چگونه فرایندها را مدلسازی کنیم که الزامات پیاده سازی را برآورده سازد؟
در واقع یکی از مهم ترین ریسک های پروژه های مدلسازی فرایند ذیل پروژه هایی با عناوین مهندسی مجدد فرایندها، مدیریت فرایندها، معماری سازمانی، بهبود فرایند و مواردی از این دست مدلسازی فرایندها به گونه های که است که در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری، اصلاح و تکمیل آنها وجود دارد.
پیش از بیان توضیح در مورد چگونگی مدلسازی فرایندها باید این فرض را مطرح کنیم که منظور از پیاده سازی فرایندها، مکانیزه کردن آنها خصوصاً با ابزارهایی مثل BPMS است. همانطور که بارها اشاره کردیم مکانیزه کردن فرایندها با ابزاهایی مثل BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار مزایای بی شماری به همراه دارد که گارانتی شدن اجرای فرایندها یکی از مهم ترین مزیت ها است. مکانیزاسیون سرعت انجام فرایندها را نیز افزایش داده و خطای انسانی را به حداقل ممکن کاهش خواهد داد. در نتیجه باعث میشود سازمان فرایندهای خود را با کیفیت بیشتر و زمان و هزینه کمتری انجام دهد.
حال یکی از ورودی ها و خوراک های اصلی فاز پیاده سازی (مکانیزاسیون فرایندها با نرم افزار BPMS) مدل های فرایندی ترسیم شده است. در واقع خروجی فاز مدلسازی ورودی فاز پیاده سازی را تشکیل خواهد داد منتها در بسیاری از موارد اتفاقی می افتد که در شکل زیر میتوانید مشاهده کنید.
در واقع مدل های فرایندی ترسیم شده در فاز مدلسازی فرایندهای وضع موجود، کفایت ورودی ها و مدل های فرایندی ورودی فاز پیاده سازی را نخواهد داشت.
به نظر شما علت این امر چیست؟
یکی از مهم ترین دلایل این اتفاق این است که در فاز پیاده سازی نیاز به مدل های فرایندی داریم که در پایین ترین سطح ممکن ترسیم شده باشند. اجازه دهید کمی بیشتر توضیح دهم.
معمولاً فرایندها را میتوان در سطوح مختلفی مدل کرد. به شکل پایین توجه نمایید:
تصویر بالا نظر اقای بروس سیلور در مورد سطوح مدلسازی است.
به تصویر پایین نیز دقت کنید:
تصویر بالا سطوح مختف مدلسازی از نظر چارچوب کاموندا را ارائه کرده است.
همانطور که در هر دو تصویر مشخص است، میتوان فرایندها را در سطوح مختلفی مدل کرد. ما به عناوین هر سطح کاری نداریم یعنی اینکه هر کدام از این تصاویر برای هر سطح از چه عناوینی استفاده میکنند. بجای آن از ۴ عبارت پایین استفاده میکنیم:
- سطح اول
- سطح دوم
- سطح سوم
- سطح چهارم
به این دلیل که نمیخواهیم در قالب کلمات گم شویم و فقط قصد انتقال مفهوم را داریم.
بالاترین سطح ممکن یعنی سطح یک چیزی است که یک دید کلان از فرایند به ما میدهد و تا آنجایی که ممکن است فرایند را فشرده نشان میدهد. هدف نمایش فرایند از ابتدا تا به انتها میباشد و ناظر میتواند با یک نگاه تشخیص دهد که فرایند برای چه کسی است و چه خدمتی را ارائه میدهد و به چه صورت اتفاق میافتد.
این سطح معمولاً سطحی است که متخصصین مدیریت فرایند از نموداری تحت عنوان SIPOC یا IDEF0 برای مدلسازی آن استفاده میکنند. در این سطح علاوه بر تعیین مرز فرایند، ورودی های، خروجی ها، منابع مورد استفاده در اجرای فرایند و سایر موارد مورد نیاز را تعیین خواهیم کرد.
سطح دو به ارائه گام های اصلی فرایند بدون در نظر گرفتن جزئیات و تصمیم گیری ها (Gateway) میپردازد.
به همین تریتب در سطح ۳ جزئیات بیشتری را ترسیم خواهیم کرد.
و به همین ترتیب سطح ۴ دارای جزئیات کامل است و ان چیزی است که ما برای فاز پیاده سازی به آن نیاز داریم.
در این خصوص که آیا برای مدلسازی فرایند طی کردن هر ۴ سطح لازم است نمیخواهیم بحث کنیم فقط ذکر این نکته کافی است که در اینجا دو رویکرد وجود دارد:
- برای رسیدن به سطح ۴ باید از سطح ۱ شروع کنیم و به ترتیب سطوح ۲ و ۳ و ۴ را باید طراحی کنیم.
- میتوان مستقیماً به سطح ۴ رسید.
در هر صورت سئوال اصلی اینجاست که چطور میتوان فرایندها را در سطح ۴ مدل کرد یا به عبارتی طوری مدل کرد که در هنگام پیاده سازی نیاز به بازنگری و دوباره کاری وجود نداشته باشد.
پاسخ این سئوال اصلاً پیچیده نیست. تنها کافی است سعی کنید فرایندها را با رویکرد گردش اطلاعات مدل کنید. در واقع باید سعی کنید در هر Task یک رویداد اطلاعاتی به وقوع بپیوندد. منظور از اتفاق اطلاعاتی این است که باید یک فرمت اطلاعاتی ایجاد، خوانده، آپدیت و یا حذف (CRUD) شود. منظور از فرمت اطلاعاتی فرم، نامه، چک لیست، گزارش و سایر موارد مشابه است.
اگر اینطوری فرایندها را مدل کنید به اصطلاح آنها را اتمیک مدل کرده اید و تا درصد بسیار بالایی در هنگام پیاده سازی نیاز به انجام اصلاحات اساسی و بازنگری نخواهید داشت.
یکی از مهم ترین ویژگی های تیم ما در پروژه های مدلسازی فرایندها، همین مورد است. یعنی ما فرایندها را در سطح چهارم مدلسازی می کنیم.
در دوره های آموزش مدلسازی مدرسه مدیریت فرایند هم چند تکنیک فوق العاده برای این منظور آموزش داده می شود.
یکی از وجوه تمایز دوره آموزش مدیریت فرایند مدرسه مدیریت فرایند این است که علاوه بر پرداختن به مسائل علمی و آکادمیک، کاملا تجربه محور است. یعنی بر اساس تجربیات مختلف تیم ما است که در طول سال های مختلف حضور در پروژه های مدیریت فرایند کسب شده است.
با شرکت در دوره مدیریت فرایند کسب و کار مدرسه مدیریت فرایند، به یک متخصص حرفه ای تبدیل شوید.
