در روال مربی گری مدیریت فرایند گفتیم که، در مربی گری علاوه بر اینکه چند فرایند واقعی و کامل توسط مربیان ما در شرکت کارفرما مدل سازی میشود، این مدلسازی با حضور کارشناسان واحد سیستم ها و روش ها یا هر واحد دیگری که متولی مدیریت فرایند است برگزار میشود. در ادامه چند فرایند توسط کارشناسان کارفرما مدل شده و مربیان ما نسبت به رفع اشکالات آنها اقدام میکنند و به این ترتیب کارشناسان سازمان خود نسبت به مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN و کار با نرم افزار ویژوال پارادایم به تسلط خواهند رسید.
یکی از پروژه های ما در حوزه مربی گری مدیریت فرایند در پژوهشگاه صنعت نفت است که در خصوص این پروژه در این مطلب اطلاعاتی بیان کردیم .در حال حاضر در مجموعه پژوهشگاه صنعت نفت کارشناسان واحد متولی مدیریت فرایند به تسلط قابل قبولی برای مدلسازی سایر فرایندها رسیده اند. منتها ذکر چند نکته خالی از لطف نیست.
مدلسازان باید طوری اقدام به مدلسازی فرایندها کنند که در در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری مدل ها توسط پیاده سازان نباشد. معمولاً این اتفاق در بسیاری از پروژه ها می افتد که وقتی به مرحله پیاده سازی وارد میشویم سازمان متوجه میشود که خروجی کار مدلسازان ورودی مناسبی برای پیاده سازی نیست و مجبور به تحمل یک دوباره کاری میشود. در مورد این موضوع در آینده ای نزدیک یک مطلب آموزشی ارائه خواهیم کرد. در این پروژه خروجی های مدلسازی تا حدود بسیار زیادی نیازها و ورودی های پیاده سازی در نرم افزار BPMS را تامین میکند.
نکته قابل توجه دیگر که میتواند در خصوص این پروژه برای بسیاری از سازمان ها یک درس باشد، همکاری تنگاتنگ واحد سیستم ها و روش ها (متولی مدیریت فرایند) و واحد فناوری اطلاعات به عنوان متولی پیاده سازی فرایندها در نرم افزار BPMS است. این نوع همکاری ها مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت که سرعت بالای پیاده سازی فرایندها یکی از این مزایا است.
جالب است در یکی دیگر از سازمان های بزرگی که به عنوان مربی در آن حضور داریم، رئیس واحد سیستم ها و روش ها میگفت هماهنگ شدن با واحد IT انرژی و زمان زیادی را از آنها گرفته است ولی حالا که به این هماهنگی رسیده اند، حس میکند ارزش این زحمات را داشته است.
در مطلب بعدی به این موضوع میپردازیم که چگونه فرایندها را مدلسازی کنیم که الزامات پیاده سازی را برآورده سازد؟