل شود، چه کسی آنها را تکمیل ‎کند و چه زمانی باید پایان یابند. بنابراین مدیران زمان کمتری را وقف امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان می‎شود.

 

بهبود ارتباطات: ارتباطات ضعیف میان بخش­ها یک مشکل معمول در کسب و کارها است که اغلب با آن برخورد نمی‎شود. بینشی که سیستم‎ سازی به ما می‎دهد می‎تواند کیفیت ارتباطات را در محل کار بطور چشم گیری افزایش دهد.

 

ارائه خدمات بهتر به مشتریان: بدون مشتری، هیچ کسب و کاری وجود نخواهد داشت. بنابراین بسیار مهم است که بطور مداوم راه ‎هایی برای بهبود تجربه مشتری پیدا کنید. اگر تنها به سیستم‌های دستی منسوخ تکیه کنید، درخواست یا شکایت مشتری می‎تواند به آسانی نادیده گرفته شود. سیستم‎ سازی می‎تواند به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان و پاسخگویی سریعتر به شکایات آنها کمک کند.

 

بهبود کیفیت محصولات یا خدمات: اغلب کارکنان با توجه به افرادی که در دسترس هستند انتخاب می‎شوند و نه با توجه به اینکه بهترین مهارت را برای انجام آن کار دارند. یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم‎ سازی این است که اجازه می‎دهد فکر کنید و افرادی را انتخاب کنید که برای انجام وظایف مناسب هستند. همچنین می‎توانید با خودکار کردن بسیاری از فعالیت­ها، احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهید. با گذشت زمان، این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را بهبود می‎بخشد.

 


چند مزیت کلیدی که از سیستم‌سازی به دست می­آورید

  1. به کسب و کار شما اجازه رشد به صورت یکپارچه می‌دهد.

سیستم‌ها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار می‌کنند. سیستم‌ها به شما اجازه می­دهند رویه‌ها و کارهایی‌ را که در یک واحد سازمانی یا کسب و کاری خاص انجام شده را کپی کرده و دقیقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید. در این­صورت خواهید توانست یک کار را چندین بار به گونه‌ای انجام دهید که نتایج عالی مشابهی به دست آورید. بنابراین هر بار که شعبه جدید تاسیس می‌کنید یا مکان جدیدی را راه‌اندازی می‌کنید یا حتی نیروی جدیدی استخدام می­کنید، نیاز به اختراع دوباره چرخ نیست! شما می‌توانید با کمک سیستم‌ها بی‌نهایت بار و به صورت نامحدود از روی کسب و کار خودتان تکثیر کنید.

 

  1. وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید،‌ قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد.

در کشور ما فروش کسب و کار موفق خیلی رواج ندارد ولی در این خصوص شاهد رشد فزاینده­ ای هستیم منتها در مواردی که کسب و کار موفق به فروش رسیده است، متاسفانه افت قابل توجهی در عملکرد کسب و کار فروخته شده شاهد هستیم. بسیاری از افراد به دنبال خرید کسب و کاری هستند که با یک کلیک (به سرعت)، عملیات کاری و تولید را شروع کنند. در واقع کسب و کاری برای فروش ارزشمند است که پس از خروج صاحب فعلی و ایجاد کننده کسب و کار بتواند با قدرت و سرعت سابق بلکه بهتر به مسیر خود ادامه دهد. سیستم‌ها به یک کسب و کار ارزش می‌بخشند و کسب و کار می‌تواند بدون مشارکت بنیانگذار آن ادامه یابد نه اینکه لازم باشد بنیانگذار کسب و کار یا نفرات کلیدی در آن حتماً حضور داشته باشند. به خوبی برای سیستم‌سازی کسب وکارتان زمان تخصیص دهید تا در زمان فروش بتوانید بالاترین قیمت را ارائه دهید.

 

  1. نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند.

یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم‌ها، قابلیت اطمینان آنهاست. هنگامی­ که سیستم‌های اثبات شده‌ای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.

 

لطفاً دقت کنید. در بسیاری از کسب و کارها که به عنوان مشتری با آنها تعامل داشته ­ایم، شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدمات­شان هستیم. در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه می­کنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید می­شود. علت این امر چیست؟

 

در این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به افرادی است که آنرا انجام می­دهند. پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، کسب و کار به تدریج مشتریانی را که به دست آورده است از دست داده و درسراشیبی سقوط قرار خواهد گرفت. در حالی­که اگر پشت تولید محصول یا ارائه خدمت بجای افراد، سیستم­ها مستقر بودند، کیفیت در یک سطح یکنواخت و استاندارد قرار می­گرفت و با تغییر یا جابجایی افراد دچار نوسان نمی­شد.

