۷ فرایند که SME ها در خودکار کردن آنها به خوبی عمل می کنند

هنگامی که شما توانایی مکانیزاسیون فرایند کسب و کار را به دست کارمندان و سازندگان می سپارید، چیزهای بزرگ اتفاق می افتد. این همان چیزی است که در BPMS از ابتدای کار در جریان است. کسب و کارهای کوچک و متوسط ​(SMEs) بخش بزرگی از کسب و کارهای موجود را تشکیل می دهند. آنها BPMS را انتخاب می کنند، زیرا خودکارسازی فرایندهای برای آنها یک بنیاد عالی ایجاد می کند.

یکی از نکات جالب توجه چیزی است که این SME ها اتوماتیک می کنند. در اینجا گزارشی در مورد هفت فرایند برتر که SME ها در خودکار کردن آنها به خوبی عمل می کنند، می­خوانیم.

فرایند انبار

کارکنان ارزشمند ترین دارایی ها برای هر سازمان هستند و رضایت کارکنان تأثیر قابل توجهی بر رشد کسب و کار دارد، به همین دلیل است که تلاش می کنند فرایندهای انبارداری به ساده ترین شکل انجام شوند. انبارداری می تواند کاملا آهسته و دشوار باشد و اغلب به خوبی پایان نمی یابد. خودکار سازی فرآیند می تواند ثبات و سهولت را به ارمغان بیاورد!

با اتوماتیک کردن این روند، SMB ها می توانند تکمیل فرم تکراری را بر طرف کرده و اطمینان حاصل کنند که این فرایند با دقت بالاتری انجام میشود. با اتوماسیون فرایندهای انبار، می توانید فرایندها را سریعتر و بسیار کارآمدتر کنید، به طوری که کارمند جدید می تواند سرعت خود را در زمانی بسیار کوتاهتر افزایش بدهد.

فرایند درخواست مرخصی

مردم دوست دارند بخشی از وقت خود را تفریح کنند، اما فرآیند درخواست مرخصی می تواند باعث شود آرزو کنید که ای کاش هیچ وقت درخواست مرخصی مطرح نکرده بودید. این فرایند خودکار اجازه می دهد تا متقاضی، مدیر و تیم نیروی انسانی برای همکاری یکپارچه بدون فرم های کاغذی و یا ایمیل های مزاحم که فرایند را بیش از حد چالشی می کنند، اینکار را انجام دهند.

بسیاری از SME ها از نرم افزار BPMS برای مکانیزه کردن این فرایند استفاده می کنند. از همه مهمتر، شما می توانید این فرایند مکانیزه را به طور مستقیم به سیستم کارت ساعت زنی خود وصل کنید و از آن برای نشان دادن مانده مرخصی ها استفاده کنید.

فرایند سفارش خرید

سفارش خرید، ضربان قلب اکثر SME ها است. اما اینکه برای متوجه شدن پیشرفت کار خود به دنبال یک برگه کاغذ یا فرایندی دستی باشید، بسیار خسته کننده خواهد بود. به ویژه هنگامی که درخواست ها از بسیاری از فروشندگان سرازیر می شوند؛ فرم های دستی باعث سخت تر شدن کار تیم مالی می شود.

مکانیزه کردن فرایند سفارش خرید می تواند به شدت زمان را برای راه اندازی یک سفارش خرید کاهش دهد و SME های سراسر جهان با استفاده از مزایای BPMS فرایند سفارش خرید خود را راحت تر و کوتاه تر می کنند.

فرایند درخواست خرید

به دنبال همان داستان قبلی. درخواست های خرید می تواند به معنای شروع یک اتفاق بزرگ باشند. چرا فرایند را با فرم های غیر ضروری کاغذی که انجام هر کاری را سخت می کنند، مشکل می کنید؟

مانند سایر SME ها که اتوماسیون را در فرآیند درخواست خرید به ارمغان آورده اند و تمام گلوگاه ها را حذف کرده اند باشید.

فرایند تایید هزینه سفر

تصویب سفر هزینه یکی از فرآیندهای ضروری و وقت گیر برای سازمانی است که کارمندانش اغلب سفر می کنند. در چنین مواردی یک گردش کار دستی بازپرداخت هزینه را یک سردرد بزرگ، برای درخواست کننده، مدیر، رئیس و تیم مالی می کند.

هنگامی که همه چیز اتوماتیک باشد؛ درخواست کننده به صورت دیجیتالی تمام صورتحساب ها را که به صورت اتوماتیک به حساب می آید، تایید می کند و هزینه های آن را تایید کرده و برای بازپرداخت آن ها را به تیم مالی منتقل می کند. تایید هزینه های سفر به صورت خودکار، سرعت و کارایی فرایند را بهبود می بخشد که موجب صرفه جویی در زمان و کارکنان می شود تا بتوانند بر روی وظایف تمرکز کنند.

فرایند تاییدیه پرداخت

فرآیند دستی تایید پرداخت یک روش پیچیده است و از لحاظ کمبود جزئیات در فاکتور رنج می برد. علاوه بر این، بخش قابل توجهی از کل هزینه عملیات را در بر می گیرد. تیم دریافت کننده پرداخت، جزئیات کامل را دریافت نمی کند، اما فروشندگان برای پرداخت آن ها را تحت فشار قرار می دهند. با این حال نمی توانند حتی کوچکترین اشتباهی را مرتکب شوند؛ زیرا این کار باعث ایجاد درد سر می شود.

در طرف مقابل، خودکار سازی روند تأیید پرداخت به جزئیات فاکتورها کمک می کند، زمان فرایند را کاهش می دهد و به ایجاد ارتباط با فروشندگان کمک می کند. فاکتورهای حل نشده را می توان به صورت خودکار برای رسیدگی به اختلافات ارسال کرد و بسیاری منافع دیگر به ارمغان خواهد آورد.

فرایند سفارش فروش

هرچند که همه سفارشات فروش را دوست دارند، اما این بدان معنا نیست که همه نیاز به صرف وقت بیشتری برای پردازش آنها دارند. این یک فرآیند مشتری محور است و باید از هر فرایند دیگری سریعتر و کارآمدتر باشد. با این همه، پردازش سریع تر سفارشات فروش، برابر با فروش بیشار تر است. فرایند سفارش فروش به صورت دستی موجب اشتباه می شود و وقت نمایندگان فروش شما را از بین می برد چرا که باید به صورت دستی اطلاعات جزئیات سفارش را ثبت کرده، آنها را تأیید و سپس پردازش کنند.

اتوماتیک کردن فرایند سفارش فروش باعث می شود که سفارش سریع تر انجام شود، مشکل و ایراد در فرایند سفارش فروش کاهش می یابد و این به نوبه خود نماینده فروش شما را متمرکز می کند تا رسیدگی به مشکلات را رها کرده و پشتیبانی بهتری به مشتری ارائه کند، نه اینکه زمان خود را در انجام فرایند سفارش فروش تلف کند.

مقایسه نرم افزار Bizagi و Processmaker

اینها تنها نمونه هایی از فرایندهایی هستند که یک شرکت کوچک و متوسط به سادگی از طریق نرم افزارهای BPMS ارزان قیمت میتواند آنها را مکانیزه نماید.