پس از برگزاری دوره مدیریت فرایندهای کسب و کار در شرکت علوم سبز و رویکرد خاص ما در مدلسازی فرایندها، تیم مدرسه مدیریت فرایند به عنوان مجری پروژه مدلسازی و بهبود فرایندهای منتخب شرکت علوم سبز انتخاب شد.
فازهای اصلی پروژه عبارتند از:
استخراج معماری وضعیت موجود فرایندها
- برگزاری جلسات کارشناسی و شناسایی فعالیت های مرتبط به هر یک از واحد های سازمانی
- تدوین ماتریس اولویت بندی فرایند ها
- طراحی معماری فرایند های وضع موجود
- بررسی همسویی فرایند های موجود با استراتژی های سازمان (ماتریس همترازی فرایند-استراتژی)
- طراحی ساختار سلسله مراتبی مطلوب فرایند ها (PHD)
- شناسایی فرایندهای وضعیت موجود
- تدوبن و گزارش دهی نهایی از فاز شناخت و ارائه فهرست گروه فرایندها، ماتریس نقش فرایندبرای فرایندهای منتخب و اولویت بندی
آسیب شناسی، تحلیل و ترسیم مدل فرایندی وضع مطلوب به همراه تدوین اسناد تحلیل فرایند
- شناسایی عارضه های فرایندی و غیر فرایندی وضع موجود
- ارائه راهکار های تغییر از وضع موجود به وضع مطلوب
- بهبود فرایند های منتخب و ترسیم نقشه های فرایندی وضع مطلوب در نرم افزار Visual Paradigm در سطح ۴ برای فرایندهای منتخب
- تهیه شاخص های عملکردی هر فرایند با توجه به معیار های مراجع فرایندی
- برگزاری جلسات مشترک با مدیران و کارشناسان واحد های مربوطه جهت نهایی سازی محتوای مستندات مربوطه
- اخذ تایید مدیریت ارشد و تصویب نهایی مستندات فرایندی تحلیلی
تدوین مستندات اجرایی فرایندهای منتخب
- تبدیل نقشه های فرایندی تحلیلی بهبود یافته به نقشه های عملیاتی و اجرایی
- طراحی موجودیت ها و فرم های مورد نیاز اجرایی
- طراحی قواعد کسب و کار مورد نیاز در طراحی و پیاده سازی فرایند ها
- طراحی فرمت گزارشات و داشبورد های اطلاعاتی مورد نیاز
و…
از دیگر نکات مهم در انجام این پروژه اتخاذ رویکرد مربیگری است. در رویکرد مربی گری علاوه برا اینکه پروژه توسط تیم مدرسه مدیریت فرایند انجام می گردد، نفراتی از تیم کارفرما نیز حضور داشته و همزمان که فرایندها مدلسازی، تحلیل و بهبود داده می شوند، تیم کارفرما نیز آموزش های حین کار دریافت خواهد کرد.
گفتنی است تاکنون بیش از ۳۰ پروژه در قالب مربی گری توسط مدرسه مدیریت فرایند برای کسب و کارهای مختلف انجام شده که طی آن ضمن مدلسازی، تحلیل و بهبود فرایندهای منتخب، دانش و تجریه اینکار به بدنه کارفرما نیز منتقل گردیده است.
همچنین یکی از مهم ترین ویژگی های تیم ما در پروژه های مدلسازی فرایندها، مدلسازی در سطح پیاده سازی است. یعنی ما فرایندها را در سطح چهارم مدلسازی می کنیم. سطح ۴ دارای جزئیات کامل است و ان چیزی است که ما برای فاز پیاده سازی به آن نیاز داریم.
مدلسازی فرایندها در سطوح بالا (سطح ۱، ۲ و حتی ۳) کفایت مدل های فرایندی ورودی فاز پیاده سازی را نخواهد داشت. یعنی زمانی که سازمان بخواهد نسبت به پیاده سازی فرایندها و مکانیزاسیون آنها اقدام کند، چنانچه فرایندها در سطوح بالا مدل شده باشند، قطعاً نیاز به یک بازنگری اساسی بلکه دوباره کاری در فاز مدلسازی وجود خواهد داشت. به علاوه امکان تجزیه و تحلیل دقیق فرایندها نیز میسر نخواهد بود. در نتیجه فرایندهای ترسیم شده در این پروژه در سطح چهارم با با جزئیات بسیار کامل مدلسازی شده اند.
