۵ روش که باعث می شوند یک ابزار گردش کار (BPMS) هزینه ها را کاهش بدهد

هنگامی که اکثر افراد به اجرای راه حلی برای مدیریت گردش کار فکر می‌کنند، مزیت اصلی که به آن فکر می کنند؛ زمان و داده‌ها است که در کسری از ثانیه در حال حرکت و تکمیل شدن هستند.

با اینکه که زمان یک مزیت آشکار استفاده از نرم‌افزار BPMS است، بسیاری از سازمان‌ها صرفه‌جویی‌های مالی عظیمی را برای خود به وجود می آورند. این نکته می‌تواند واقعا مقیاس خوبی برای یک مدیر IT باشد که می‌خواهد شرکت را متقاعد کند تا بر روی گردش کار خودکار سرمایه‌گذاری کنند. در مقایسه با مدیریت فرآیند دستی؛ هزینه ها می توانند به راحتی بهای خود را بپردازند.

در اینجا ۵ مورد از نمونه از کسب‌وکارهایی که در آنها ابزارهای گردش کار می توانند به طور چشمگیری هزینه‌ها را کاهش دهند، بررسی می کنیم.

۱- کاهش هزینه بالای نیروی کار انسانی

یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار گردش کار این است که انجام کارهای مهم روزانه به جای انسان توسط سیستم انجام شود. در نرم‌افزار گردش کار، سیستم‌ها می‌توانند در مدیریت وارد کردن داده‌ها، اطلاع رسانی ها، بازیابی داده ها و رسیدگی به شرایط از پیش تعیین‌شده بسیار بهتر از انسان عمل کنند.

به انجام تعداد زیادی از سفارشات خرید فکر کنید. فرض کنید هر یک از این سفارشات به یک درخواست خرید قبلی احتیاج داشته و نیاز به تایید توسط مجموعه متفاوتی از افراد بسته به سفارش و مقدار آن، داشته باشند.

این امر مستقیما مربوط به دستیابی به هم‌زیستی انسان – کامپیوتر است. اجازه دهید سیستم‌ها در وظایف و موارد کاری که بهترین کارایی را دارند فعالیت کنند (از جمله اتوماسیون) و انسان‌ها را رها کنید تا کارهای بزرگ‌تری را در یک سازمان انجام دهند.

۲- به حداقل رساندن خطاها و ناسازگاری ها

پیش از جریان کار مکانیزه، فرایندهای کاغذی دستی برای تکمیل تمام وظایف، از ساده ترین تا بالاترین وظایف، بر هوش انسانی متکی بودند. اما نه تنها استخدام انسان‌ها هزینه بالایی دارد، بلکه نسبت به ماشین ها بیشتر مستعد بروز اشتباهاتی هستند.

فکر می‌کنید زمانی که یک مدیر بازاریابی در شرکتی چند میلیون‌دلاری فرستادن به موقع ایمیل به یک کمپین تبلیغاتی مهم را فراموش می‌کند چه اتفاقی می‌افتد؟ یا اگر جزئیات سفارش و محموله نادرست باشد چه هزینه‌ای برای یک شرکت به بار می آید؟

راه‌حل گردش کار خودکار این نوع مخاطرات را با به حداقل رساندن خطاها کاهش می‌دهد. سیستم‌ها هر بار داده‌ها را کنترل می‌کنند و تعداد خطاها را به شدت کاهش می‌دهند .

۳-بهبود تصمیم‌گیری

چه تعداد تصمیم‌گیری را در سال گذشته بدون داده‌های کافی انجام داده‌اید؟ یک ابزار گردش کار خودکار اطلاعات ارزشمندی به شما می‌دهد که هرگز نمی‌توانید با یک فرآیند دستی از آنها استفاده کنید.

