در مطلب قبلی (اصلاح فرم ها-موردی که در بهبود فرایندها از قلم می اندازیم) در مورد ضرورت و اهمیت طراحی فرم و فرمت های اطلاعاتی بسته و استاندارد صحبت کردیم. گفتیم که نامه یک فرمت غیراستاندارد است و کاملاً بسته به شخصی است که آنرا می نویسد.
حال میگوییم حتی طراحی نامناسب فرمها منجر به جمع آوری ناکافی داده ها، سهل انگاری در مستندسازی، فراهم آوردن اطلاعات غلط، دوباره کاری و نیز اشتباهات اساسی خواهد شد. بنابراین باید در طراحی و کنترل فرمها تلاش کرد تا سبب اطمینان خاطر گردد که هر فرم به منظور معینی به کار رفته و تنها فرمهای مورد نیاز نگهداری می شوند و همه فرمها به آسانی در اختیار استفاده کنندگان قرار می گیرد.
یک فرم می بایست به منظور برآورده نمودن هدف کاربردی فرم مربوطه طراحی گردد. اولین نکته این است که فرم نه تنها برای جمع آوری داده ها بلکه برای گزارش اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد. لازم به یادآوری است که داده ها اعداد یا حقایق خام هستند و اطلاعات شامل داده هایی است که طبق دستورات مفید و معنی دار پردازش گردیده اند.
طراحی و کنترل فرمها چه بصورت ترسیم کاغذی یا طراحی و کاربرد رایانه ای بسیاری از عوامل را دربر می گیرد. طراحی فرمها نیازمند تعیین عناصر داده ها، شکل ظاهری، نحوه تکمیل اطلاعات کاربران، نوع کاغذ و نحوه چاپ می باشد.
برای رسیدن به این مقصد یعنی طراحی فرم های مناسب، تعدادی از اصول اساسی طراحی فرم را در ادامه مرور خواهیم کرد:
۱- مطالعه هدف استفاده از فرم و طراحی آن به همراه ذهنیات کاربران.
۲- طراحی فرم بصورت کاملآ ساده، حذف داده ها یا اطلاعات غیرضروری.
۳- استفاده از اصطلاحات استاندارد جهت کلیه عناصر داده ها یا ارائه تعاریفی از اطلاعات.
۴- ارائه راهنمایی های لازم برای اطمینان از استمرار جمع آوری داده ها یا گزارش آنها.
۵- ترادف منطقی عناوین داده ها، مطابق با سند مرجع یا ارائه اطلاعات به روشی که توجه خواننده را جلب نماید.
فرمهایی که بدرستی طراحی شده باشند به استفاده کننده آموزش می دهند که چه باید انجام داد. چه داده هایی می بایست گردآوری نمود، داده ها را باید از کجا به دست آورد، چه طور، داده ها را دریافت نموده و چه اقدامی بر روی آن انجام دهد.
فرمها ضمن اینکه بیانگر مسئولیت فرد ثبت کننده اطلاعات است بلکه به عنوان مدارکی جهت بایگانی و ذخیره اطلاعات محسوب می شود و چنانچه بصورت صحیح طراحی شود منجر به اطمینان در همگونی جمع آوری و تفسیر داده ها و ایجاد ارتباط مناسب و صحیح می گردد.
نه تنها فرمها با هدایت صحیح کاربران منجر به تسهیل فعالیتها می شوند بلکه از ابعاد دیگر در افزایش بار فعالیتی تأثیر می گذارد و ثبت داده های غیرضروری در فرمها باعث اتلاف وقت زیادی جهت تکمیل آنها می گردد. وقتی که اطلاعات فرمها به طور خوانا و مفید تکمیل می شود، زمانی برای تعبیر و تصدیق تلف نمی شود.
فرمها باید به طور منظم برای حصول اطمینان از استفاده آسان، نحوه و چگونگی بازیابی اطلاعات مورد نیاز، حذف داده های غیرضروری و معرفی اطلاعات معنی دار مورد تجدیدنظر قرار گیرند.
فرمها اغلب به وسیله اشخاص مختلف تکمیل و مورد استفاده قرار می گیرند. بنابراین اصطلاحات در فرم می بایست برای کلیه افراد شناخته شده باشد و تا حد امکان اصطلاحات استاندارد استفاده شود. حتی برای جمع آوری داده های عمومی نیز وجود یک لیست راهنما ضرورت دارد. اختصارات و رمزها موجب صرفه جویی در فضا می گردند اما می بایست زمانی مورد استفاده قرار گیرند که برای کلیه خوانندگان دارای مفاهیم روشنی باشند.
نکات ویژه در طراحی فرمهای کاغذی
گر چه قوانین خاصی برای طراحی فرمهای کاغذی و صفحه نمایش ورود اطلاعات رایانه ای و نیز گزارشات وجود دارد ولی نظریات متفاوتی در ساختار فرمهای کاغذی و رایانه ای اعمال می شود.
۵ جزء اصلی در طراحی فرمهای کاغذی عبارتند از:
سر صفحه یا عنوان (Heading) مقدمه (Introduction) دستور العمل ها (Instruction) کالبد یا فرم بدنه (Body) انتها یا خاتمه فرم (Close)