آیا بهبود مستمر می‌تواند بدون اتوماسیون کار کند؟
فرآیند بهبود مستمر، روشی است که مدیریت فرآیندهای کسب و کار از آن استفاده می کند و بر نیاز مداوم به بررسی مشکلات احتمالی فرآیندها، مانند گلوگاه ها و تأخیرها تأکید دارد تا بتوان آنها را برطرف نموده و به این ترتیب کارایی و بهره وری را در سازمان بالا برد.
فرآیند بهبود به صورت افزایشی صورت می گیرد. به این ترتیب که شما وظایف را به صورت جداگانه تجزیه و تحلیل کرده و بهینه سازی های خاصی را توسعه می دهید که در صورت جمع شدن در کنار هم، عملکرد فرآیندهای کسب و کار را کاملاً کارآمدتر خواهند کرد.
حال که کمی بیشتر در مورد فرآیند بهبود مستمر دانستید، برخی از فاکتورهای مهم را در این زمینه بررسی میکنیم تا بتوانید آن را در کسب و کار خود تحقق بخشید. به عنوان مثال: شما یک روش جدید برای انجام یک کار در شرکت خود تعریف می کنید، تیم را آموزش می دهید، آنها را راهنمایی می کنید، آنها را اصلاح می کنید، اما در ماه آینده … آنها به همان روال اشتباه اولیه خود باز می گردند! چرا این اتفاق می افتد؟ در ادامه دلیل آن را متوجه خواهیم شد.
۴ عاملی که از فرآیند بهبود مستمر جلوگیری می کنند
آیا در شرایطی قرار گرفته اید که مصمم باشید اتفاقاتی در شرکت شما بیفتد اما به نظر می رسد هیچ چیز طبق برنامه پیش نمی رود؟ بسیاری از شرکت ها می خواهند فرآیندهای بهبود را پیاده سازی کنند اما به طور کامل نحوه عملکرد فرآیندها و اهمیت یکی از ویژگی های کلیدی را درک نکرده اند: پیشرفت های افزایشی، مبتنی بر جمع آوری داده ها برای کشف مشکلاتی که شرکت باید حل کند.
- حل یک مشکل خاص
اولویت اول: هر کاری را که انجام می دهید متوقف کنید و به بهبود فرآیند X بپردازید!
آیا این عبارت را قبلاً شنیده اید؟ شرکت ها باید از فرآیندهای بهبود مستمر در کل زنجیره تولید استفاده کنند. بهبودهای کلی براساس مجموعه ای از مراحل بهبود، بهبودهای کوچک و بهینه سازی وظایف، رویه ها و فرآیندها ساخته شده اند که یک اثر تجمعی بر کارایی و بهره وری سازمان باقی می گذارند.
وقتی تصمیم می گیرید از فرآیند بهبود مستمر برای حل یک مشکل خاص که آن را از بقیه موارد جدا کرده اید استفاده کنید، آنقدرها هم کارآمد نیست و نمی تواند نتایج مورد انتظار را به شما ارائه دهد.
غالباً به محض حل مشکلی توسط یک شرکت، تلاش های مستمر برای بهبود آن متوقف می شود و افراد به طور پیوسته و سیستماتیک تمرین و تکرار را کنار خواهند گذاشت.
- انتظارات بیش از حد
” شما سه ماه است که در حال بهبود مداوم هستید و هنوز هیچ افزایشی در فروش نداشته اید!” – این عبارت بیش از آنچه تصور می کنید رایج است. عامل دیگری که اغلب منجر به عدم موفقیت در فرآیند بهبود مستمر می شود ظهور گمانه زنی های غیرواقعی در مورد نتایجی است که یک شرکت می تواند بدست آورد.
بسیاری از سازمان ها معتقدند که نتایج بهبود مستمر در شرکت می بایست به سرعت اتفاق بیفتد. آنها معتقدند که تأثیرات بر روی نتایج در یک مدت کوتاه باید بسیار رسا مشخص باشد. در واقع نتایج به موقع ظاهر شده و جمع می شوند. این امر باعث می شود بسیاری از شرکت ها تلاش های بهبود مستمر خود را زودتر کنار بگذارند.
- عدم مشارکت رهبری سازمان
“جلسه دیگری با کارکنان خدمات مشتریان برای تجزیه و تحلیل فرآیند؟ با عرض پوزش، بگذارید آن را به هفته آینده موکول کنیم. ” در صورتی که چنین چیزی می شنوید احساس نکنید به شما توهین شده است، این امر در بسیاری از شرکت ها اتفاق می افتد. اگر سطوح استراتژیک یک سازمان فرآیند بهبود مستمر را اساسی نبینند، هرگز از آن نتیجه ای نخواهند گرفت. این قضیه دقیقاً به این دلیل است که بهبود مستمر یک روند آهسته و تدریجی است که نتایج طولانی مدت ارائه می دهد. اگر سطوح بالاتر مدیریت به طور کامل این عامل را درک نکنند، فرآیندهای بهبود تمایل به دریافت منابع مورد نیاز، اعم از منابع مالی، تجهیزات یا پرسنل نخواهند داشت. با گذشت زمان، فرآیندهای بهبود به تأخیر می افتند و سپس فراموش شده و لغو می شوند.
- فرآیندها را خودکار نکنید
“چی؟ تعداد تعمیرات؟ با عرض پوزش، ما نمی توانیم مدام این موارد را یادداشت کنیم، ما یک خط تولید داریم که باید به حرکت خود ادامه دهد … “
برخی از افراد، اینطور فکر می کنند که اتوماسیون فرآیند به معنی گذاشتن کارهای خودکار به جای وظایفی است که توسط افراد انجام می شود اما تنها این نیست. اتوماسیون فرآیندها در واقع چندین ویژگی دیگر را نیز شامل می شود، مانند یکپارچه سازی سیستم و جمع آوری خودکار شاخص های عملکرد در زمان واقعی و این مورد یک نکته حیاتی است که باعث می شود پیشرفت و بهبود در کسب و کار به طور مداوم صورت گیرد.
پس از مدلسازی و تجزیه و تحلیل فرآیند و برای بهبود و طراحی مجدد آن، فقط اتوماسیون است که اجازه ایجاد پنل های کنترلی را می دهد که سازمان توسط آنها می تواند این KPI ها را ردیابی نماید. KPI ها نشان خواهند داد که آیا عملیات بهبود عملکرد فرآیندها را بهینه کرده است یا خیر.
فقط بدین ترتیب است که وظایف کنترل می شوند و اگر متوجه شوید که فرآیند در جایی کمتر از حد انتظار عمل می کند، میتوانید چرخه بهبود مستمر را در جستجوی گلوگاه ها، تأخیرها، واگذاری ها و سایر مشکلاتی که باید حل شوند از سر بگیرید تا بتوانید فرآیند را بیشتر و بیشتر بهینه سازی نمایید.