به عنوان مثال هنگامی که در مورد یک سیاست بازپرداخت سفر جدید تصمیم‌گیری کنید، تیم مدیریت ممکن است بخواهند بداند که چند درخواست در مدت قبلی، به چه میزان و توسط چه کسی انجام شده‌است. در فرآیند دستی، جمع آوری این داده‌ها ممکن است یک یا چند هفته طول بکشد. اگر کار خود را خودکار کنید، می‌توانید در عرض چند دقیقه یک گزارش را به سرعت بنویسید.

اطلاعات بهتر به معنای تصمیمات بهتر هستند و تصمیمات بهتر همیشه باعث ذخیره پول برای شرکت می شوند.

۴- هزینه‌های عملیاتی را پایین بیاورید

جریان کار خودکار یا همان فرایند مکانیزه شده می‌تواند فرایندهای اضافی و دپارتمان‌ها را کاهش دهد. زمانی که شروع به خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار خود می‌کنید، به زودی متوجه خواهید شد که دپارتمان‌ها در شرکت شما چقدر وقت صرف پیدا کردن و جمع‌آوری داده‌ها می کنند که البته این مدت زمان نباید این قدر طولانی باشد.

برای مثال چقدر پیچیده است که کسی در سازمان شما تونر یک چاپگر را تعویض کند؟ درخواست مرخصی چطور؟ درخواست استخدام جدید در تیم چطور؟ اگر برای انجام دادن و تکمیل این موارد یک یا چند روز زمان لازم باشد، شما با اینکه می توانستید در این زمان کار مفید تری را انجام دهید؛ وقت خود را تلف کرده اید.

بهترین سیستم‌های مدیریت گردش کار یا BPMS ها با قابلیت داشتن نظارت، به نحوی که مدیران فرآیند را قادر می‌سازد تا گلوگاه ها را شناسایی کرده و نقاط ضعف را ردیابی کنند. این کارکرد با گزارش و تجزیه و تحلیل، می‌تواند ابزاری قدرتمند برای شرکت‌ها باشد تا از هزینه‌های غیر ضروری اجتناب کرده و بر حوزه‌های مهم تمرکز کنند.

۵- افزایش جریان بازده

بیشتر شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌های خود به اتوماسیون مدیریت گردش کار روی می آورند و از این سیستم کسب درآمد هم می کنند.

در یک سیستم دستی مبتنی بر کاغذ، دوره‌های فروش شما ممکن است محدود به تعداد دفعات بررسی سفارش هایی باشند که می توانید در طول روز پر کنید. یا چون چند روز تایید یک سفارش جدید زمان می برد، ممکن است فروششان را از دست بدهند. به طور مشابه، تیم تحویل سفارش شما ممکن است با فرآیندهای کند که مقیاس بندی را غیر ممکن می‌سازد، آسیب ببینند. وقتی فرایندها را مکانیزه میکنید، در حال حذف مرزهایی هستید که سازمان شما را در یک سطح مشخص نگه می‌دارند.

فرم‌های خودکار و گردش کار به این معناست که شما می‌توانید هر روز کار بیشتری انجام دهید و این به معنای درآمد بیشتر است.

بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟

پس‌انداز پول. ذخیره زمان.

زمانی که در حال بررسی یک راه‌حل مدیریت گردش کار (نرم افزار BPMS) هستید، نه تنها در مورد مقدار زمانی که صرفه‌جویی خواهید کرد فکر کنید، بلکه به مقادیر دلاری که پس انداز می شود نیز فکر کنید. شما می‌توانید اشتباهات را کاهش دهید و تیم شما می‌تواند زمان خود را روی وظایفی که اولویت بیشتری دارند و سازمان شما را اداره می‌کنند، تمرکز کند. جمع آوری داده‌های بهتر برای تصمیمات بهتر، با استفاده از یک ابزار گردش کار خودکار؛ یک مثال روشن از چگونگی صرفه‌جویی پول در شرکتی است که از فناوری های پیشرفته استفاده می کند.