آیا نیازی به یک مجری یا تسهیل کننده برای BPM وجود خواهد داشت؟
مطمئناً پروژه بدون وجود یک مجری برای بهبود فرآیند کسب و کار (BPI)، احتمالاً با موارد زیر مواجه خواهد شد:
- به طور قابل توجهی بیشتر طول می کشد.
- روی هدف متمرکز نشده و در عوض به موازات با آن حرکت خواهد کرد.
- توسط مدیر پروژه کنترل می شود.
- دادهها و ورودی های مربوط به ذینفعان اصلی از دست می رود.
- و موارد دیگر.
بله وجود یک مجری برای یک پروژه بهبود BPM مورد نیاز است. ما آن را تسهیل کننده تیم می نامیم. تسهیلگر تیم یکی از چهار نقش اصلی رهبری در یک پروژه BPI است. هر یک از این نقش ها در شکل زیر با توضیحات کوتاه نشان داده شده است. این مطلب بر نقش تسهیل کننده تیم تمرکز دارد.
حامی اجرایی: اجرای پروژه، پشتیبانی از مالک فرآیند در سرتاسر سازمان، هواداری از پروژه بهبود در سازمان
مالک فرآیند: تنظیم اهداف بهبود متناسب با چشم انداز سازمان، شناسایی اعضای تیم، هدایت اجرایی و هدایت بهبود مستمر
تسهیل کننده تیم: دانستن مهارت های فرآیند گروهی، یادگیری متدولوژی BPM، تسهیل نمودن تمامی کارگاههای آموزشی و جلسات تیم.
سرپرست پروژه: شناختن تمامی پروژه، مدیریت قوی، اطمینان از تمرکز تیم روی اهداف مالک فرآیند.
مجری یا تسهیلگر تیم چه کاری انجام می دهد؟
تسهیلگر تیم روش BPM را می داند و جلسات را با استفاده از ابزار BPM اجرا می کند. او از مهارتهای خوبی در زمینه کارهای گروهی برخوردار است و جلسات و میتینگ های تیم را تسهیل نموده و اطمینان حاصل می کند که اهداف صورت جلسات انجام می شوند، زمان به درستی مورد استفاده قرار گرفته و اعضای تیم همگی در آن شرکت می کنند. تسهیلگر تیم نیازی به دانستن چیزی در مورد فرآیند ندارد. بنابراین کسی را انتخاب نکنید که داخل فرآیند مشغول به کار است. این شخص می تواند کسی در همان بخش یا واحد باشد، اما بهتر است کسی نباشد که تمایل به تأثیرگذاری بر راه حل به روشی خاص داشته باشد. در عوض فردی با مهارت های تسهیلگری خوب و دانش BPM را انتخاب کنید.
در زیر شرح نقش تسهیلگر تیم با معیارهای انتخاب و مسئولیت های اصلی در مراحل مختلف یک پروژه BPI آورده شده است.
تسهیل کننده تیم
معیارهای انتخاب تسهیل کننده تیم:
- هم در متدهای بهبود فرآیند و هم تسهیل کار گروهی تجربه داشته باشد.
- ممکن است عضوی از فرآیند در حال تجزیه و تحلیل باشد و یا نباشد.
مسئولیت ها:
شروع و ادامه کار طی این مراحل: صدور اساسنامه و منبع یابی؛ کشف فرآیند، تجزیه و تحلیل فرآیند؛ طراحی فرآیند.
۱- تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار:
- در توسعه اسکوپ پروژه و تعیین کمیت اهداف پروژه به تیم کمک می کند.
- کیفیت روش تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را تضمین مینماید.
- به تیم کمک می کند تا ابزارهایی را برای مدل سازی بهبود، تحلیل و طراحی مجدد فرآیند انتخاب نماید.
- با استفاده از روشBPMتیم را به سمت اهداف بهبود حرکت میدهد.
۲- تسهیل گروهی
- جلسات کاری هفتگی تیم و جلسات تیم در کارگاههای آموزشی یک روزه را تسهیل میکند.
- مسائل و نگرانی ها را با مسئول پروژه و صاحب فرآیند مطرح مینماید.
- اطمینان حاصل می کند که نظرات همه اعضای تیم شنیده می شود.
- مسئولیت پیاده سازی در سازمان و حل مشکلات بین فردی “افراد” را ندارد.
- در بررسی “درس های آموخته شده” به تیم کمک می کند.
۳- مرحله اجرا و نتایج
- هیچ مسئولیتی رسمی وجود ندارد. اگرچه تسهیل کننده تیم می تواند انتخاب کند که در نقشی مشابه، به همکاری با تیم پیاده سازی نیز بپردازد.
۴- بهبود مستمر، مرحله پایداری
- هیچ مسئولیتی ندارد.
تسهیل کننده تیم مشابه سرپرست پروژه نیست (Project Lead). سرپرست پروژه یک متخصص موضوعی قوی است؛ پس احتمالاً یک مدیر، که مسئول برآورده شدن اهداف صاحب فرآیند است و پیشگام عملیاتی سازی بهبودها در محل کار خواهد بود.
تسهیل کننده تیم می تواند یک شخص داخلی یا یک مشاور خارجی باشد. اگر سازمان فرد مناسبی را که هم مهارت های فرآیند گروهی و هم مهارت های متدولوژی BPM را دارا است در داخل نداشته باشد، می تواند از یک تسهیل کننده خارجی استفاده نماید. همچنین اگر یک مقام نمیخواهد مهارت BPM را بیاموزد (به عنوان مثال، یک بخش حقوقی) یا اگر سازمان پهنای باند لازم برای ارائه یک تسهیل کننده داخلی را ندارد، می تواند از نیروی خارجی استفاده نماید. اگر تعداد نفرات تیم BPI زیاد باشد (بیش از ۱۲ نفر) وجود یک تسهیل کننده خارجی تیم نیز مفید است.
اما اولویت اول داشتن یک تسهیل کننده داخلی برای تیم است. چه کسی میتواند این نقش را بازی کند؟ همه این نقش های سازمانی می توانند یک تسهیل کننده برای BPI باشند: تحلیلگر کسب و کار، متخصص شش سیگما و تولید ناب، مدیر پروژه PMO یا یک متخصص بهبود فرآیند. هر یک از این نقش ها ممکن است لازم باشد مهارت هایی را یادگرفته و برخی دیگر را کنار بگذارند.
منبع: