عضویت در کانال مدیریت فرایند
اصلاح فرم ها-موردی که در بهبود فرایندها از قلم می اندازیم
آموزش طراحی فرم

بسیاری از بنگاه ها به دنبال استقرار مدیریت فرایند در سازمان خود هستند منتها مدیریت فرایند را تنها در گردش کارها و رویه و روال های مجموعه خود جستجو میکنند.

 

به عبارت دیگر هدف از استقرار مدیریت فرایند بهبود فعالیت ها و کسب و کار است منتها این بهبود الزاماً از طریق بهبود مراحل و رویه انجام کارها حاصل نخواهد شد. یعنی امکان دارد شما گردش کارهای موجود را اصلاح کنید ولی به نتایج مطلوب مورد نظر نرسید.

 

اجازه دهید کمی بیشتر توضیح دهیم. امکان دارد روال و تریب انجام فعالیتها در یک فرایند دارای مشکل نباشند و یا آنها را اصلاح کرده باشیم ولی خروجی نهایی و عملکرد نهایی فرایند انتظارات و توقعات را برآورده نسازد.

 

یکی از مهم ترین دلایل این موضوع این است که بستر و محملی که اطلاعات فرایند در آنها به گردش در می آید بستر استاندارد و مطلوبی نیست. منظور از بستری که اطلاعات فرایند در آنها به گردش در می آید فرمت ها و سرفصل های اطلاعاتی هستند. انواع فرمت های اطلاعاتی عبارتند از: فرم، نامه، چک لیست، گزارش و مواردی از این دست.

 

از میان فرمت های اطلاعاتی اشاره شده در بالا بسیاری از شرکت ها و سازمان ها از بستر نامه برای گردش اطلاعات شان استفاده میکنند و این در حالی است که نامه معمولاً یک قالب غیر استاندارد است. زیرا بر خلاف فرم ها، بر روی محتوا و نحوه تکمیل آنها کنترل زیادی وجود ندارد و هر شخص میتواند بصورت سلیقه ای نسبت به تکمیل آن اقدام نماید.

 

به عنوان مثال فرایند درخواست کالا را در نظر بگیرید. البته معمولاً برای این فرایند فرم هایی در سازمان ها طراحی شده و این فرایند از طریق این فرم ها انجام میشود ولی چون مثال خوب و ملموسی است از آن استفاده خواهیم کرد. فرض کنید درخواست کالا در یک سازمان از طریق یک نامه آغاز شود. در واقع متقاضی کالا باید اقدام به نگارش بک نامه برای این منظور کند. متقاضی نامه را ثبت کرده و برای مدیر خود ارسال میکند. مدیر هم به او تذکر میدهد که چرا تعداد اقلام درخواستی را ثبت نکرده است. پس نامه مجدد برای متقاضی ارسال میشود و وی متن نامه را اصلاح میکند.

 

نامه اصلاح شده مجدداً برای مدیر ارسال و ایشان آنرا امضاء مینماید. سپس نامه امضاء شده توسط مدیر واحد متقاضی برای واحد بازرگانی و مدیر بازرگانی ارسال میشود. مدیر بازرگانی نامه را بررسی و پاراف میکند.

نامه به واحد انبار ارسال میشود. ابتدا مدیر انبار و سپس انباردار نامه را بررسی میکنند. انباردار متوجه میشود که بخشی از اطلاعات ناقص است. در واقع بر اساس یک تصمیم که چند ماه قبل گرفته شده بود، متقاضی باید اسامی چند برند و فروشنده پیشنهادی برای تهیه کالای مورد نیاز را نیز اعلام میکرد. حال بصورت معکوس نامه به مدیر انبار، مدیر تدارکات، مدیر واحد متقاضی و سپس خود متقاضی ارسال میشود. متقاضی نامه را اصلاح و مجدداً مراحل مربوط به اخذ تاییدات طی خواهد شد.

 

البته ما این مثال را تا حدود بسیار زیادی ساده کردیم ولی در همین مثال ساده متوجه شدید که چه دوباره کاری هایی اتفاق افتاده است. وقتی فرایند ذکر شده را مدل میکنیم و آنرا مورد تحلیل قرار میدهیم ظاهراً با هیچ مشکلی در گردش کاری این فرایند مواجه نمی شویم ولی در واقعیت اجرا، فرایند با مشکلات و دوباره کاری همراه است. علت این دوباره کاری ها مربوط به روال انجام کارها نیست بلکه در بستری است که اطلاعات مورد نیاز این فرایند به جریان می افتد و این بستر نامه است. در واقع اگر بجای یک فرمت باز، یک فرمت بسته و استاندارد داشتیم، متقاضی از ابتدا میدانست چه اطلاعاتی را باید ثبت کند. حتی چگونه و با چه مشخصاتی باید اطلاعات را ثبت کند. چقدر باید در موضوعات مختلف توضیحات دهد و بسیاری موارد دیگر.

 

پس نامه یک فرمت غیر استاندارد و متاسفانه پرکاربرد در سطح سازمان ها و شرکت ها است که باید هر چه سریعتر نسبت به اصلاح آنها اقدام و آنها را به فرمت های استاندارد مثل فرم و چک لیست تبدیل کرد.

 

همچنین از یک منظر دیگر نامه ابزاری خوبی برای ثبت اطلاعات نیست زیرا در آینده امکان پردازش و گزارش گیری های هوشمند را نخواهد داشت.

 

در مطلب بعد نکات مهمی در مورد اصول طراحی فرم ها ارائه خواهیم کرد.

 

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .