اشکالات سازمان های سلسله مراتبی و وظیفه ای و لزوم حرکت به سمت فرایندگرایی

بالا بودن قیمت تمام شده محصولات و خدمات

از دیگر اشکالات سازمان های کنونی ما، بالا بودن هزینه ها است بطوریکه تولید محصولات یا ارائه خدمات توسط سازمان ها و شرکت های داخلی ما بسیار گران تمام میشود. به خاطر دارم زمانی که قیمت پراید حدود ۲۲-۲۳ میلیون تومان بود، طی جلسه با مدیران سایپا از آنها در مورد قیمت تمام شده پراید سئوال کردم. پاسخ شان جالب بود. قیمت تمام شده تولید پراید در آن مقطع زمانی چیزی در حدود ۱۶ میلیون تومان بود. یک محصول با کیفیت پایین که سال های سال است بدون هیچ تغییری تولید و به بازار عرضه میشود، با قیمت تمام شده بالا.

علت این امر چیست؟ یکی از مهم ترین دلایل بالا بودن قیمت تمام شده محصولات و خدمات در کشور ما، درگیر شدن بیش از حد افراد در تولید محصول یا خدمت است. به عبارت دیگر تعداد افرادی که در سازمان های ما شاغل هستند تا در نهایت فعالیت آنها بطور مستقیم یا غیر مستقیم تبدیل به محصول یا خدمتی شود، بسیار بالا هستند. مثلاً در یک شرکت خودروساز بزرگ داخلی با حدود ۱۰٫۰۰۰ نفر پرسنل، ۴٫۰۰۰ نفر در صف (عملیات و تولید) و ۶٫۰۰۰ نفر در ستاد مشغول فعالیت هستند. این نسبت فاجعه است و باید در حدود ۷۰-۳۰ بصورت برعکس باشد. یعنی از پرسنل یک سازمان حدود ۳۰ درصد در ستاد و ۷۰ درصد در صف مشغول فعالیت باشند در حالیکه این نسبت در این شرکت خودروساز، ۶۰ به ۴۰ برعکس است.

علت نیاز به این تعداد بالای پرسنل ستادی چیست؟

پیش از پرداختن به دلیل این امر باید اشاره شود که نقش و فلسفه واحدهای ستادی، ارائه خدمت و پشتیبانی از واحدهای صفی و عملیاتی و تسهیل کار آنها است. بدیهی است واحدی مثل حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات، اداری و مالی و امثال اینها مشتریانشان درون سازمانی هستند تا افراد بیرون از سازمان و وظیفه شان مدیریت، برنامه ریزی، نظارت و تسهیل واحدهای عملیاتی است. پس برای تسهیل عملکرد و تعامل واحدهای عملیاتی از واحدهای ستادی استفاده میشود. حال این سئوال مطرح میشود که اگر واحدهای عملیاتی عملکرد استانداردی داشته و روابط دقیق و از پیش تعریف شده ای بین آنها حاکم باشد، آیا باز هم نیاز است با این تعداد واحد ستادی این اقدامات را انجام داد؟

آقای پاول هارمون در کتاب تغییر مدیریت فرایند، به این موضوع اشاره دارد که مشکل سازمان های وظیفه ای، باکس ها و واحدهای سازمانی نیستند بلکه فضاهای سفید در چارت سازمانی است. یعنی جایی که باید واحدها را به یکدیگر متصل کرد و چون ارتباط واحدها در سازمان های سلسله مراتبی با یکدیگر بصورت شفاف و دقیق تعریف نشده است، محل اشکالات زیادی خواهد بود.

در سازمان های وظیفه ای مدیران مجبور هستند دائماً به منظور هماهنگی با واحدهای دیگر در جلسه باشند و در اینگونه سازمان ها با پدیده ای به نام مدیران جلسه ای مواجه هستیم. در حالیکه در سازمان های فرایندی، ارتباط بین واحدها از طریق فرایندها تعریف شده است و دیگر نیاز نیست از طریق برگزاری جلسات متعدد هماهنگی های لازم را ایجاد نمود.

پس در سازمان های فرایندی نیاز به واحدهای ستادی و مدیران کمتر شده و همان محصول یا خدمت با نفرات کمتری تولید و عرضه میشود و همانطور که میدانید یکی از مهم ترین اجزاء تشکیل دهنده در بهای تمام شده محصولات یا خدمات، هزینه نیروی انسانی است.

سازمان های وظیفه ای مشتری مدار نیستند.

سازمان های وظیفه ای بر خلاف سازمان های فرایندی بسیار کمتر مشتری مدار هستند یا به عبارت بهتر اصلاً مشتری مدار نیستند. در این مورد واقعاً نیاز به ارائه توضیحات زیادی وجود ندارد فقط کافی است مراجعه خود را به یک سازمان دولتی به یاد بیاوریم. مثلاً شهرداری، مراجعه به بانک برای دریافت وام، مراجعه به بیمه برای دریافت خسارت، مراجعه به تامین اجتماعی و…. . واقعاً به دلیل رفتار بد کارکنان، از مراجعه خود پشیمان میشویم.

زیرا در سازمان های وظیفه ای اهداف هر واحد نسبت به اهداف اصلی سازمان که همان ارائه محصول و خدمت با کیفیت بالا به مشتریان است، اهمیت بالاتری دارد. در حالیکه محصول یا خدمت ماحصل همکاری چندین با واحد با یکدیگر است، مشتری برای دریافت محصول یا خدمت خود باید در راهروهای تو در توی سازمان شما بگردد و این در حالی است که هر واحد به عملکرد خود افتخار میکند. عدم علاقه به نتایج نهایی در میان کارکنان سازمان های وظیفه ای موج میزند.

این نوشتار برگرفته از کتاب مدیریت فرایند برای مدیران است. 

این کتاب به آشنایی مدیران شما با مدیریت فرایند و متقاعدسازی آنها بسیار کمک خواهد کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر بر روی تصویر بالا کلیک کنید.