 


در ادامه الگوریتم مربوط به سیستم ­سازی کسب و کار معرفی خواهد شد. این الگوریتم شامل گام­های کلیدی زیر است:

  • تعریف ارزش­های کسب و کار
  • تعیین اهداف کسب و کار
  • کشف سیستم­های وضع موجود
  • مدلسازی سیستم­های وضع موجود
  • مدلسازی سیستم­های وضع موجود
  • استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
  • مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
  • تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
  • استخراج فرایندهای مطلوب
  • اجرا کردن سیستم­ها و فرایندها
  • پایش و کنترل سیستم­ها و فرایندها

 

سیستم سازی

 

در کتاب آموزش سیستم سازی کسب و کار هر یک از گام های فوق معرفی و توضیحات جالبی در مورد هر گام ارائه شده است. در ادامه بطور مختصر در مورد هر یک از گام ها توضیح خواهیم داد.

 

  • تعریف ارزش­های کسب و کار: ارزش­ها و باورها ریشه هر کسب وکار هستند. منظور از ارزش­های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون­های اصلی هویتش است. این تعاریف بر نحوه رفتار کسب و کار تاثیر می‎گذارد. هر کسب و کار دارای مجموعه ‎ای منحصر به فرد از ارزش­های اصلی است و این ارزش­ها از چشم­ انداز آتی و فرایندهای تصمیم­ گیری درون سازمان حمایت می‎کنند. در این فاز ارزش­های اصلی کسب و کار تعیین می­گردند.

 

  • استخراج اهداف: اهداف کسب و کار، اهداف استراتژیکی هستند که مدیریت شرکت برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظار و هدایت کارکنان تنظیم می‎کند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت می‎کنند، فعالیت­ها و وجود کسب و کار را توجیه می‎کنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت­هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه­ های رفتاری فراهم می‎نمایند. در این فاز اهداف کسب و کار شامل چشم­انداز، ماموریت، اهداف استراتژیک و سایر موارد لازم تهیه و تدوین خواهد شد.

 

  • کشف سیستم­های وضع موجود: هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در ابتدای راه و پس از تعیین ارزش­ها و اهداف، لازم است وضعیت موجود سیستم­ها و فرایندها را مشخص کنید. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستم­هایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است. لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم­ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم­ها و فرایندها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.

 

  • مدلسازی سیستم‌های وضع موجود: در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم­های موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم­ها با یکدیگر (ورودی و خروجی­های هر سیستم) و با موجودیت­های خارجی نمایش داده شود. منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستم­های ما با آنها ارتباط دارند.

 

  • استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم: در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع یابی و ارزیابی تامین­ کنندگان است. این عمل را برای تمام سیستم‌های خود انجام دهید تا لیستی از تمام فرایندهای موجود در آن سیستم را استخراج کنید.

 

همچنین در فصل هفتم کتاب آموزش سیستم سازی به معرفی تکنولوژی های مورد نیاز در سیستم اسزی پرداخته شده است. در این فصل به معرفی برخی از مهم­ترین و کاربردی­ترین زیرساخت­های نرم­ افزاری، سخت ­افزاری و تکنولوژیکی سیستم ­سازی خواهیم پرداخت.

 

در این فصل توضیح داده شده است که هدف از سیستم سازی، استانداردسازی سیستم ها و فرایندهای موجود در کسب و کار است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه­ ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود. یعنی فعالیت­هایی که دارای تواتر و تکرار هستند درحالیکه نرم ­افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است. همانطورکه بسیاری از ما با نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری کار کرده ایم و می­دانیم که گردش کار در سیستم­های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط کاربران سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است. در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده ­ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد و می­توان نتیجه ­گیری کرد که نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند. مگر نمی­شود این فرایندهای به ظاهر غیرقابل پیش­ بینی را پیش ­بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟ مگر چند درصد از فعالیت­های یک کسب و کار باید موردی باشد؟ تا به کی کسب و کارها و شرکت­های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟ تا چه زمانی فعالیت­ها در کسب و کار باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟

 

پس با توجه به اینکه نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر می­شود، کسب و کار شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.

 

در هرصورت حتی اگر اتوماسیون اداری در کسب و کار شما وجود دارد، نباید اجازه دهید بیش از اندازه نقش آن پررنگ­تر شده و به ابزاری محوری برای کسب و کار شما تبدیل شود. اگر سازمان یا شرکتی با ابعاد کوچک و متوسط هستید، قطعاً جایگزین­ های بهتری بجای نرم ­افزار اتوماسیون اداری برای شما وجود دارد که در قسمت­های قبلی در خصوص برخی از آنها صحبت کردیم. اتوماسیون اداری نه تنها اوضاع را بهتر نمی­کند بلکه می­تواند خلاف این مورد عمل کرده و شرکت شما را غیراستانداردتر و سلیقه ­ای­ تر کند.

 

یک نکته جالب دیگر اینکه در برخی از نرم­افزارهای CRM، یک ماژول کوچک و کاربردی برای مدیریت مکاتبات وجود دارد یعنی چیزی شبیه اتوماسیون اداری.

 

پس می توان نتیجه گیری کرد که نرم افزارهای اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات به هیچ وجه زیرساخت خوبی برای سیستم سازی به شمار نمی روند.

 

سیستم سازی کسب و کار

 


مطالعه بیشتر: علائمی که نشان میدهد به سیستم سازی نیاز دارید.


برای درک تفاوت مدیریت فرایند و سیستم سازی، فیلم پایین را هم تماشا کنید:

 

 

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .